Het fundament onder het datahuis

Bedrijven waarvoor groei en efficiency belangrijk is, kunnen niet zonder masterdatamanagement. MDM is niet alleen een ‘moetje’, het zorgt ervoor dat een bedrijf snelheid kan houden en flexibel blijft. Goed MDM vraagt visie en investeringsbereidheid, zowel in euro’s als in organisatie. Het is daarbij een vak dat iedereen moet leren, omdat iedereen in een bedrijf een schakel is in het managen van data.

Dat stelt de expertgroep Master Data Management van ShoppingTomorrow in zijn bluepaper. Masterdata zijn alle data die één keer worden vastgelegd om vervolgens meerdere keren te worden gebruikt. Masterdatamanagement is dan ook gericht op het gestandaardiseerd, compleet en correct opslaan van basisinformatie.

Digitale versnelling

In de digitale winkelwereld krijgt de consument een product pas aan het eind van de customer journey in handen. Door COVID-19 is de digitalisering in een enorme versnelling geraakt. Steeds meer aankoopkeuzen worden gemaakt op basis van de digitale representatie van een product.

Voor de retailer is het cruciaal om spot-on digitale informatie te kunnen tonen over zijn producten. Daarnaast moet hij ook in de digitale huid van de klant kunnen kruipen en precies weten wie de klant is en wat hij wil. Daar komen heel veel data bij kijken. Goede masterdata zijn het fundament onder het hele datahuis, aldus de experts. In de bluepaper benoemen ze verschillende business drivers voor masterdatamanagement, waaronder operationele efficiëntie, aanpassingsvermogen, compliance, customer experience en klanttevredenheid.

Strategische kaders

In zijn bluepaper definieert de expertgroep zes strategische kaders voor MDM.

De MDM-strategie moet aansluiten bij de bedrijfsstrategie, leggen de experts onder andere uit. Dat houdt in dat ze door de gehele organisatie gedragen moet worden. Afhankelijk van de in te richten domeinen zal de organisatie zich moeten realiseren dat vrijwel iedereen hierdoor geraakt wordt en dat werkzaamheden van medewerkers gaan veranderen. Er zal budget vrijgemaakt moeten worden om dit te realiseren.

Data governance

Het ten uitvoer brengen van een MDM-strategie vergt vervolgens bedrijfsbrede bewustwording van de noodzaak tot goed databeheer. In dit licht wijzen de experts op het belang van data governance, een raamwerk van processen en methoden om de kwaliteit van data te waarborgen. Het benoemt verantwoordelijkheden van medewerkers en afdelingen, het definieert hoe kwaliteit wordt gemeten en het geeft handvatten om afwijkingen te detecteren en te corrigeren. Tot slot zorgt het voor naleving van de gemaakte afspraken door de gehele organisatie, van directie tot uitvoering.

Data governance betreft dus niet alleen data. Het vereist een combinatie van mensen, regels en procedures en ondersteunende technologieën om succesvol te zijn. Data governance is geen project, maar een businessgedreven bedrijfsproces volgens de experts, die adviseren klein te beginnen. “Start met data governance bij een proces dat niet goed loopt en waaraan het ontbreken van masterdata debet is. Breng het bestaande en gewenste proces in kaart, ga aan de slag met de knelpunten. Een eerste succesvolle oplossing creëert draagvlak voor het vervolg.”

Lean MDM

Masterdatamanagement vergt zorgvuldigheid, regels en procedures. Lean-principes kunnen helpen om MDM in de pas te laten lopen met het verandertempo van organisaties. Deze principes van de Toyota-fabriek zijn bekend uit de tweede helft van de vorige eeuw en richten zich op het voorkomen van verspilling in tijd en menskracht. Het toepassen van de lean-principes op masterdatamanagement in de gebruiksfase levert bruikbare handvatten op voor elke MDM-organisatie, beschrijven de experts onder andere aan de hand van een case.

De MDM Expertgroep is voorgezeten door kennispartner Squadra MDM en gesponsord door MDM leverancier Stibo.

Twinkle besteedt de komende tijd aandacht aan de bevindingen van onderzoeksplatform ShoppingTomorrow. De expertgroepen publiceerden hun conclusies eind oktober in de bundel ‘The Next Chapter – Versneld vooruit’. Op de site van ShoppingTomorrow zijn de bluepapers gratis te downloaden. Samenvattingen daarvan vind je in ons dossier.