Incourante voorraad: hoe voorkom je nakomertjes

Wanneer retailers hun producten ook via een website gaan aanbieden, lopen de voorraden vaak langzaam maar zeker op. Voorraadbeheer in omnichannel is lastig; je kan er niet mee en je kan er niet zonder.

Schommelingen in de consumentenvraag zijn bij webwinkels groter dan in de bakstenen winkels. Dan is meer veiligheidsvoorraad nodig. Doe je dat niet, dan haal je niet de gewenste servicegraad.

Incourante voorraden zijn een margekiller voor webwinkels. Hoe komen we ervan af? En, belangrijker nog: hoe voorkomen we ze. Ze zijn als muggen in de zomer. Elk jaar komen ze terug. Wat je ook doet. En hoe goed je je ook insmeert.

Voorraadbeheer
Mijn collega Paul Durlinger vraagt bij workshops over voorraadbeheer altijd aan de deelnemers wanneer een product incourant wordt. Steevast antwoorden de deelnemers dat een product incourant is als het een of twee jaar niet heeft bewogen. Paul stelt dan dat geen antwoord is op zijn vraag; wanneer wordt een product nu echt incourant. Zijn antwoord is even simpel als briljant... 

Infaseren
Het eerste moment dat een product incourant kan worden is als je een product net introduceert. Als het product niet volgens verwachting verkoopt, dan moet je de voorraad terugsturen naar de leveranciers, de bestelhoeveelheid verlagen, het product afprijzen of anders positioneren op de website. Een hoge vraagvoorspelbaarheid vereist ook een gericht demand management.

Denk ook goed na over de allereerste bestelling. Die vergt een goede, voorzichtige vraagvoorspelling. Veel incourante voorraad is het resultaat van die eerste, veel te hoge, bestelling. Dan kun je voorraad beheersen tot je een ons weegt, het magazijn wordt er niet leger van.

Uitfaseren
Het tweede moment is als een product het einde van de productlevenscyclus nadert. Soms ligt er dan nog veel, teveel, product. Een groter probleem is dat de spreiding in de vraag aan het einde van de productlevenscyclus groter wordt. Als je dan niet tijdig de servicegraad in het systeem voor voorraadbeheer aanpast, dan bestelt het systeem automatisch een bepaalde hoeveelheid bij om de veiligheidsvoorraad te verhogen. Die laatste bestelling is een belangrijke, maar vooral onnodige, oorzaak van veel incourant bij bedrijven. Zeker als er ook nog eens retouren terug van consumenten komen. Je had het kunnen zien aankomen.

Productlevenscyclus
De essentie van het voorkomen van incourante voorraden is ‘product life cycle management’. De productmanagers moeten de nieuwe producten, de volwassen producten en de uitlopende producten zorgvuldig managen. In elke fase van de levenscyclus weer anders.

Beslissingen moeten van 'gut feeling' naar 'fact based', stevig onderbouwd door slimme data-analisten. Een betere productbeschikbaarheid in alle verkoopkanalen vraagt om betere beslissingen in alle fasen van de productlevenscyclus.

In elke fase in de productlevenscyclus is een andere aanpak van de voorraden voor de verschillende kanalen nodig. Aan het begin moeten productmanagement, inkoop en logistiek goed samenwerken. Als een product volwassen is, dan kan logistiek prima voor de herbevoorrading zorgen. Aan het einde moeten productmanagement, verkoop en logistiek goed samenwerken bij het uitfaseren van de producten uit de verschillende kanalen. Voor alle fasen geldt dat je kort op de bal moet spelen.

Lessen
Er zijn voor het assortimentsbeheer lessen te leren door het systematisch evalueren van het in- en uitfaseren van producten in de verschillende distributiekanalen. Zowel van de tegenvallers als de meevallers valt veel te leren. Hoe vaak evalueert u eigenlijk uw nieuwe productintroducties? Wat zijn uw ervaringen met incourante voorraden?  

Als je wacht tot een product incourant is, en het een of twee jaar niet heeft bewogen, dan werkt reanimeren echt niet meer; niet in de winkels en niet online. Het voorkomen van incourante voorraden start met goed assortimentsbeheer op basis van de productlevenscyclus van producten.