Twinkle | Digital Commerce

Juridische tips voor start-ups: deel II

2017-05-28
180101
  • 8:14

ICTRecht heeft augustus uitgeroepen tot maand van de start-up. Arnoud Engelfriet en Hugo Atzema schreven dagelijks over een onderwerp dat relevant kan zijn voor starters. Op de site van Twinkle zijn de belangrijkste thema’s gebundeld, in twee afleveringen. Hieronder de tweede.
 
Tekst: Arnoud Engelfriet en Hugo Atzema
 
Terwijl veel mensen vakantie vierden, besteedden we bij ICTRecht aandacht aan jou als beginnende ondernemer. Dagelijks bespraken we niet alleen de juridische regeltjes, maar gaven we ook praktische tips. Alle blogs verschenen op Startuprecht.nl, waarop je zodoende terecht kunt voor een spoedcursus ‘recht voor start-ups’.

Voor start-ups gelden uiteraard geen andere regels dan voor andere bedrijven, maar de benadering kan wel anders zijn. Juridisch advies is typisch een voorbeeld van kosten die voor de baten uitgaan. Door in de beginfase een goede en flexibele jurist in de arm te nemen kunnen veel problemen in de toekomst worden voorkomen. Vraag dan ook niet alleen een set algemene voorwaarden op, maar neem de tijd om je businessplan en bedrijfsstructuur te bespreken. Zo wordt een jurist een betrouwbare partner die met je mee denkt en groeit.

Als start-up ben je voornamelijk bezig met ondernemen en het benutten van kansen. Regeltjes en juridische procedures worden dan vaak als een last gezien. Ze krijgen weinig aandacht. Toch zal je af en toe vragen hebben.

Voor de Twinkle-lezers bundelden we de belangrijkste vragen en antwoorden. Vandaag deel II (deel I, met tip 1 tm 4, vind je hier). Een klik leidt direct naar het onderwerp in kwestie.

5. Ben ik eigenlijk wel eigenaar van mijn software?
6. Je naam als handelsnaam of merk
7. Inhuren van personeel of zzp-ers


5. Ben ik eigenlijk wel eigenaar van mijn software?
Veel star-tups denken dat zij eigenaar zijn van wat ze laten bouwen, omdat zij immers bepalen wat er gebouwd moet worden en zij betalen voor het werk. Dat is echter niet zo. De Auteurswet is duidelijk: de partij die de daadwerkelijke ontwikkeling verricht, is eigenaar van de rechten. Hier achteraf achter komen is erg vervelend, omdat je dan vaak flink moet bloeden om alle rechten alsnog te verwerven.

Een opdrachtgever krijgt alleen een gebruiksrecht voor de software zoals opgeleverd. Wat dat gebruiksrecht precies omvat, hangt af van het doel van de software en wat er zoal tijdens het offertetraject is gezegd. Maar zelden zal dit gebruikrecht ook toestaan dat je de software aanpast. In de praktijk zit je dus voor alles vast aan de opdrachtnemer: iedere uitbreiding of aanpassing moet door hem worden gedaan, en hij bepaalt het tarief.

Laat je software (of een website) maken door een ander, controleer dan de offerte en algemene voorwaarden heel goed. Beding als het even kan expliciet dat jij alle auteursrechten krijgt op het geleverde. Accepteer geen vage teksten als ‘wordt eigenaar’ of ‘het IP blijft bij opdrachtgever’: spel het uit, en neem daar gerust een pagina in het contract voor. Of genereer een overdrachtscontract en laat dat tekenen.

En let ook even op of men wellicht een framework of CMS in gaat zetten bij je site: benoem expliciet dat ook dáár de rechten van naar jou moeten. Veel ontwikkelbureaus zullen dat niet willen, omdat ze dat framework bij al hun klanten inzetten. Op zich terecht. Maar als jij geen eigenaar bent van het framework, dan zit je alsnog vast aan de ontwikkelaar. Tenzij deze een open source framework inzet natuurlijk.

Heb je mensen in dienst met een arbeidsovereenkomst, dan ligt het anders. De auteursrechten op wat werknemers maken, komen toe aan hun werkgever. Of het in vrije tijd of op de werkcomputer gemaakt is, doet er niet toe. De eis is dat het tot hun taakomschrijving behoorde om dergelijke werken te maken. Als de office manager even een scriptje bouwt, dan kun je daar twijfels bij hebben.

De partij die het idee of zelfs het functioneel ontwerp neerlegde, kan geen rechten op de software claimen. Er staat wel in de wet dat degene die ‘leiding en toezicht’ houdt op het werk, de rechten heeft, maar een opdrachtgever heeft volgens de jurisprudentie normaal gesproken geen leiding en toezicht.

Werk je samen met de ontwikkelaar, dan hangt het van je bedrijfsvorm en onderlinge afspraken af of de rechten bij je partner liggen of bij het bedrijf. Ben je beiden directeur/werknemer van een bv, dan bevinden de rechten zich in de bv. Ben je een vennootschap onder firma, dan zal in het vof-contract (je hebt toch een vof-contract?) moeten staan waar de rechten terechtkomen. Heb je niets op papier staan, dan heb je geen rechten en je partner alle.

Spreek dus duidelijk af met je ontwerpers, programmeurs en ontwikkelbureaus dat jij de rechten krijgt. En daarna hoe je ze onderling verdeelt met je partner(s). Dit zal geld kosten, want hiermee koop je in feite de vrijheid om bij het bureau weg te gaan. Maar op de lange termijn word je er als start-up niet beter van als je de rechten op je software niet hebt.

6. Je naam als handelsnaam of merk
What’s in a name? Nou, een heleboel soms! De naam van een onderneming of product kan een belangrijk onderdeel zijn van je marketingstrategie. Het is dan ook erg vervelend als een concurrent onder dezelfde naam opereert. Gelukkig is hier iets tegen te doen. De wet kent twee beschermingsregimes; het handelsnaamrecht en het merkenrecht.

Handelsnaam
Een concurrent mag geen handelsnaam voeren die hetzelfde is of verwarrend veel lijkt op je handelsnaam. Aan het verkrijgen van een handelsnaamrecht zijn geen procedurele eisen verbonden. Door een handelsnaam te gebruiken verkrijg je dat recht. Het is wel verstandig om te zorgen voor bewijs van het voeren van een handelsnaam. Schrijf de handelsnaam in bij de Kamer van Koophandel en plaats hem duidelijk op je website en facturen. Het gaat er uiteindelijk om dat de naam gebruikt wordt in het economisch verkeer.

Een lastig probleem ontstaat wanneer je handelsnaam overeen komt met de domeinnaam van een ander. Voor domeinnamen geldt ‘wie het eerst komt, wie het eerst maalt’ en iedereen kan domeinnamen claimen. Als iemand anders een domeinnaam houdt die hetzelfde is als je handelsnaam maar niet als zodanig wordt gebruikt, dan heb je pech. Het is dan ook verstandig om alle mogelijke variaties van je handelsnaam als domeinnaam te registreren.

Merk
Wanneer je meer bescherming wil voor je naam is het goed om een merk aan te vragen. Door een merk in te schrijven wordt vastgelegd dat je naam of logo alleen door je onderneming mag worden gebruikt. Bij het vastleggen van een merk wordt er getoetst of de naam te veel op andere merken lijkt, en of de naam wel onderscheidend genoeg is. Als een naam alleen beschrijvend is, bijvoorbeeld De Koekenbakker, dan kan het niet als merk worden ingeschreven. Het gaat er hierbij wel om in welke sector je actief bent. Een bekend voorbeeld is de merknaam Apple, die wel als elektronicabedrijf kan worden geregistreerd maar als Steve Jobs fruit was gaan verkopen had hij een andere naam moeten bedenken.

Een merk heeft een aantal voordelen boven een handelsnaam. Met een handelsnaam kan je alleen optreden tegen concurrenten die later binnen hetzelfde afzetgebied onder dezelfde bedrijfsnaam gaan opereren. Met een merk kan je voor het gehele gebied waarvoor de registratie geldt optreden tegen bedrijfsnamen, productnamen en logo’s die te veel lijken op je merk.

Vastleggen van een merk is mogelijk voor de Benelux of heel Europa. Dat laatste is een stuk duurder en dus alleen interessant als je van plan bent in een groot deel van Europa actief te gaan adverteren en leveren. Want een merk registreren op plekken waar je het niet gebruikt, heeft geen zin. Na vijf jaar vervalt een merk als je het niet gebruikt.

7. Inhuren van personeel of zzp-ers
Elke ondernemer komt er vroeg of laat mee in aanraking: personeel. U kan immers niet alles zelf doen, hoe graag sommigen dat ook zouden willen. Wanneer andere personen zich gaan inzetten voor uw onderneming zal er onherroepelijk iets veranderen. Ieder mens heeft zijn eigen wil en karakter en dat kan een enorme boost geven voor de onderneming. Met personeel komt ook een verantwoordelijkheid, opeens ben je werkgever (oeps!).

We onderscheiden twee verschillende manieren waarop men gebruik kan maken van personeel. Mensen kunnen in dienst zijn met een arbeidsovereenkomst, tijdelijk of voor onbepaalde tijd. Of u huurt een zelfstandige professional in. In de eerste situatie spreekt men van een werkgever/werknemer verhouding en in de tweede situatie gaat het om een opdrachtgever/opdrachtnemer verhouding. Dit verschil heeft een aantal belangrijke gevolgen.

Als werkgever ben je ten eerste verplicht tot afdracht van loonheffingen en andere werkgeverspremies. Loonheffingen bestaat onder andere uit loonbelasting en premie volksverzekeringen. Als werkgever ben je zelf verplicht deze afdrachten te betalen, dus een goede administratie is essentieel wanneer je personeel in dienst neemt.

VAR-verklaring
Wanneer je gebruik maakt van een zzp-er
(zelfstandige zonder personeel) of freelancer ligt de verantwoordelijkheid voor de afdracht van belastingen en premies onder omstandigheden niet bij u als opdrachtgever. Het is hiervoor wel van belang dat u van de ingehuurde professional een VAR-verklaring ontvangt. Een Verklaring Arbeidsrelatie wordt afgegeven door de belastingdienst nadat de werkzaamheden van de zzp-er zijn gecontroleerd. Je bent als opdrachtgever niet verplicht belasting af te dragen indien:
- De omschrijving van het werk waar de opdracht op ziet overeenkomt met de omschrijving in de VAR (check de inhoud van de VAR dus ook altijd);
- De identiteit van de opdrachtnemer is vastgesteld (vraag dus altijd om een kopie van een geldig identiteitsbewijs);
- De werkzaamheden binnen de termijn van de VAR plaatsvindt (let op: een VAR wordt slechts voor een jaar uitgegeven en zal dus elk jaar opnieuw opgevraagd moeten worden).

Arbeidsovereenkomst versus opdrachtovereenkomst
De manier van de relatie vastleggen van eigen personeel en een freelancer is verschillend. Met eigen personeel sluit u een arbeidsovereenkomst voor bepaalde of onbepaalde tijd. Een verhouding op basis van een arbeidsovereenkomst wordt beheerst door een aantal wettelijke eisen. Deze eisen zijn er voornamelijk voor om de werknemer te beschermen. Denk aan regels omtrent omslag en de beperking van het aantal opeenvolgende tijdelijke arbeidscontracten die u kan sluiten.
Zelfstandige professionals worden meestal voor een vooraf omschreven opdracht ingehuurd. Aangezien dit een overeenkomst is tussen twee professionele partijen gelden de regels rondom arbeidsovereenkomsten niet. In dit kader ligt het ook meer voor de hand om bepaalde prestaties af te spreken en deze personen daar ook op af te rekenen. De aansprakelijkheid van u als opdrachtgever kan veel verder beperkt worden dan als werkgever en de opzegtermijn is vrij te bepalen.

Let er wel op dat wanneer een zzp-er bepaalde werken voor u gaat ontwikkelen, de rechten op deze werken expliciet moeten worden overgedragen. Dit zien wij in de praktijk vaak mis gaan bij programmeurs van software of designers van websites. Wanneer een werknemer werken ontwikkelt komen de rechten over het algemeen bij de werkgever te liggen.

Arnoud Engelfriet is partner bij ICTRecht. Hugo Atzema werkt als juridisch adviseur bij het bureau. De eerste vier juridische tips voor start-ups vindt u hier.