De basis van een soepel lopende e-commerce/handelsonderneming is bedrijfssoftware. Maar een en ander moet natuurlijk wel naadloos en digitaal op elkaar aansluiten. Helemaal nu de drukke eindejaarsperiode er weer aan zit te komen! Met een ERP-software ben je ook de feestdagen de baas. Bedrijven die het nieuwe jaar goed willen beginnen, doen er dus verstandig aan om verder te lezen...
‘Seasonality-stress’ is vanzelfsprekend iets wat je als handelsbedrijf te allen tijde wilt voorkomen. Het digitaliseren van de bedrijfsvoering in de vorm van een ERP-systeem is in deze moderne tijden niet alleen dé oplossing maar eigenlijk ook gewoon een ‘must’!
Begin 2023 goed!
Met ERP-software digitaliseer je je handelsbedrijf, kom je soepel de decembermaanden door en begint 2023 goed! Met behulp van software en digitalisatie maak je als handelsonderneming namelijk betere inschattingen en keuzes. Ook voor wat betreft (jaarlijks) terugkomende uitdagingen zoals Kerstmis, Halloween, Black Friday, Cyber Monday, Valentijnsdag en de zomervakantie. Start het nieuwe jaar dus goed en wees voorbereid op alle seasonality-uitdagen! Ook bij de Kamer van Koophandel adviseren ze e-commerce-bedrijven om zich goed voor te bereiden op de drukke eindejaarsperiode. Want zo vinden zij: “De druk op je bedrijfsprocessen is in de laatste maanden van het jaar hoger dan gemiddeld. Je webshop, de voorraad en je personeel vormen de basis van je bedrijfsprocessen. En volgens de wetgeving voor online verkoop ben je verplicht eerlijk en duidelijk te zijn over onder meer je product en levertijd. Investeer daarom in een aantrekkelijke en snelle webshop, zodat het hele bestelproces, van productselectie tot betaling, soepel verloopt. En heb je producten niet meer op voorraad? Haal ze dan uit de webshop, zodat je geen verkeerde verwachtingen schept. Verder is het van belang dat je voldoende feestelijk verpakkingsmateriaal in huis hebt en eventueel extra personeel op tijd inwerkt.”
Personeelstekort?
‘Seasonality stress’ kan in drukke periodes optreden door bijvoorbeeld personeelstekort, veel bestellingen in verband met feest- en actiedagen en het willen voldoen aan klantverwachting/levertijden. Door digitalisering kun je voor jouw handelsbedrijf relatief snel een deel van een eventueel personeelstekort opvangen of zelfs je capaciteit uitbreiden. Digitalisering van processen en werkzaamheden heeft daarnaast nog meer praktische voordelen: tijdbesparing, kostenbesparing, efficiëntie en realtime inzicht, oftewel: altijd en overal inzicht in voorraden/levertijden.
ERP nader belicht
ERP is de afkorting van Enterprise Resource Planning. Deze software brengt alle informatie van de verschillende afdelingen in je bedrijf bij elkaar in een centrale database. Het maakt hierbij niet uit of je één vestiging hebt of meerdere vestigingen over de grens. Met ERP krijgen alle betrokken partijen toegang tot dezelfde informatie over onder andere voorraad, levertijden, financiën en personeel. Een waardevolle en eigenlijk onmisbare toevoeging in je bedrijfsvoering dus: in ‘normale’ periodes maar zeker in een extra drukke periodes zoals die er nu bijvoorbeeld in december weer aan zit te komen. ERP-software is opgebouwd uit verschillende modules. Elke module ondersteunt een specifiek proces, zoals voorraad, inkoop, verkoop, boekhouding, financiën, CRM en orderbeheer. Met ERP worden al deze processen gedigitaliseerd en samengevoegd, zodat iedereen binnen het bedrijf toegang heeft tot dezelfde informatie. Met alle samengevoegde informatie, kun je de verschillende bedrijfsprocessen vervolgens automatiseren. Op die manier kan het systeem bijvoorbeeld automatisch een order van een klant verwerken of de voorraad in realtime bijhouden en aanvullen. Dit scheelt zowel jou als je medewerkers tijd en zorgt dat je niet voor verrassingen komt te staan.
Voordelen ERP
Werken met ERP brengt dus allerlei voordelen met zich mee. Genoemd werd al het samenvoegen van informatie op een centrale plek. Hierdoor heeft iedereen toegang tot dezelfde data, zodat je één bron van waarheid hebt. Ook voorkomt dit dat afdelingen informatie niet met elkaar delen en je daardoor inzicht mist in de voortgang van je bedrijf. Door het automatiseren van processen bespaar je tijd en verhoog je de productiviteit. Resultaten deel je eenvoudig en doordat je altijd inzicht hebt in de meest actuele data, kun je sneller actie ondernemen als dat nodig is. Ook nieuwe kansen ontdek je sneller. Inspelen op een nieuwe trend wordt daardoor nog gemakkelijker.
Focus op ondernemers en MKB
Exact ondersteunt sinds 1984 de behoeften van ondernemers en MKB’ers. Van kleine bedrijven tot aan gevestigde middelgrote bedrijven met internationale activiteiten. Exact heeft een duidelijke focus op het ontwerpen van een geïntegreerde productsuite die specifiek is afgestemd op de behoeften van handelsbedrijven. Je krijgt alleen de functies die je nodig hebt voor een bedrijf als het jouwe, waardoor de implementatie van de software gemakkelijker kan gaan. Er is geen herimplementatie nodig wanneer je het ERP wil uitbreiden met geavanceerde modules voor modules voor bijvoorbeeld WMS, CRM en Debiteurenbeheer” Kenmerkend voor het implementatietraject van ERP-oplossingen van Exact is de korte implementatietijd. Uitbreiden (en dus groeien met je bedrijf) kan ook via het App Center waar je één van de 370+ zakelijke softwareprogramma’s eenvoudig kan koppelen aan je software. Een groot aantal programma’s (zoals de WooCommerce webshop App en de DHL App) is in minder dan 5 minuten te koppelen. Geen ander softwarebedrijf levert koppelmogelijkheden op dit niveau. Het ERP kent flexibele deployment opties: volledig beheerde cloud service en on premise. Bij Exact bewijzen ze dag in, dag uit dat een ERP helemaal niet ingewikkeld hoeft te zijn en – heel belangrijk: ook betaalbaar is voor het MKB.
Marktbewegingen
Het moge duidelijk zijn: wat voor handelsbedrijf je ook runt, klein of groot, of met alleen een webshop of met meerdere magazijnen. Je hebt met dezelfde marktbewegingen te maken. En ook klantverwachtingen blijven groeien. Men bestelt vandaag en verwacht de order morgen. Helemaal tijdens bijzondere periodes en feestdagen. Door de alsmaar groeiende E-commerce wordt dat - en daarmee ook de ‘Seasonality-stress’ - alleen maar intenser. Dat zorgt voor een hoop extra sales maar ook meer geregel en administratie. Hoe weet je precies wat je nog op voorraad hebt en wat niet? Of je nog wel winst draait? Of al je orders wel op tijd worden afgeleverd? Hoe krijg je overzicht over al die processen? Binnen je bedrijf en in de hele keten?
Exact groeit met je mee
Digitaliseer daarom je handelsbedrijf met Exact! Want dat betekent: altijd controle over je business, altijd goede service voor je klanten. Je kunt sturen op keiharde data. Dat is de beste manier om je bedrijf te laten groeien. En Exact groeit met je mee! En met ERP wordt 2023 dus pas écht een Happy New Year!
Dit artikel is tot stand gekomen in samenwerking met Exact
Tekst: BBP Media | Beeld: Exact
