‘De tijd van je voorraad in Excel plannen is voorbij’

Vrijwel ieder e-commercebedrijf heeft ermee te maken. Toch praten we zelden over voorraadbeheer; tenzij daar een directe – vaak negatieve – aanleiding voor is. Wat gebeurt er als we zeven e-commerceondernemers om een tafel zetten en het gesprek aangaan? Twinkle nam de proef op de som met een rondetafel over voorraadbeheer. De komende Twinkles delen we de uitkomsten in een reeks artikelen. Deze keer: de introductie van de deelnemers. Wat zijn hun grootste uitdagingen op het gebied van voorraadbeheer?

Cookinglife - Maurijn Bakker

Cookinglife is de webshop met alles op het gebied van koken en tafelen. Maurijn Bakker is er sinds afgelopen zomer op interim-basis verantwoordelijk voor het operationele stuk. ‘We zijn net verhuisd naar een nieuw warehouse, met een nieuw kantoor. Dat is een grote verhuizing geweest. Ik ben nu de groeipijnen eruit aan het halen, en richt de organisatie opnieuw in zodat we klaar zijn voor toekomstige groei. Dat we efficiënter gaan werken.’ Bakker ziet een aantal uitdagingen in het voorraadbeheer bij Cookinglife. ‘Onze uitdaging is de herstructurering, het toekomst-proof maken van de systemen. Daarbij moeten we goed nadenken hoe we omgaan met de voorraad, zodat we die kortcyclisch kunnen houden.’ Daarnaast vormt ook incourante voorraad vaker een uitdaging. ‘Met de wind in de rug tijdens corona kochten we gemakkelijk veel in. Maar nu hebben we betere data over welke producten minder lopen en hoe we hier mee om kunnen gaan'.

e-Luscious - Jacco Oosterhof

E-Luscious is de e-commerce onderneming die bekend is van Wijnvoordeel.nl, Koffievoordeel.nl, Cafori en Wijnbeurs. Die webshops zijn actief in zes verschillende landen. Jacco Oosterhof is verantwoordelijk voor Business Development. ‘We hebben enkele duizenden SKU’s en een paar honderd leveranciers. We kopen met name rechtstreeks in bij een château, coöperatie of bij een branderij.’ Daarbij is het voor e-Luscious een uitdaging om de juiste voorraad, op het juiste moment in huis te hebben. ‘De meeste producten komen uit Europa, maar er zijn ook wijnen die we van verder inkopen, uit Zuid-Amerika en Australië bijvoorbeeld. Daar liggen wat meer uitdagingen. Ook omdat je met verschillende oogsten te maken hebt. Soms hebben we net een oogst ingekocht, maar worden we alweer ingehaald door een nieuwe oogst die veel goedkoper is.’

Een onderwerp dat belangrijker is geworden, is werkkapitaal. ‘Geld is niet meer gratis, zoals het dat een aantal jaren geleden was. Daarom het is erg van belang dat we goede afspraken kunnen maken met onze leveranciers. Het liefst betalen we ze na 30 of meer dagen, en zorgen we dat het product door-roteert binnen die tijd. Op die manier houden we de cashflow positief.’

Lampenlicht.nl - Sandra van den Berg

Lampenlicht.nl heeft in het grootste deel van Europa webshops en verkoopt ook op marketplaces. In Nederland en België zijn er bovendien fysieke winkels (outletstores en superstores). Sandra van den Berg is er head of product, onder haar vallen onder meer de afdelingen category management en supply chain. In het magazijn heeft lampenlicht.nl zo’n 5000 SKU’s, van ongeveer 150 leveranciers. Zo'n 90% van de collectie is van het eigen merk QAZQA, en dat komt voornamelijk uit India en China. ‘Al onze producten zijn voorraadartikelen. Onze uitdaging ligt daarom vooral in het finetunen en automatiseren van de juiste voorraadhoogtes. Zodat we de optimale balans hebben tussen out-of-stock en beschikbaarheid.’

Ledstores - Tijs Turkenburg

Ledstores is een e-commerce onderneming met webshops die gespecialiseerd zijn in led-strips en ledpanelen. Het bedrijf richt zich steeds meer op b2b-klanten, die grote ledpanelen afnemen. Tijs Turkenburg is er betrokken om de scaling-up methodiek te implementeren. De grootste uitdaging is om het aantal backorders zo laag mogelijk houden, met tegelijkertijd een zo laag mogelijk voorraadniveau. ‘We willen toewerken naar een zo gezond mogelijke ABC-verhouding. Zo vaak mogelijk bestellen, om een goede cashflow te houden.’

Pink Gellac – Robin Los

Pink Gellac is sinds enkele jaren sterk aan het groeien. Robin Los is head of operations bij het bedrijf, dat gespecialiseerd is in gellak. ‘Dit jaar is ons target om sterk te groeien ten opzichte van vorig jaar. Met voorraadbeheer blijft dat natuurlijk lastig, want ja, hoe voorspel je welke kleur hard gaat lopen?’ Het merk heeft te maken met seasonality. ‘Bepaalde kleuren worden meer verkocht in de zomer en andere in de winter, maar de consument houdt zich niet aan exacte seizoenen. We moeten kort op de bal blijven spelen om de voorraden optimaal te houden.’

Net als bij andere bedrijven is werkkapitaal een belangrijk thema voor Pink Gellac. ‘Met lange levertijden voor bepaalde inkoopartikelen en onze groeiambitie is het continu schakelen, wat we bestellen om zowel de groei te ondersteunen als het werkkapitaal te managen.’

Het is nu een erg drukke periode voor Los, rond de feestdagen. ‘Het kopen van een starterset of nieuwe kleuren wordt door veel consumenten als een cadeau ervaren. Tijdens deze periode proberen we nog sneller te schakelen om de juiste voorraad beschikbaar te houden en onze klanten optimaal te bedienen.’

Stoov – Nicole Peters

Ook warmtekussenbedrijf Stoov heeft te maken met een explosieve groei, waardoor voorraadbeheer een complexe aangelegenheid is. Ondanks het beperkte aantal producten. Nicole Peters is er verantwoordelijk voor de operatie en supply chain. ‘Een heel grote uitdaging voor ons op het gebied van voorraadbeheer is onze seasonality. Wij draaien een groot deel van onze sales tussen oktober en december. Met daarbinnen nog eens een extra piek, vlak voor de kerst.’ De uitdaging daarin zit voornamelijk in de lange leadtime van de leveringen, want ook de warmtekussens van Stoov komen uit Azië. ‘We moeten nu bestellen voor maart, april. De warehouses liggen nog vol, ik weet nog niet wat er weg gaat lopen, of hoeveel we over houden. En toch moeten we daar nu al weer op sturen met de volgende bestelling.’

Als scale-up is ook bij Stoov werkkapitaal een belangrijk onderwerp. ‘Voor de winterperiode moeten we heel veel voorraad opbouwen. Vorig jaar was het eerste jaar voor Stoov dat we niet volledig uitverkocht waren in december. Het jaar daarvoor was de winkel al vroeg in december leeg. Dat hoort ook een beetje bij een scale-up, natuurlijk. Inmiddels kunnen we er meer kapitaal in stoppen en meer voorraad aanleggen.’

Vitaminstore - Dezsö Ràcz

Vitaminstore, het omnichannelbedrijf in vitamines, supplementen en persoonlijke verzorging, bestaat al 25 jaar. Het bedrijf heeft 20 fysieke winkels. Momenteel is de onderneming bezig met een transitie, vertelt Dezsö Rácz, cfo/coo. ‘We zijn bezig om van een house of brands naar een branded house te gaan.’ Tijdens corona is de awareness voor de markt waarin Vitaminstore beweegt enorm gegroeid. ‘Het volume is wat genormaliseerd. We zien dat veel mensen teruggaan naar de winkels. Bovendien merken we dat de concurrentie in de markt is toegenomen. Eén van onze uitdagingen is om de juiste voorraad in huis te hebben.’

De uitdaging zit voor Vitaminstore vooral in de keten, aldus Rácz. ‘Leveranciers hebben hoge MOQ’s. Daardoor zitten we bij een deel van onze producten met een hoog volume. Een deel van ons assortiment betreft seizoenproducten, die we bijvoorbeeld alleen in de wintermaanden verkopen. Als we die voorraad niet uitverkopen, dan hebben we het nog een lange tijd staan.’ Voor hen is het nu de uitdaging om leveranciers te zoeken die ook kleinere batches kunnen aanleveren. ‘Ik zou heel graag terug willen naar minder SKU’s. Dat maakt het overzichtelijker. En als de voorraad daardoor beter roteert, dan is het hartstikke goed.’

Geen voorraad, geen deal
Dit zijn de partijen die komende Twinkles verschillende thema’s rond het onderwerp voorraadbeheer uitdiepen. Wat zijn de overeenkomsten tussen hen? Wat zijn de verschillen? Jan Kraaijeveld van voorraadoptimalisatie expert Slimstock neemt ook deel aan het gesprek. Wat valt hem op? ‘Geen voorraad is geen deal’, aldus Kraaijeveld. Hij constateert dat deze bedrijven hun assortimenten zien exploderen, over de verschillende afzetkanalen. ‘Het introduceren van nieuwe artikelen blijft een lastige opgave, laat staan het afscheid nemen van artikelen. Grip krijgen op leveranciers die niet altijd op tijd en volledig leveren is key.’ Daarbij ziet Kraaijeveld een uitdaging waar veel e-commercebedrijven mee worstelen: ‘Hoe zorg je ervoor dat je toch altijd de juiste voorraad op de plank hebt? De vraag is volatiel en je ziet veel trends en seizoenspatronen. Voor het optimaliseren van de voorraad is wel meer nodig dan een paar korte ingrepen. De tijd van alles in Excel plannen is voorbij. Wie zijn supply chain op orde heeft, kan dit gebruiken als differentiator.’