Nog twintig dagen en dan ...

TNT en consorten hebben ons goed te pakken. Alles gaat tegenwoordig elektronisch, maar het lijkt er op dat de postlobby de klok tien jaar terugzet. Vanaf 1 oktober is het verboden mailtjes te sturen aan mensen en bedrijven waarmee u nog geen relatie heeft. Aan mij bijvoorbeeld.

Als ik na 1 oktober van u een mailtje krijg met de vraag of ik uw mooie jurkjes al ken, dan kan ik naar de OPTA lopen en dan krijgt u 45.000 euro boete. Want u stuurt spam, u valt mij lastig met ongevraagde mail.

Nu denkt u vast: 'Oh, dan stuur ik na 1 oktober wel eerst een mailtje om te vragen of ik een mailtje mag sturen.' Uhuh. Niet dus. Dat is ook spam. Hoe het wel moet? U gaat gewoon failliet óf u moet aan iedereen die u in de komende pakweg twintig jaar een mailtje zou willen sturen, voor 1 oktober om toestemming gevraagd hebben. En anders? Als u die toestemming niet heeft (geheid dat u het vergeet), dan mag u voortaan brieven gaan sturen. Per post. Weet u nog wel? Zo’n rood ding op de hoek van de straat.

Natuurlijk wordt de soep niet zo heet gegeten. Maar ingewikkeld is het wel. Met dank aan de callcenter-terreur die zichzelf niet kon reguleren. Gelukkig kreeg ik van Leads to Loyals een mailtje (!) waarin het allemaal nog eens hartstikke goed uitgelegd wordt. Het hele verhaal op één A4tje. Voor u uitgezocht en opgetekend door privacy-specialist Mr Alexander J.J.T. Singewald. Ik mocht het hier voor u neerzetten: 

Wijzigingen in de Telecommunicatiewet
Per 1 oktober 2009 treedt een aantal wijzigingen in de Telecommunicatiewet in werking met consequenties voor commerciële communicatie met b-to-c en b-to-b klanten en prospects. In dit kader hebben wij als service richting al onze relaties Mr Alexander J.J.T. Singewald gevraagd om deze wijzigingen nader toe te lichten. Met vriendelijke groet, Leads to Loyals

Outbound telemarketing
Vanaf 1 oktober 2009 dient ieder bestand met prospects dat wordt gebruikt voor out-bound telemarketing te worden ontdubbeld met het wettelijke Bel-me-niet register (www.bel-me-niet.nl). Klanten bellen, althans de personen van wie in het kader van een verkoop de contactgegevens zijn verkregen, is wel toegestaan. Het raadplegen van het Bel-me-niet register is dan niet wettelijk verplicht. Wel dient bij de klanten te worden nagegaan of zij niet op basis van de Wet bescherming persoonsgegevens hun gegevens hebben laten blokkeren tegen verder gebruik voor commerciële doeleinden.

Valkuil: out-bound telemarketing b-to-b toch Bel-me-niet register gebruiken
De verplichting om te ontdubbelen met het Bel-me-niet register is ook van toepassing in het b-to-b marktsegment, voorzover het gaat om zzp'ers, vennootschappen onder firma, maatschappen, vrije beroepsbeoefenaren, kortom de zogeheten soho's (small offices / home offices). Alleen BV, NV, verenigingen, stichtingen etc vallen buiten de werkingssfeer van het Bel-me-niet register.

Scripts: aanpassen
Alle scripts van out-bound telemarketing acties zullen ook per 1 oktober 2009 dienen te worden gewijzigd. In het gesprek moet immers zowel het recht van verzet rechtstreeks bij de adverteerder worden aangeboden als de mogelijkheid om te laten blokkeren via het Bel-me-niet register. En als de gebelde dat wil zal de beller dat meteen dienen door te geven aan het Bel-me-niet register, verwijzen naar de website van Bel-me-niet register wordt niet gezien als een juiste uitvoering van de nieuwe bepalingen in de Telecommunicatiewet.

B-to-b e-mail
Na 1 oktober 2009 is het e-mailen naar bedrijven (rechtspersonen of natuurlijke personen die handelen in de uitoefening van beroep of bedrijf) als hoofdregel alleen toegestaan met voorafgaande toestemming. Dit betekent dat u voor iedere commerciële, charitatieve of ideële e-mail naar bedrijven toestemming dient te hebben.

Op dit toestemmingprincipe zijn drie uitzonderingen. Het toesturen van een e-mail zonder toestemming is toegestaan:

1 - Indien het e-mail adres bestemd en bekend is gemaakt en daarbij zijn gebruikt in overeenstemming met de doeleinden die aan het e-mail adres zijn verbonden. Een e-mail adres van een bedrijf dat in algemene zin op de website is geplaatst, bijvoorbeeld van een contactpersoon, voldoet niet aan deze uitzonderingssituatie, en mag dus niet worden gebruikt voor het toesturen van een e-mail voor commerciële, ideële of charitatieve doeleinden; of

2 - Indien de ontvanger van de e-mail gevestigd is in een land buiten de Europese Economische Ruimte en er voldaan is aan de geldende voorschriften van dat land; of

3 - Indien een bedrijf het e-mail adres heeft verkregen in het kader van de verkoop van zijn product en dienst, mag het e-mail adres worden gebruikt voor eigen, gelijksoortige producten en diensten, mits bij de verkrijging van het e-mail adres aan de klant duidelijk en uitdrukkelijk de gelegenheid is geboden om kosteloos en op gemakkelijke wijze het e-mail adres te blokkeren voor commerciële, ideële of charitatieve doeleinden en er, indien hiervan geen gebruik is gemaakt, in elk bericht de mogelijkheid van verzet wordt aangeboden tegen het gebruik van het e-mail adres voor commerciële, ideële of charitatieve doeleinden. Alleen in de praktijk is in de b-to-b relatie slechts zelden gewezen op de mogelijkheid om te blokkeren, immers dit was voor b-to-b geen wettelijke verplichting. De toepasselijkheid van deze uitzondering en is dan ook zeer beperkt.

E-mail naar bedrijven waar een bestaande relatie mee is
Het toestemmingsvereiste geldt na 1 oktober 2009 ook voor bedrijven waar u nu al een bestaande relatie mee heeft en die u commerciële, charitatieve of ideële e-mail toestuurt. Dus wanneer u geen gebruik kunt maken van de drie uitzonderingen, zult u ook van deze bestaande relaties alsnog de toestemming dienen te verkrijgen voor 1 oktober 2009. Tenzij deze in het verleden al toestemming hebben gegeven.

Toestemming vragen
Tot 1 oktober 2009 kunt u de toestemming nog vragen per e-mail, na 1 oktober 2009 zal een e-mail waarin u toestemming vraagt voor het toesturen van commerciële, charitatieve of ideële doeleinden op zich worden gezien als een e-mail dat alleen mag worden verzonden wanneer u toestemming heeft ontvangen. Na 1 oktober 2009 kunt u de toestemming van bestaande relaties niet meer per e-mail vragen, maar zult u bijvoorbeeld een brief moeten sturen om toestemming te vragen of moeten bellen om de toestemming te krijgen.

Vandaag nog te regelen 
Als u nu emailadressen verzamelt van bedrijven zorg dan dat u meteen de toestemming vraagt. Dat de toestemming wordt gegeven door het bedrijf dient wel duidelijk te zijn voor dat bedrijf, dus het opnemen van een bepaling in uw algemene voorwaarden waarin u diverse onderwerpen vanaf betaling tot garanties regelt, waarin door acceptatie van de uitgebreide algemene voorwaarden de toestemming wordt verkregen, zal geen geldige toestemming opleveren. De meeste zekerheid over de toestemming wordt verkregen door het actief aanvinken van een hokje, of door het zelf laten intypen van het e-mailadres waarbij wordt gemeld dat op het opgegeven e-mailadres commerciële communicatie zal worden toegezonden.

Afmeldlink
Vergeet niet in iedere commerciële, charitatieve of ideele e-mail een afmeldlink op te nemen. Het opnemen van een afmeld link is wettelijk verplicht zowel naar consumenten als naar bedrijven. Immers u kunt beter rechtstreeks een afmelding ontvangen van een ontvanger dan dat uw mail als spam wordt aangemerkt binnen de netwerken van internet service providers en dat uw bedrijf op een black-list terecht komt waardoor u helemaal niet meer kunt e-mailen.