Creëer zicht op kosten retourlogistiek

Retourstromen vormen een braakliggend terrein. Bijna de helft van de bedrijven heeft geen of beperkte informatie beschikbaar over de eigen retourstromen. Kunt u de vraag beantwoorden hoe hoog de retourlogistieke kosten zijn in uw bedrijf? EVO-bedrijfsjuriste Daniëlle Gevers Deynoot-De Booij verschaft inzicht in het hoe en waarom van retourlogistiek.

Tekst: Danielle Gevers Deynoot-de Booij

Er kunnen diverse redenen zijn voor retourlogistieke processen: salesargumenten, beleid voor spare parts, verplichtingen uit milieuwetgeving, transportschade of verkeerde levering. Het retour nemen van producten kan een belangrijk salesargument zijn voor thuiswinkelbedrijven: ‘Binnen 24 uur geleverd en even zo makkelijk uw te kleine jurk weer retour gezonden, zonder warme pashokjes en meelijwekkende blikken van de verkoopsters'.

Het retourlogistieke proces van de ‘Wehkamps en Neckermannen' zijn hier op ingericht en onderdeel van de bedrijfsvoering, toch is dit ook voor hen een behoorlijke kostenpost. Want hieronder vallen tal van handelingen, te beginnen met het (al dan niet uitbesteed) ophalen van de te kleine jurk, van kapotte, gebruikte of afgeschreven producten of van gebruikte verpakkingen. Het inpassen van de repairable onderdelen in de normale keten valt er ook onder. En wat te denken van inspectie en tests, reparatie, vernietiging of doorverkoop, sortering, herverpakking en herdistributie, om nog maar te zwijgen van de hele administratieve afhandeling daarvan?

Retourlogistiek noodzakelijk kwaad
Het blijkt dat ongeveer 25 procent van de bedrijven retourproducten nog handmatig verwerkt! En 41 procent van de bedrijven heeft geen of beperkte informatie beschikbaar over de eigen retourstromen van producten.

Hoe kan je dan je kosten inzichtelijk maken en aan besparingen doen? Heel vaak schuilen juist daarin de grote problemen. Waar het bij een aantal thuiswinkelbedrijven vanzelfsprekend is, gebeurt retourlogistiek bij veel andere bedrijven weinig doordacht. Het wordt vaak gezien als een noodzakelijk kwaad, maar het risiso bestaat dat men volstrekt niet weet wat er binnenkomt, waardoor er bovendien een zeer grote kans is op diefstal van de niet-geregistreerde binnengekomen retourproducten. Tevens speelt de hele klachtenafhandeling en de administratieve en financiële afhandeling een grote rol in de kosten.

Kosten retourlogistiek onderschat
Kosten van retourlogistiek worden nog te vaak onderschat. Een ruwe schatting van de werkbelasting - fysiek, operationeel en administratief - komt uit op 15 procent van de capaciteit van het totale operationele logistieke apparaat. En zeker daar waar het gaat om direct vermijdbare kosten, zoals bij transportschade of verkeerde levering is het zaak om nu de handen uit de mouwen te steken. Door in het voortraject dus beter op te letten, wordt transport voorkomen en aanzienlijk aan kosten bespaard. Kortom: erken, herken, inventariseer en bespaar.

Gedwongen retourlogistiek
Vaak is retourlogistiek echter ook een gedwongen proces, vanuit wetgeving en veelal is dit de milieuwetgeving. Vandaag de dag wordt veel gesproken over het cradle-to-cradle (c2c)-concept, waarbij afval als grondstof wordt ingezet, maar het moet dus wel weer terugkomen in de keten. Dit is geheel op vrijwillige basis en speelt in op de huidige tendens naar meer maatschappelijk verantwoord ondernemen. Het logistieke proces speelt hierin een belangrijke rol. Soms wordt het extra transport dat daardoor wordt veroorzaakt, ondergeschikt gemaakt aan het c2c-beginsel. Dat is op zich vanuit onze optiek geen goede zaak. Waar beide hand in hand kunnen gaan - besparing op grondstoffen en op transport - ligt de grootste winst.

Verplichtende milieuwetgeving
Regelmatig lezen we in het nieuws dat de VROM-inspectie weer transporten in de Nederlandse havens heeft stilgelegd waarbij containers met elektronische apparatuur zijn aangetroffen, die volgens de opschriften op de verpakking defect waren. Vaak wordt door de inspectie geconstateerd dat de door consumenten bij de winkelbedrijven ingeleverde kapotte apparaten worden verkocht aan niet geregistreerde handelaren die vervolgens dit afval illegaal exporteren (met uw bedrijfs- of merknaam erop ...)

Sinds in de EU de wetgeving voor afgedankte huishoudelijke elektrische apparatuur van kracht is geworden, is de producent verantwoordelijk voor dit product als het in de afvalfase terecht is gekomen: verplichte producentenverantwoordelijkheid dus.

Producentenverantwoordelijkheid houdt in dat de overheid de verantwoordelijkheid voor de financiering van het afvalbeheer en de bijbehorende logistieke operatie in zijn geheel bij de producent van de betreffende producten legt. Producenten moeten dan een inzamel- en verwerkingsstructuur opzetten en zorg dragen voor de financiering daarvan. Opzet van een verplicht systeem gebaseerd op producentenverantwoordelijkheid gaat gepaard met veel kosten, extra logistieke bewegingen en veel extra administratieve lasten.

We kennen deze verplichte producentenverantwoordelijkheid nu voor batterijen, elektrische en elektronische apparatuur, verpakkingen, personenauto's en autobanden. Hiervoor zijn iedere keer aparte besluiten genomen, zogenoemde productbesluiten afvalbeheer, die telkens op Europese richtlijnen zijn gebaseerd.

Europese richtlijnen
In de Europese richtlijnen voor het elektronica-afval staat dat afgedankte apparatuur moet worden geretourneerd naar producent of reparatiecentrum. Doel van die richtlijnen is dat de afgedankte apparaten niet op een onjuiste wijze worden verwerkt. We kennen allemaal de beelden uit Ghana of dergelijke landen waar op blote voeten tussen het afval uit het westen wordt rondgebanjerd en gehandeld.

Kortom, een wettelijke verplichting, met forse logistieke impact. Waar ook nog eens alle definities en andere verplichtingen uit de afvalstoffenwetgeving bij komen kijken. Want wanneer is iets een reparatiegoed - zo zijn voor garantiegoederen weer aparte richtlijnen van VROM - en wanneer een afvalstof? Voor het bedrijf dat verantwoordelijk is voor de retourlogistiek is het van belang zo ver mogelijk weg te blijven van alle verplichtingen uit de afvalstoffenwetgeving. Een te repareren ijskast of computer wordt al snel als afvalstof bestempeld als de container volgeladen is met slordig door elkaar liggende producten, waar stekkers vanaf zijn, waarop stickers met de tekst 'kapot' geplakt zijn, zeker als die op weg zijn naar Afrika.

Banden worden al snel als afvalstof bestempeld als er veel te weinig profiel in zit. Hetzelfde geldt voor hergebruik van verpakkingen, zoals vaten. Het is te belachelijk voor woorden dat te reconditioneren vaten altijd weer discussie oproepen; is het nou gewoon een product of een afvalstof? Bij het laatste komen dus alle extra verplichtingen kijken, zoals een verwerkingsvergunning, afvalpapieren bij het transport, specifieke verantwoordelijkheden. Het opzetten van een Europees retourlogistiek systeem voor gebruikte producten wordt daardoor vaak extra bemoeilijkt, met als gevolg dat gebruikte computers niet zomaar de grens over mogen.

Producentenverantwoordelijkheid
De Tweede Kamer heeft onlangs tot grote woede van het bedrijfsleven een motie aangenomen waarin staat dat de producentenverantwoordelijkheid (dus verantwoordelijkheid voor je product in de afvalfase en dus zorgen voor verwijdering of hergebruik) in zijn algemeenheid ingevoerd moet worden. Wij mogen hopen dat minister Cramer zo wijs is om deze motie vooralsnog naast zich neer te leggen.

Er zijn dus genoeg redenen om retourlogistiek op te zetten, maar er is nog maar weinig kennis over hoe dat zo efficiënt mogelijk kan. 

Danielle Gevers Deynoot-de Booij is bedrijfsjuriste bij EVO. Die logistieke belangenvereniging organiseert op 10 september het seminar 'Wat kost uw retourlogistiek?' in Zoetermeer.

Dit artikel verscheen eerder op Logistiek.nl