Product Information Management (PIM) is de technologie die gebruikt wordt om productinformatie centraal op te slaan en te verwerken in uw multichannel en crossmediale omgeving. In dit artikel voor startende webwinkeliers leest u de basismogelijkheden van PIM.
Tekst: Steven de Jong
PIM’s kunnen productspecifieke informatie opslaan en beheren. Ook kunnen ze gekoppeld worden aan leveranciers, derde partijen, e-commerce- en backoffice systemen. Hierdoor kan uw PIM een centrale spil worden in uw organisatie, waardoor u altijd dezelfde informatie aan uw klanten toont.
U kunt de informatie beheren en aanpassen in uw PIM en vervolgens verspreiden via de verscheidene kanalen die u gekoppeld heeft. Dit proces noemt men Master Data Management (MDM). Dankzij MDM heeft u altijd de juiste informatie voor de klanten op de door u gebruikte kanalen.
Functionaliteiten voor de data
Door de objecteigenschappen in de PIM goed te gebruiken kunt u op een efficiënte manier uw gegevens verrijken vannuit verschillende databases, zoals uw backoffice, ecommerce platform en ERP-systemen. Uw PIM beheert al deze informatie in één domein, specifiek de hoofdindex. U kunt in uw PIM gebruik maken van verscheidene functionaliteiten zoals versiebeheer, asset management, object management en class management. Hierdoor wordt het mogelijk om te gaan werken met master data, oftewel de leidende data voor al uw kanalen.
De belangrijkste functionaliteiten zijn:
- Koppelbaar met meerdere webservices en informatiebronnen
- Master data kan beheerd worden door de goede informatiemanagementfuncties
- Kan gekoppeld worden aan verschillende Extract-, Transform-, Load (ETL)-oplossingen
- Webservices voor de verspreiding van content zijn geïntegreerd
Functionaliteiten voor de distributie
Naast de opslag en het beheer van uw data en informatie kan een PIM u ook helpen bij het verspreiden van uw data naar uw marketing en (e)commerce kanalen. Een PIM is uitermate geschikt voor cross media publishing. De PIM ondersteunt uw Master Data Management, waardoor de belangrijkste en actuele gegevens direct beschikbaar zijn. Via uw PIM is het mogelijk om deze gegevens cross-mediaal te verspreiden. Zowel voor de online als voor de offline (drukwerk) marketingcampagnes zijn de gegevens te gebruiken. De productinformatie kan doorgegeven worden aan producten als Adobe InDesign® en Quark Xpress. Ook is het mogelijk om direct pdf’s te generen vanuit de PIM.
Om op een efficiënte manier documenten te maken, zoals prijslijsten en catalogi, kan uw open-source PIM geïntegreerd worden met bijvoorbeeld EasyCatalog, een product van 65bit Software Limited. De combinatie van deze systemen zorgt voor een gestroomlijnde informatieverstrekking van web naar print.
Kort samengevat zijn de belangrijkste features:
- Verschillende webservices kunnen geïntegreerd worden met uw data
- Mogelijkheden tot XML-streams met gegevens
- Adobe InDesign® Markup Language (IDML)-bestanden genereren vanuit uw PIM
- Data doorgeven aan Adobe InDesign® en Quark Xpress
Data integreren in de PIM
Nadat de PIM is opgezet moet deze gevuld worden met informatie. De integratie van deze data is een van de key features van een PIM. Zonder een gedegen data-integratie heeft de PIM eigenlijk geen functie. Vaak zal de data uit het ERP-pakket gehaald worden, wat nu gebruikt wordt voor het beheer van de productinformatie.
Het in- of uitvoeren van deze informatie kan gedaan worden door gebruik te maken van de Application Programming Interface (API) van uw PIM of via de webservices van de PIM. Om ETL-processen automatisch te laten draaien kunt u uw PIM verbeteren met plug-ins. Ook kunnen er koppelingen worden gelegd met derde partijen.
In het kort:
- Vele integratiemogelijkheden van ERP-pakketen en webservices
- Een API met veel mogelijkheden
- Webservices die geïntegreerd zijn in de PIM voor het verspreiden van content
- Meerdere open-source ETL-oplossingen
Steven de Jong is e-commerce consultant bij Guapa Media.
Op zich een goed en duidelijk verhaal. Toch ontbreekt een essentieel onderdeel en dat is het standaardiseren en normaliseren van de productinformatie.
Voor de e-commerce is het belangrijk dat de productinformatie over alle merken en product categorieën genormaliseerd en gestructureerd in het PIM systeem wordt opgeslagen. Daarmee krijg je uniforme product specificaties en informatie. Met uniforme product informatie kun je veel meer zoals het automatisch vergelijken, koppelen van accessoires, product adviseurs, etc.
Een PIM systeem moet daarom zo zijn opgebouwd dat deze productinformatie gestructureerd kan verwerken en opslaan.
Dit proces heeft toch alles te maken met de MDM? Door alle informatie te verwerken in de PIM creëer je master data. Deze kan je gebruiken als uniforme product informatie.
Juist al bij het ontwerp en inrichting van de PIM moet je rekening houden met uniforme productinformatie. Wanneer hier niet goed over is nagedacht zien we al na enkele weken vervuiling van de MDM.
De meeste productinformatie wordt niet gestandaardiseerd en genormaliseerd aangeleverd of ingevoerd. Veel al wordt de data in tekstvelden aangeleverd zonder enkele of nauwelijks enige vorm van standaardisatie van de productinformatie. Wanneer je deze niet uniforme informatie rechtstreeks in je PIM invoert, heb je weliswaar de data in je MDM maar met deze data kun je nauwelijks meer dan slechts het tonen van de productinformatie. Producten kunnen niet of nauwelijks automatisch met elkaar vergeleken worden, zijn niet automatisch te koppelen met hun accessoires, etc.
Wanneer er daarnaast nog sprake is van verschillende leveranciers van product informatie moet de informatie van deze verschillende leveranciers ook nog eens rechtgetrokken worden. Zodat je in de MDM uniforme productinformatie krijgt van alle producten, alle categorieën, alle merken van alle informatie leveranciers.
Helaas zien we nog steeds dat de meeste PIM systemen uniforme product informatie niet of nauwelijks afdwingen. Waardoor de data de product informatie snel vervuild.
Haitse heeft hier volkomen gelijk. De meeste gemaakte fout is data over producten ongestructureerd en als tekst op te slaan en dan roepen dat al je producten verrijkt zijn.
Al snel volgen dat veel logische problemen zoals boven aangegeven.
Geen standarisatie in attributen, attibuutwaarde, UoM of business rules en validatie over de attributen per productgroep geeft een PIM dat binnen 3 weken onbruikbaar is voor een goed gebruik in een omnichannel omgeving.