Contractuele aandachtspunten bij inkoop van ict-diensten

Wie een webshop of een andere e-commerce platform wil opzetten of in stand houden, kan dat in bijna alle gevallen niet zonder de nodige ict-diensten van derde partijen. Hier leest u waar u als afnemer van dergelijke diensten op moet letten en welke juridische valkuilen u dient te vermijden.

Tekst: Steven Ras

Voor een webwinkelier is meestal de eerste af te nemen ict-dienst het ontwerp van de website. Veel partijen gaan er klakkeloos vanuit dat zij de website 'kopen' en er alles mee mogen doen wat ze willen. Maar webbouwers gebruiken vaak algemene voorwaarden waarin is bepaald dat de IE-rechten (Intellectueel Eigendom) bij henzelf blijven rusten. Als u met deze voorwaarden akkoord gaat, heeft dat bijvoorbeeld tot gevolg dat u de website niet zonder toestemming van de webbouwer kunt overdragen. Als u dan na een aantal jaren een mooie business heeft opgebouwd en deze op een goed moment aan een grote geïnteresseerde partij wilt verkopen, kan uw webontwerper daar desgewenst een stokje voor steken. Dus als u vergeet toestemming te vragen en de site gewoon overdraagt, geldt dat juridisch gezien als inbreuk op de IE-rechten, met alle mogelijke gevolgen van dien. Als er geen bijzondere omstandigheden zijn waarom het redelijk is dat de IE-rechten bij de webdesigner blijven, is het verstandig om te eisen dat in het contract expliciet wordt bepaald dat de IE-rechten aan u worden overgedragen.

Registrars
Websites zijn op internet te vinden door daar een domeinnaam aan te koppelen. Dat gebeurt door de SIDN (Stichting Internet Domeinregistratie Nederland) via een zogenaamde registrar . Vaak worden webdesign, hosting en domeinnaamregistratie als pakket door één partij of door samenwerkende partijen aangeboden en is uw registrar dezelfde partij als die de overige diensten aan u levert. Normaal gesproken registreren registrars de domeinnamen op uw naam bij de SIDN, maar het komt ook voor dat zij dit op eigen naam doen; bijvoorbeeld als u - om wat voor reden dan ook - bij registratie verzoekt om niet te worden genoemd in de ' Whois ' (Whois geeft meer informatie over geregistreerde domeinnamen zoals contactgegevens). Maar in principe is het zeer onwenselijk om de registratie op naam van de registrar te laten omdat u daardoor geen enkele juridische relatie met SIDN heeft. Hierdoor slaat u een belangrijk middel uit handen om de registrar in het geval van een geschil feitelijk te dwingen tot verhuizing van de domeinnaam naar een andere registrar.

Hosted-diensten
Om de kosten zo laag mogelijk te houden, is voor een startend bedrijf een zo goedkoop mogelijke hostingoplossing vaak gewenst. Maar wanneer de omzet en bezoekersaantallen groeien, wordt het steeds belangrijker om de nodige garanties van uw hostingprovider te bedingen. Enkele minuten downtime kunnen dan immers al aanzienlijke gederfde inkomsten opleveren. De algemene voorwaarden van hostingbedrijven sluiten aansprakelijkheden bijna altijd uit of beperken deze sterk, terwijl er tegen meerbetaling vaak een service level agreement (SLA) gesloten kan worden om de risico's voor de afnemer in bedwang te houden. Maar ook met een SLA van 99,9 procent uptime-garantie bent u er nog niet altijd. Ze goochelen hierin vaak zodanig met slimme definities en formules dat u ook bij ernstige storingen aan het einde van de rit nog steeds met lege handen kunt staan. Enkele veelgebruikte trucs zijn bijvoorbeeld om de downtime over een heel jaar te berekenen in plaats van per week of per maand, of om geen restitutie van abonnementskosten te geven maar alleen support credits en daarbij dan bovendien nog op te nemen dat dit de 'sole remedy' (enig rechtsmiddel) is waardoor het in feite alle aansprakelijkheid alsnog uitsluit. Bij cloud-oplossingen (bijvoorbeeld Google Apps, Salesforce, Backpack) is het helemaal ingewikkeld, omdat dienstverleners de aansprakelijkheid vaak uitsluiten wanneer hun leverancier de fout veroorzaakt. En juist bij cloud-diensten is vaak voor de eindgebruiker niet zichtbaar welke leveranciers er allemaal in het spel zijn en waar de gegevens zich fysiek bevinden, waardoor het uitermate lastig kan zijn om iemand aan te spreken voor schade. Ten slotte is er bij de grote cloud-aanbieders meestal geen mogelijkheid om als klant over de voorwaarden te onderhandelen.

Inkoopvoorwaarden
Om in één klap van alle problemen af te zijn, worden regelmatig eigen inkoopvoorwaarden gehanteerd. Met name grotere en machtigere bedrijven staan er vaak op dat opdrachten volgens hun eigen inkoopvoorwaarden worden aangegaan, om zo zelf in de hand te kunnen houden wat de risico's en aansprakelijkheden zullen zijn. Vaak gebruikt men daarbij één model voor enkele of zelfs alle verschillende af te nemen ict-diensten. Maar deze diensten zijn geen homogeen goed en de verschillen kunnen dermate groot zijn dat de inkoopvoorwaarden totaal niet meer passen op de te leveren dienst. Dat is dan voor beide partijen nadelig aangezien de contracten geen enkele zekerheid meer bieden. Het komt bijvoorbeeld ook voor dat bedrijven die een ‘Software as a Service’-dienst (SaaS) willen afnemen, in hun inkoopvoorwaarden overdracht van de IE-rechten eisen. Zoals reeds aangegeven, is dat bij webdesign heel verstandig maar bij SaaS volstrekt irreëel, want dit is onacceptabel voor de leverancier en eigenlijk onbelangrijk voor de klant. Bij SaaS-contracten is het voor afnemers veel belangrijker dat deze heldere garanties over beschikbaarheid geven; zodat de leverancier niet bij het minste of geringste de stekker eruit kan trekken én dat de leverancier een medewerkingsplicht heeft op het moment dat er wordt overgestapt op een andere dienst.
 

Een verkorte versie van dit artikel verscheen eerder in Twinkle 06-2010.