Door elektronisch te factureren kunt u als webwinkelier kosten besparen. U hoeft alleen een factuur uit te reiken als u producten of diensten levert aan bedrijven. Voor consumenten geldt deze verplichting niet. Natuurlijk zijn er altijd uitzonderingen, maar dit terzijde. In dit artikel leest u de juridische verplichtingen van elektronische facturatie.
Tekst: Steven Ras
De Belastingdienst stelt de volgende vier eisen aan elektronisch factureren:
1. Akkoord
Klanten dienen akkoord te gaan met elektronische facturatie. Webwinkels die elektronisch gaan factureren of die dat op dit moment al doen, doen er verstandig aan om een bepaling op te nemen in de algemene voorwaarden waarin staat dat de klant akkoord gaat met elektronische facturatie.
2. De wet
Op de elektronische factuur moeten de wettelijk verplichte gegevens staan, maar dat is niet anders dan bij de papieren factuur. Denk aan vereisten, zoals de datum van uitreiking, factuurnummer, het btw-nummer, het toegepaste btw-tarief en het bedrag dat aan belasting moet worden betaald.
3. Handtekening of alternatief
De identiteit en de integriteit van de elektronische factuur moet zijn gewaarborgd. Hieraan kunt u voldoen door gebruik te maken van minimaal een geavanceerde elektronische handtekening. Die zorgt voor de versleuteling van de factuur en daardoor kunnen wijzigingen achteraf worden opgespoord. Ook is de identiteit van de verzender met behulp van zo'n handtekening kenbaar. Het is niet per se noodzakelijk om gebruik te maken van een geavanceerde elektronische handtekening, maar een alternatieve methode zal u eerst ter goedkeuring aan de inspecteur van de Belastingdienst moeten voorleggen.
4. Belastingcontrole
De Belastingdienst moet de elektronische factuur kunnen controleren. Hierbij moet u denken aan een elektronisch archief die voor de Belastingdienst ten behoeve van een controle toegankelijk is. Voor (elektronische) facturen geldt een bewaartermijn van zeven jaar.
Van papier naar elektronisch
Steeds meer webwinkels digitaliseren ook het proces van binnenkomende facturen. De papieren factuur is dan het origineel. Maar na het scannen van de factuur mag de papieren factuur niet zomaar worden vernietigd. De Belastingdienst zou zo'n gescande factuur en een eventuele print daarvan als niet rechtsgeldig kunnen aanmerken. Afstemming met de Belastingdienst over deze werkwijze is dan ook noodzakelijk.
Boete
Indien de (elektronische) factuur niet aan de wettelijke vereisten voldoet, bestaat het risico dat u nog btw aan de Belastingdienst bent verschuldigd. Ook kan de Belastingdienst een boete opleggen.
Steven Ras is ICT-jurist bij ICTRecht. In deze rubriek gaat hij in op de juridische aspecten van webwinkels. Daarbij hebben de lezers de mogelijkheid om per e-mail vragen te stellen. Stel een vraag aan Steven Ras via s.ras@ictrecht.nl.
Dit artikel verscheen eerder in Twinkle 10-2008
Zojuist even met de belastingdienst gebeld over het digitaliseren van inkomende en uitgaande facturen. Men mag deze digitaal opslaan (dus als bijvoorbeeld PDF). Maar men moet er wel rekening mee houden dat als men controle krijgt vd belastingdienst de gegevens ook kan oproepen. Een goede backup is dus wel noodzakelijk. En als de computer stuk is dan is het ook geen excuus. Ze adviseerden mij om het papier ernaast ook te bewaren, maar nogmaals, dit is geen verplichting. Uiteraard blijven de wettelijke bewaartermijnen gewoon van kracht.