De stagiair van de webwinkel

Als je webwinkel groeit, gaat het er vroeg of laat van komen: je hebt te weinig tijd voor bepaalde zaken, bijvoorbeeld voor de echt interessante dingen. Een van de opties die je zou kunnen overwegen is het aannemen van een stagiair die bepaalde taken overneemt. Hoe gaat dat er in de praktijk aan toe?

Als je een stagiair wilt nemen dan zijn er verschillende opties. Er is allereerst de keuze uit een MBO stagiair of een HBO/universitair stagiair. De MBO stagiair komt echt mee te werken in je bedrijf en kan eenvoudige klusjes zelfstandig aannemen en oplossen. Zo'n stagiair heeft, zeker in het begin, redelijk wat begeleiding nodig. De HBO/universitair stagiair doet meestal onderzoek in jouw bedrijf en brengt daar een verslag over uit aan het einde van de stageperiode. Zo’n stagiair geeft bijvoorbeeld advies over je marketingplan, bedrijfsprocessen en dergelijke. Hieronder zal ik het uitsluitend hebben over de MBO stagiair, omdat wij bij Rapbid zelf nog geen HBO stagiair hebben gehad.

Erkend leerbedrijf
Om een MBO stagiair aan te mogen nemen moet je een ‘erkend leerbedrijf’ worden. Dat doe je door bij het betreffende kenniscentrum een aanvraag in te dienen. Elke bedrijfssector heeft een apart kenniscentrum. Voor het meeste werk binnen een webwinkel kom je uit bij KCH of Ecabo uit. Bij deze instanties kan je een aanvraag indienen om erkend leerbedrijf te worden.

KCH dekt de algemene commerciële en logistieke opleidingen, Ecabo de economische en marketingopleidingen. Wij kozen voor KCH omdat KCH de opleiding tot commercieel medewerker Binnendienst faciliteert. Naar mijn idee is een stagiair van deze opleiding de beste keus voor een kleine tot middelgrote webwinkel die behoefte heeft aan een extra paar handen. Dit is namelijk een vrij brede opleiding voor iemand die op kantoor komt te werken en commerciële taken uitvoert.

Taken
De taken die stagiairs van deze opleiding kunnen uitvoeren zijn onder andere.

• Het beheren van de klantenservice. De stagiair kan de telefoon aannemen, mailtjes beantwoorden en de eventuele andere kanalen beheren. Hij kan eenvoudige vragen direct beantwoorden, afhankelijk van hoe goed jouw eigen systeem is. Moeilijkere vragen zal de stagiair door moeten spelen naar jou als eigenaar of naar een eventuele ervaren collega.
• Het geven van eenvoudig advies aan jouw klanten en het eventueel benaderen van potentiële klanten.
• Het beheren van het interne orderproces. Onze stagiair kon bijvoorbeeld 'vastgelopen' orders weer een zetje geven. Denk aan orders waarbij een besteld artikel niet van op voorraad is. In dat geval kon de stagiair een alternatief voorstellen, het artikel eventueel bij bestellen bij de leverancier en de klant informeren over zijn bestelling.
• Eenvoudige marketing gerelateerde taken. Met name het plaatsen van berichten op Facebook en Twitter gaat een stagiair goed af. Bedenk dat zo'n stagiair rond de 17 à 18 jaar oud is en dus niet beter weet dan dat Facebook en Twitter bestaan.
• Het verwerken van retouren. Er is geen betere manier om je stagiair kennis te laten maken met je assortiment dan door hem de retour gekomen bestellingen te laten verwerken. De stagiair kan zelfs de terugboeking van het geld naar jouw klant verzorgen, mits jouw softwaresysteem daar goed op ingericht is.
• De stagiair kan ook een gedeelte van de tijd spenderen aan het verzamelen en inpakken van de bestellingen. Dit zou ik echter niet tot zijn of haar hoofdtaak maken omdat dit eigenlijk buiten de scope van de opleiding valt. Wel is het zo dat de stagiair ook hier kennis maakt met je assortiment.
• De stagiair kan, tot op zekere hoogte, meedenken op commercieel en bedrijfseconomisch vlak en daar wat onderzoek naar doen. De stagiair kan bijvoorbeeld concurrentie in kaart brengen en zaken zoals een (eenvoudige) SWOT analyse voor je maken.

Verwacht niet dat een stagiair al deze taken vanaf dag 1 kan uitvoeren. Zeker in het begin is het belangrijk dat je de stagiair goed begeleidt en controleert. In de eerste week moest ik de stagiair fulltime begeleiden. Na verloop van tijd kan de stagiair steeds meer dingen zelfstandig. Na ongeveer 2 tot 3 maanden konden we de stagiair zelfs in zijn eentje de zaak waar laten nemen voor een middag of zelfs een hele dag. Handig voor als je naar een beurs wilt of bijvoorbeeld Webshop Wednesday wilt bezoeken.

BOL stagiair of een BBL stagiair
Verder is er nog de keuze tussen de zogenoemde BOL stagiair of een BBL stagiair binnen het MBO. De BOL stagiair komt ongeveer een half jaar lang bij jou stage lopen voor 3 of 4 dagen in de week. Hij hoeft niet vergoed te worden en is daarom zeer goedkoop. Nadeel is wel dat je de stagiair na een half jaar kwijt bent. Je hebt redelijk wat energie in de stagiair gestoken en na een half jaar kan je weer van voor af aan beginnen bij een nieuwe stagiair. De BBL stagiair is een stagiair die daadwerkelijk bij jou in dienst komt. Hij komt op de loonlijst en dient dus ook gewoon betaald te worden. 1 dag in de week gaat hij naar school. Als hij de opleiding afgerond heeft dan kan hij gewoon bij jou in dienst blijven. Dat kan een enorm voordeel zijn. Alle energie die je in deze stagiair steekt blijft behouden in jouw bedrijf. Er zijn (waren?) ook subsidies beschikbaar voor dit type stagiair. Welke dat zijn weet ik niet, informeer bij het kenniscentrum naar deze mogelijkheden. Wij kozen voor de BOL stagiair omdat die niet vergoed hoeft te worden.

Om op te letten
Puntjes om op te letten als je een stagiair aanneemt:

• Laat de stagiair van te voren op gesprek komen en kijk of het klikt. Wees niet bang om streng te zijn. Helaas is het zo dat op het MBO ook redelijk veel jongens en meisjes zitten die niet zo heel serieus met hun opleiding bezig zijn. Zo'n type wil je niet als stagiair hebben. Komt de stagiair niet serieus over of komt hij op het stage gesprek te laat, dan is dat al voldoende reden om hem of haar over te slaan.
• Controleer de stagiair ook tijdens zijn stage goed en houdt goed de dialoog met hem of haar gaande. Het kenniscentrum kan je eventueel gratis cursussen geven hoe je dat aan moet pakken. Zo'n cursus is aan te raden als je nog geen ervaring hebt met leiding geven.

Al met al kan ik een stagiair zeker aanraden, maar alleen als je zelf ook fulltime bezig ben met je webwinkel. Voor een stagiair is een stage bij een webwinkel zeer leerzaam en leuk. Ben je parttime bezig met je webwinkel dan zou ik niet aanraden om een MBO stagiair te nemen, omdat zo'n stagiair toch wel redelijk wat begeleiding nodig heeft.

Ik hoop dat deze blog iets meer informatie geeft over hoe het aannemen van een stagiair in zijn werk gaat en wat je van een stagiair kunt verwachten. Ik ben benieuwd naar andere ervaringen met stagiairs!