Het succes van online verkoop is in hoge mate afhankelijk van goedlopende processen. Hoe minder handmatige handelingen, hoe minder kans op fouten en misverstanden. Dat betekent wat Exact betreft dat verschillende automatiseringssystemen één goed samenwerkend geheel moeten vormen dat het complete proces ondersteunt.
Beeld: Exact
Bram Streefkerk houdt zich bij softwareleverancier Exact al jaren bezig met de (groot)handelsbranche en herkent de specifieke vragen en uitdagingen waar deze bedrijven mee te maken hebben. “We zien steeds meer handel online plaatsvinden, zowel bij de groothandel als de retailers. In sommige sectoren is er zelfs heel veel extra groei in het afgelopen jaar vanwege Covid-19. Een aantal bedrijven deed dat noodgedwongen, bij anderen versterkte het een ontwikkeling die al in gang was gezet. Daarnaast worden klanten van handelaars steeds mondiger en de verwachtingen zijn hoog. Consumenten willen ’s avonds kunnen bestellen en het de volgende dag in huis hebben. Het is dus ontzettend belangrijk dat de voorraadinformatie realtime op orde is en de uitvoering, inclusief orderpicken, is gedigitaliseerd om dat te kunnen waarmaken.”
Ook groothandels krijgen te maken met meer en kleinere bestellingen. Minimum aantallen en standaard grootverpakkingen passen niet meer in de processen van de detailhandel. Veel bedrijven zijn vaak nog ingericht op de ‘oude’ modellen en zullen zich dus moeten aanpassen om mee te kunnen blijven doen.
Klik-klik-klaar
Exact is meegegroeid met die verandering. De eigen bedrijfssoftware vormt nog steeds de motor en is vooral gericht op de financiële en voorraadadministratie. Daaraan kun je eenvoudig specifieke software koppelen voor bijvoorbeeld de webshop (zoals Magento of Shopify), logistieke partijen (zoals PostNL of DHL) of betalingssystemen (zoals iDeal, Zettle by Paypal of Mollie) en zo een compleet platform bouwen.
Streefkerk: “We willen het voor klanten zo eenvoudig mogelijk maken en hebben dan ook al jarenlang een app-center. Daarin staan heel veel partnerapps die je kunt aansluiten op Exact met behulp van API’s waardoor je met één of twee klikken kunt koppelen met die andere pakketten. Onze partners bepalen zelf hoe makkelijk ze dat maken. Sommige leveren een basisinstallatie met daarnaast opties voor verfijning, anderen zijn met de twee klikken echt compleet gekoppeld. Het is echt zo simpel als het klinkt: met twee linkjes koppel je een bijvoorbeeld een kassa op een offline verkooppunt aan je systeem. Bijvoorbeeld voor een pop-up winkel met balie: je bestelt online een kaartlezer, koppelt deze aan Exact en ziet direct de aparte inkomstenstroom.”
Tevreden online klanten krijg je alleen als je kantoor, magazijn en logistiek digitaliseert en bundelt
Eén voor allen, allen voor één
Het toevoegen van nieuwe kanalen en omnichannel maakt het nog belangrijker om de verschillende geld- en goederenstromen goed te kunnen monitoren en aansturen. “In feite wil je dat webshop, kantoor, magazijn en logistiek operationeel bij elkaar komt in één systeem, in een bedrijfssoftwareomgeving, om te zorgen dat de klanten tevreden zijn,” merkt Streefkerk op. “Onze eigen innovatie en ontwikkeling is daar altijd op gericht, gewoon omdat we merken dat er veel behoefte aan is. Een laatste toevoeging is bijvoorbeeld onze app voor orderpicking waarmee medewerkers bestellingen samenstellen en verzenden. Die bestellingen worden gedaan op de website die gebruikt maakt van de gegevens uit ons voorraadbeheer, dan is het logisch dat ook het orderpicken aangestuurd wordt van uit datzelfde systeem. Datzelfde geldt ook voor retouren, dat is nog steeds een lastig proces voor veel retailers waarbij het vaak onduidelijk is wie een pakketje heeft geretourneerd en vooral ook wat er mee moet gebeuren. Wil iemand zijn geld terug of een nieuw of ander product? Met heldere acties voor de klant en koppeling met de bedrijfssoftware is dat direct duidelijk.”
Innovatie
Exact is een Nederlands bedrijf dat groot geworden is in de Nederlandse en Belgische markt. De software past dan ook naadloos op onze regels en gewoontes maar daarnaast faciliteert het ook internationale handel. Wie magazijnen heeft in het buitenland kan de software daar inzetten, in de lokale taal en passend bij de lokale wet- en regelgeving.
“Boekhouding wordt door ondernemers vaak ervaren als een noodzakelijk kwaad en als complex,” stelt Streefkerk. “We willen het echt zo gemakkelijk mogelijk te maken. Zoals het inzetten van een zelflerende robot bij het invoeren van facturen die producten en leveranciers herkent en alles op de juiste plekken wegboekt. Door machine learning verbetert het systeem zichzelf continu. Het leert van al onze klanten en daar profiteert iedereen van.”
De vernieuwing is een doorlopend proces. Ieder kwartaal komt een nieuwe release uit met verbeteringen en vernieuwingen. De laatste winterrelease maakt het bijvoorbeeld makkelijk om de verschillende kanalen van orders en inkomsten te onderscheiden. Dit alles is het resultaat van goed luisteren naar wat klanten nodig hebben.
Streefkerk: “Het hebben van één systeem als basis voor alle processen bespaart heel veel tijd. Onze oplossing is vooral populair bij webshops en groothandels van 3 tot 50 medewerkers. We hebben ook grotere klanten zoals Flinders. En kleinere zoals de zzp’er die zelf thee importeert uit China en daarvan een groot aantal mixen maakt: arbeidsintensief, maar met zoveel omzet dat de investering in Exact zich snel heeft terugverdiend.”
Dit artikel is tot stand gekomen in samenwerking met Exact.
