Dopper rolt internationaal uit

Geen versplinterde webshops meer, geen losse tools en ook geen overzichten op papier. Dopper, ontwikkelaar van duurzame designwaterflessen, maakte een sprong voorwaarts met de realisering van één systeem voor online activiteiten in alle landen en één systeem voor alle primaire backoffice activiteiten. Een forse operatie met een keiharde deadline. ‘Je moet flexibel blijven en niet gaan stressen.’

Het snel groeiende Dopper, dat acht jaar geleden werd opgericht, heeft internationale ambities. En die zijn minder goed te verwezenlijken met versplinterde webshops voor de Benelux, Duitsland en de Verenigde Staten en aparte backoffices in New York en Haarlem. ‘Dat werkte op zich goed, maar het past niet bij onze internationale ambities’, vertelt Julia Bähr, online marketingspecialist bij Dopper. ‘We werkten niet geavanceerd genoeg; ons systeem kon soms het aantal orders niet aan.’

Harde deadline

Onderzoek van de Utrechtse softwareontwikkelaar Way2Web wees uit dat een radicale oplossing nodig was. ‘Wij beginnen altijd met een onderzoek dat alle processen inzichtelijk maakt’, legt Robert Horsmans, één van de oprichters van Way2Web, uit. ‘We zagen bij Dopper dat de inrichting een probleem was. Het ERP-systeem was niet flexibel en we kwamen tot de conclusie dat de ERP-software, de koppelingen én de webshops vervangen moesten worden.’ Een flinke opgave, erkent Bähr. ‘Meerdere projecten betekent meerdere pijnpunten. En dat terwijl we een harde deadline hadden.’

Dat laatste had onder meer een boekhoudkundige achtergrond. De operatie startte in september 2016 en moest in de eerste week van januari 2017 klaar zijn. Het ERP-systeem is tegelijkertijd het boekhoudsysteem. En omdat het boekjaar synchroon loopt met het kalenderjaar, zou een overschrijding van de deadline nogal wat administratieve problemen veroorzaken.

Extra uitdaging voor Way2Web was ook dat Dopper drie webshops heeft voor verschillende doelgroepen: één voor consumenten, één voor retailers en één voor bedrijven die hun eigen logo op de flessen willen. Elke webshop, met zijn een eigen inrichting, lay-out, producten en productgroepen, moest onder één modulair orderplatform komen.

Tijdelijke sluiting

Tegelijkertijd met de implementatie van de ERP-software (NetSuite), in samenwerking met een implementatiepartner, werd gewerkt aan de bouw van het modulaire orderplatform. Op dit nieuwe platform zijn per land verschillende configuraties mogelijk, zoals specifieke betaalmethodes in eigen valuta en verkoop vanuit de eigen landentiteit voor financiële verslaglegging en order fulfilment. Alle informatie wordt gesynchroniseerd met de ERP-software.

Omdat moest worden geswitcht naar een nieuw ERP-systeem, was Dopper genoodzaakt de webshop een week te sluiten. Orders gaan van het ERP-systeem naar het distributiecentrum en door de overschakeling op een nieuw ERP-systeem werd die lijn doorbroken. ‘Dat gebeurde tijdens de kerstperiode, dus na de grote drukte’, zegt Bähr. ‘Bestellingen werden nog wel verwerkt, maar we wezen klanten erop dat de orders wat later zouden worden bezorgd.’

Die koppeling tussen het nieuwe platform en het nieuwe ERP-systeem is een enorme verbetering. ‘Dat merkten we meteen in het alledaagse werk. Waar in het verleden alles op één hoop lag, kunnen we nu differentiëren per land en heel gericht werken.’ Door de verbeterde automatisering van de orderstroom realiseert Dopper een tijdsbesparing van 60 procent. Klanten kunnen nu personaliseren en binnen vijf minuten een offerteaanvraag indienen – in plaats van een half uur in de oude situatie.

Even zweten

Kon de organisatie de hoogspanning van de strakke deadline en het managen van meerdere processen wel goed aan? ‘We wisten dat we er hard aan moesten trekken en het was inderdaad wel even zweten’, erkent Bähr. ‘Maar het is belangrijk dat je flexibel blijft, niet gaat stressen en alles goed met elkaar doorspreekt. We hadden korte communicatielijnen, dat was cruciaal.’ Zou Bähr, met de kennis van nu, zaken wellicht anders hebben aangepakt? ‘Als ik dit opnieuw zou moeten doen, zou ik wel hard nadenken of tussen Kerst en oud en nieuw wel een goede periode is.’ Maar dat is toch juist een rustige tijd? ‘Jawel, maar bij de overstap naar een nieuw ERP-systeem ben je ook gebonden aan de collega’s in het distributiecentrum en hun werktijden. Die bleken in die periode niet altijd even makkelijk bereikbaar. Ach, zo is er altijd wel iets wat je leert.’ Horsmans zou het, terugblikkend, niet echt anders hebben gedaan. ‘Een keiharde deadline voelt niet prettig, maar je weet tegelijkertijd dat je die wel móet halen. En dat maakt ongekende krachten los.’

Met de implementatie van het nieuwe orderplatform wil Dopper de activiteiten in de Verenigde Staten, maar ook naar onder meer Spanje en het Verenigd Koninkrijk, verder uitbreiden.