De voordelen van de digitale factuur

Meer dan alleen een kanaalverschuiving

Aangespoord door belangenorganisaties als de Consumentenbond, zijn bedrijven op zoek naar de balans tussen betalingsgemak voor de consument en een efficiënte manier om hun openstaande posten effectief te incasseren. De digitale nota via internetbankieren is een mooi voorbeeld van deze hybride vorm: de consument ervaart het gemak van de digitale acceptgiro, terwijl het betalingsgedrag significant beter is in vergelijking met de papieren factuur.

Tekst: Charles Schijf

De evolutie van de digitale nota bewijst dat deze factuur meer is dan alleen een middel van de financiële administratie. Werd de digitale nota in de begindagen nog vooral als incassomogelijkheid of bewijs van betaling ingezet, nu is het een belangrijk instrument van de marketingafdeling geworden. De digitale nota biedt namelijk de mogelijkheid traffic naar de website van de eigen organisatie te genereren. De consument zit immers al op internet en kan via één link en klik naar de homepage of zijn 'mijn'-omgeving worden geleid. De inzet van de digitale nota via internetbankieren vergroot het speelveld van de marketeers: een digitale factuur biedt technische mogelijkheden om persoonsgerichte content te versturen.

Facturatieproces verandert

Niet alleen de inhoud en opmaak van de factuur evolueren, ook de inzet en opvolging ervan. Organisaties maken de laatste jaren een onderscheid in het betaalgedrag en het type consument. Iedere consument is te classificeren en dient op die manier te worden aangesproken en bereikt, waarbij de kans op een snelle betaling het grootst is.
Het opbouwen van deze kennis behoort vaak niet tot de core-business van een onderneming. Het uitbesteden van het totale facturatieproces, dat wil zeggen van opmaak van de factuur tot opvolging met incassobureaus, gebeurt steeds vaker. Organisaties leveren hun totale facturatiebestand uit aan de leverancier, waarbij de leverancier van de digitale factuur het kanaal kiest waarbij de kans op het voldoen van de factuur door de consument het grootst is. De leverancier neemt in dat geval het betalingsrisico van de afnemer over.

De digitale nota biedt de mogelijkheid traffic naar de website van de eigen organisatie te genereren

Standaarden ontbreken
Niet alleen de facturatie vanuit bedrijven richting consumenten ondergaat een verandering. Ook het facturatieproces tussen bedrijven onderling verandert. Een uitdaging in het elektronische facturatieproces tussen bedrijven is de taal waarin ze met elkaar communiceren. De dataoutput van de één (bijvoorbeeld Excel) matcht niet met de data-input voor de andere organisatie (bijvoorbeeld SAP). Standaarden vormen daarbij een belangrijke factor in het slagen van elektronisch berichtenverkeer. Bij het ontbreken van deze standaarden is het voor organisaties ondoenlijk om de output in alle denkbare formaten te produceren.
Een mogelijke oplossing is het uitleveren van de facturatiedata aan een soort 'vertaalbureau', die deze data omzet naar de gewenste output voor de ontvangende partij. Een voorbeeld daarvan is het onlangs overgenomen bedrijf Move2 Solutions dat binnen de TNT Post-familie onder de naam 'Elektronisch Zakendoen' een plek heeft gevonden.

Vertrouwen en vernieuwing

Zoals het koopgedrag van consumenten steeds meer naar het webkanaal verschuift, zo zal in de toekomst meer en meer digitaal worden gefactureerd. Een blijvende acceptatie door consumenten wordt bespoedigd door de aanhoudende communicatie richting de consument, het vertrouwen in het medium door (web)winkeliers en de blijvende vernieuwing van het kanaal door de leverancier.

Charles Schijf is accountmanager Elektronisch Factureren bij TNT Post

De digitale factuur
Een factuur is volgens Van Dale een 'lijst van geleverde goederen met vermelding van de berekende prijzen en de plaats en datum van de aflevering'. Sinds de opkomst van de digitale factuur verdient deze definitie wellicht een uitbreiding. Waar vroeger de papieren factuur voornamelijk werd gezien als incassomogelijkheid of bewijs van betaling, wordt de (digitale) factuur steeds meer een communicatiemiddel. Naast het incasseren van de verschuldigde bedragen, kan de factuur worden ingezet ter ondersteuning van massacommunicatie rondom een merk. Het stimuleert de interactieve communicatie met de klant over mogelijke andere interessante diensten.

Rabo Notabox
Op het gebied van de digitale nota startte TNT Post in 2004 met de portal Privver, aanvankelijk in samenwerking met de Rabobank. In 2006 leidde dit tot de introductie van Rabo NotaBox. De invoering van een digitale nota ter vervanging van de papieren factuur werd door de eerste gebruikers van Rabo NotaBox vooral als kostenbesparend gezien. Tegenwoordig maakt de digitale nota onderdeel uit van de totale (communicatie)strategie van ondernemingen, aldus TNT Post.

Dit artikel verscheen eerder in Twinkle 8 2007