Steeds meer online retailers leveren ook aan bedrijven. In tegenstelling tot op de consumentenmarkt duurt het dan even voordat je geld binnen is want meestal wordt er op krediet geleverd. Daarom introduceerde Exact een add-on bij het ERP-pakket waarmee debiteurenbeheer een stuk gemakkelijker zal worden.
In de online retailwereld is debiteurenbeheer natuurlijk geen groot thema. Als je immers direct verkoopt aan consumenten dan heb je jouw geld - via Interpay, PayPal of Mollie - direct binnen. Maar ja, functies in de retailwereld gaan steeds meer door elkaar lopen - retailers verkopen meer aan bedrijven - en dan is het natuurlijk een ander verhaal. En als je dan aan B2B klanten verkoopt - misschien heb je zelfs een eigen productlijn - moet je een betalingstermijn afspreken, in de gaten houden of het geld binnenkomt en bellen of mailen als de betaling niet op tijd binnen is.
Perfecte toevoeging
Debiteurenbeheer is dus de perfecte toevoeging op de ERP-Software en Exact kreeg daarover veel vragen van gebruikers. Het bedrijf lanceerde daarom in mei een add-on (extra software dat je aan het Exact-abonnement kan toevoegen) bij Exact Online die het proces van debiteurenbeheer overneemt zonder dat je daarbij de regie verliest. Chris Spaander en Marcus Schuite, beide senior solution marketingmanager bij Exact, vertellen alles over de add-on die is bedoeld voor de situatie dat je meer dan 20 verkoopfacturen per maand stuurt. Spaander: “Als retailers overstappen op B2B moeten ze echt wennen aan leveren met een betalingstermijn (van vaak een maand). Voor de kopers is het natuurlijk de ideale manier van gratis geld lenen. Je moet er als verkoper veel actiever mee aan de slag om ervoor zorgen dat kopers niet weglopen.”
Betalen uitstellen
Die nieuwe add-on komt natuurlijk op een goed moment want debiteurenbeheer is steeds belangrijker. Zeker in de Coronaperiode zijn mensen het betalen van facturen gaan uitstellen waardoor het MKB het cashflowbeheer lastig op orde krijgt. “De droom van boekhoudsoftware is dat jij cashflowvoorspellingen kan maken en debiteurenbeheer is daarin een grote stap voorwaarts,’’ zegt Schuite. Met Debiteurenbeheer van Exact stroomlijn je het proces vanaf de opmaak van de factuur tot en met de betaling, legt Spaander uit. “Debiteurenbeheer is voor retailers de beste oplossing om de zakelijke klant te vriend te houden terwijl je wél je geld krijgt. Handelsbedrijven sturen natuurlijk veel facturen dus voor hen is het ideaal. Wij werken met maandabonnementen dus je kan het altijd aanzetten en veel bedrijven doen dat.” Schuite legt uit dat er drie redenen zijn om aan de slag te gaan met deze add-on voor debiteurenbeheer:
- Je krijgt je geld eerder. “Dat is belangrijk voor de cashflowpositie.’’;
- De administratieve lasten verminderen. “Als iemand niet betaalt dan komt er veel werk op je af: je moet gaan mailen, bellen en dat loopt nu vanzelf door.”;
- De klantrelatie blijft goed. “Vooral in de B2B wereld heb je vaak te maken met terugkerende klanten en dus heb je een band met de kopers. Stel dat je elke maand prachtig vlees levert, maar de betaling valt na een jaar een keertje tegen. Dan komt die relatie onder druk te staan door gesteggel over geld en nu neemt het systeem daarin de beslissingen.”
Scenario
De debiteurenbeheer-add on kiest voor een bepaald communicatiescenario op basis van het betaalgedrag in het verleden, zo legt Schuite uit. “Als er nog niet zoveel aan de hand is en het een goede klant is, kiest het voor een heel aardig mailtje in de categorie ‘waarschijnlijk is het je even ontschoten’. Maar er is ook een streng scenario waarbij je als leverancier sneller iets zegt over de vervolgstappen als er geen betaling volgt. Je laveert op die manier altijd tussen ‘het niet laten lopen’ en ‘de relatie in stand houden’ en de software helpt daarbij. De add-on is zó ingesteld dat er automatisch voor een bepaalde communicatiestijl wordt gekozen die past bij het betalingsgedrag. Er staan mails klaar die je direct kunt gebruiken en eventueel kan aanpassen aan de gewenste boodschap en toon.”
Dashboard
Als gebruiker heb je trouwens altijd de mogelijkheid om in te grijpen. Schuite: “Je hebt een dashboard in Exact Online met een overzicht waarop je ziet welke mails er zijn verstuurd en er nog aankomen. Als je dan bijvoorbeeld net iemand spreekt die zegt: ‘ik maak het morgen over’ dan kan je nog even wachten met de mail; je kan de herinnering verzetten, maar ook blokkeren.” De add-on maakt onderdeel uit van de Exact Online software, zegt Schuite. “Configureren is niet nodig, je hoeft alleen voor de optie ‘debiteurenbeheer’ te kiezen. Het mooie is dat ik weinig kritische vragen krijg via de Supportafdeling, dat betekent dat gebruikers tevreden zijn met de oplossing. Het matchen met de scenario’s van klanten werkt goed en het is natuurlijk ook relatief goedkoop waardoor Mkb’ers het debiteurenbeheer verder kunnen automatiseren. Veel bedrijven die nu meedoen dachten in het verleden dat het te duur zou zijn, maar dat valt echt mee. Wij zijn nu druk bezig met het doorvoeren van verbeteringen op basis van vragen die we binnenkrijgen.”
Spaander vergelijkt de oplossing met die van de concurrenten. “Vaak zijn die een stuk prijziger en onze oplossing is volledig geïntegreerd, dus je hebt geen aparte software nodig. Kortom, als je op tijd betaald wil krijgen van jouw B2B klanten én de klantrelatie goed wil houden dan is Exact Debiteurenbeheer perfect!”
Dit artikel is tot stand gekomen in samenwerking met Exact
Tekst: BBP Media | Beeld: Zuiver Beeld
