De kleine lettertjes in inkoopcontracten...

Inkopers bij webwinkeliers hebben het even heel erg druk. Ze moet de jaarafspraken maken met leveranciers. En die afspraken gaan steeds vaker over meer dan alleen de inkoopprijs; dropshipping, crossdocking, selfbilling, product-datamanagement, vendor managed inventories, promotievergoedingen, collaborative planning, groeibonussen, papierloze processen en shop-in-shop.

Mooie buzzwords voor de samenwerking tussen webwinkelier en leverancier. Allemaal prima initiatieven om samen te werken aan betere inkoopprocessen, om jouw webklanten nog beter van dienst te zijn, om minder werkkapitaal te hebben en om samen nog meer te verdienen. De resultaten daarvan moet je bij Supplier Relationship Management nauwkeurig monitoren: haal je de geplande doelen ook echt?

Om dat allemaal goed te regelen leggen inkopers die afspraken ook vast in hun inkoopcontracten en service level agreements. Naast de vanzelfsprekende afspraken over prijzen, betalingstermijnen en Incoterms staan die contracten tegenwoordig bomvol met tientallen bonus/malus afspraken.
De leverancier krijgt een boete voor elke te late levering, elke backorder die daaruit resulteert, elke niet automatisch te verwerken factuur, vergoeding voor plaatsing van een foto op de website, retouren door foute leveringen, niet vooraf aangemelde zendingen, omverpakactiviteiten en ga zo maar door. Een schier oneindige lijst... wat zullen ze daar uren over hebben gebakkeleid bij de onderhandelingen.

Vorige week was ik op bezoek bij een webwinkelier die slim zijn hele assortiment mobiele-telefoonaccessoires had ‘uitbesteed’ aan een dropship-leverancier; van order-to-cash. En in dat contract stonden 26 van dergelijke niet-prijs afspraken. Ze stonden geduldig in het inkoopcontract.
Na mijn vraag hoe ze dat elk maand monitoren bleef het stil aan de andere kant van de tafel. De controller en de inkoper wisten het gewoon niet. Na even rekenen had de webwinkelier in 2008 meer dan 250.000 euro bij deze ene dropship-leverancier laten liggen. Een stevige stukje cashflow in deze barre tijden!

Ze hadden het natuurlijk wel eens geprobeerd en de discussies met de leveranciers waren vruchteloos. Bovendien leverde de Supplier Relationship Management-software van die bekende ERP-leverancier de informatie niet, dus stond alles in losse Excel-sheets, en kostte het onevenredig veel tijd van iedereen om het even vast te leggen.

De afspraken waren noch Specifiek, noch Meetbaar. Dus helemaal niet SMART. En elk incidentje bleek een bron van eindeloos gesoebat met de leverancier. Dode letters dus... en het ultieme doel, een betere service en lagere ketenkosten- en voorraden, werd uiteindelijk niet gehaald. Jammer van die kostbare tijd tijdens de onderhandelingen.

Die dode letters in inkoopcontracten? Begraaf of ontwaak ze. Maar zorg er vooral voor dat ze Specifiek en voor alle ketenpartners Meetbaar zijn, dat die afspraken ook echt bijdragen aan jouw strategische doelen en regel een proces om die afspraken op tijd te monitoren met leveranciers. Praat met leveranciers over die zaken die er echt toe doen.

Martin Bongers reageerde op een LinkedIn-discussie over het nieuwe boek ‘Inkopen voor dummies’: 'Over inkopen gesproken ... voor een webwinkelier is dit core, meer nog dan voor een stenen winkelier. Omdat voor een webwinkelier het aantal kostenposten meestal minder is of geoutsourced. Dan zou je verwachten dat inkopen inderdaad een onderwerp is waar boekenkasten mee vol staan. Niets is minder waar...'