Up-to-date voorraadniveaus

‘Hoe beheers je een groot assortiment met voorraadartikelen op een goede manier?’ Dat vroeg Melissa Buijens, eigenaar van Zandcompleet, in haar column in Twinkle 6 (juni 2017) aan Davy Heuts, eigenaar van Kabeldirect.nl.

Toen wij in 2010 met Kabeldirect startten, hadden we een assortiment van een tiental producten. De voorraad was toen nog simpel te overzien. Inmiddels hebben we meer dan zesduizend verschillende artikelen. Het grootste deel hiervan ligt op voorraad in ons magazijn van 650 m². Hierdoor kunnen we de meeste producten direct verzenden en heeft de klant ze de dag erna in huis.

Onze webshop draait op Magento. Met zo’n hoeveelheid producten is het niet meer te doen om alleen een webshopsysteem te gebruiken. Sinds 2015 maken wij daarom naast Magento ook gebruik van het ERP-systeem Odoo (Open ERP). Door de koppeling van deze systemen komen alle bestellingen, of ze geplaatst worden aan de balie, via mail, per telefoon of in de webshop, centraal binnen. In het magazijn wordt gebruikgemaakt van barcodes per product en barcodescanners. Alles wat er inkomt en uitgaat is daardoor terug te vinden in hetzelfde systeem.

Op basis van deze gegevens en onze verkoophistorie hebben we een voorraadniveau vastgesteld: hoeveel stuks willen we per artikel op voorraad hebben? Ook dit is ingesteld in Odoo. Odoo maakt vervolgens, op basis van minimale en maximale voorraadniveaus, conceptinkooporders per leverancier. Deze lopen we handmatig na, zodat we bijvoorbeeld bij seizoensartikelen (kerstverlichting, ventilatoren en dergelijke) de inkoop handmatig kunnen verhogen. Maandelijks bekijken we met een zelf ontwikkeld algoritme of de vastgestelde voorraadniveaus nog up-to-date zijn.

Onze vaste, voornamelijk Nederlandse, leveranciers kunnen meestal binnen één werkdag onze voorraad bijvullen. Indien nodig kunnen we per leverancier, per merk en zelfs per artikel afwijkende levertijden en/of extra voorraden instellen. Door het goed inregelen van onze systemen en de afspraken met leveranciers kunnen we onze voorraad dus laag houden en toch 95 procent van de bestellingen direct uit voorraad leveren.

Davy Heuts is eigenaar van Kabeldirect.nl. Zijn vraag aan Nancy Pustjens, ceo van Style4homes.com, is: ‘Krijgen jullie wel eens de vraag of jullie ook montage aanbieden? Hoe gaan jullie hiermee om?’