Zo vorm je een succesvol team

Misschien komt het je bekend voor: zodra je team op orde is en lekker samenwerkt, dan gaat er iemand weg, groeit het werk, verandert de markt en kun je weer opnieuw beginnen. Toch is het mogelijk om jouw organisatie zo neer te zetten dat je zowel de bezetting op de korte termijn goed krijgt als de ontwikkeling op de lange termijn waarborgt.

Het organiseren van e-commerce succes beschreef ik vorig jaar al in deze rubriek (Twinkle 7, 2018). In dat artikel benoemde ik de verschillen in de prestatie van teams: waar het ene team met grote regelmaat verbeteringen en innovaties doorvoert, heeft het andere team te maken met stijgende wensenlijsten en dalende conversiepercentages. De volgende vijf voorwaarden, die noodzakelijk zijn voor een succesvol e-commerce team, kwamen aan bod:

● dezelfde doelstelling in het team;
● diepe inhoudelijke kennis bij de teamleden;
● geen angst om fouten te maken;
● een langdurige relatie tussen de teamleden;
● voldoende uitvoerende capaciteit voor het verwerken van ideeën.

Logische voorwaarden, iedere manager wil natuurlijk een goed ingewerkt team met diepe inhoudelijke kennis en voldoende uitvoerende capaciteit.

Ideale medewerker

Veel marketing- & salesmanagers blijken echter moeite te hebben om zo’n goed functionerend team op te zetten en dat vervolgens bij elkaar te houden. De ideale medewerker is nieuwsgierig en innovatief, maar staat daardoor ook open voor andere uitdagingen en wil zich bezighouden met innovatieve ideeën in plaats van repetitief werk. Hoe krijg – en houd - je nu het juiste team bij elkaar?

Zorg voor voldoende aanwas van nieuw talent

Om je bezetting rond te krijgen in deze markt, moet je kijken naar de lange termijn. Als je binnen nu en drie maanden iemand wilt aannemen, dan ben je genoodzaakt te kijken naar flexibele/tijdelijke krachten of dure werving-en-selectiebureaus. Het is echter goedkoper én leuker als je zorgt voor een buigzame schil met talent voor de toekomst. Er zijn meer dan voldoende opleidingen op het gebied van commercie, digitale media en marketing. Studenten met bijbanen, stagiairs die onderzoek komen doen of deeltijdstudenten; ze zorgen allemaal voor flexibiliteit en geven ook nieuwe ideeën en inzichten.

In eerste instantie kost het meer tijd dan het oplevert, maar het is enorm prettig als je de opvolgers van je huidige werknemers al klaar hebt staan. Tegen de tijd dat ze afstuderen heb je ingewerkte medewerkers die zo aan de slag kunnen.

Zorg voor een helder werkproces met de juiste systemen

Vaak wordt innovatie en zelfsturing gekoppeld aan het loslaten van methoden en werkprocessen. Maar juist bij zelfsturing is het belangrijk dat de kaders duidelijk zijn: op welke manier pak je het werk aan, hoe verdeel je de taken, wanneer zijn we tevreden en wat krijgt prioriteit? Zonder een goede werkwijze is het vrijwel onmogelijk om op een gestructureerde manier te werken aan het verbeteren van traffic en conversie op de website.

En als je dan toch naar de werkwijze kijkt, automatiseer dan zoveel mogelijk herhalend werk. Elke taak die je kunt automatiseren maakt het werk voor jouw team makkelijker, leuker en afwisselender.

Nieuwe mogelijkheden

Het campagnemanagementsysteem dat wij voor onze klanten maken bijvoorbeeld, is vrij strikt op het gebied van rollen en rechten. Als marketeer heb je minder vrijheden dan in vergelijkbare systemen. Dat lijkt beperkend, maar je weet anderzijds zeker dat een campagne die je in het systeem zet, geautomatiseerd en in goede kwaliteit naar de juiste mensen verstuurd wordt. Dit verhoogt de time to market en de kwaliteit, en geeft daarmee nieuwe mogelijkheden.

Iedere organisatie kent momenten waarop het verloop hoger is dan normaal en er meer nieuwe mensen ingepast moeten worden. Gedurende die momenten is de werkwijze de basis waar iedereen op kan terugvallen.

Borg kennis

Als je op jouw website veel pagina’s, producten en prijzen analyseert, test en verbetert, dan is het enorm belangrijk dat je die kennis ergens bewaart. Dat kan bijvoorbeeld in een gedeelde drive, op een wiki en tijdens interne kennissessies.

Het is niet alleen belangrijk dat kennis voor iedereen toegankelijk is, ook het bekijken, delen en leren hoort bij de werkwijze. De input vanuit afstudeerstages vormt wellicht de basis voor nieuwe ontwikkelingen en als er nieuwe teamleden bijkomen, dan geef je ze een voorsprong als ze kunnen bouwen op bestaande kennis.

Zet door

Het opzetten van een succesvol team gaat niet in één keer. Dingen lopen anders dan je verwacht, soms heb je toch niet de juiste mensen in het team en/of moet de werkwijze toch weer anders. En heb je een goed functionerend team, zie dan maar eens iedereen bij elkaar te houden. Toch is het de basis achter elke succesvolle website of campagne. Mijn ervaring is dat iedere euro en vooral alle tijd die je erin stopt, er dubbel en dwars uitkomt.