Sinds de overname in 2022 is Bookies Hair Supplies hard gegroeid. De Nederlandse omzet is ongeveer verdubbeld en eind 2024 nam het bedrijf een Belgische branchegenoot over. Inmiddels bedient Bookies zo’n 1.200 klanten in de Benelux. Het bedrijf digitaliseerde zijn magazijnprocessen met de ERP-software en WMS-app van Exact. Het resultaat: veel meer orders verwerken met vrijwel hetzelfde team, minder fouten en een betrouwbaardere voorraad.
Bookies Hair Supplies begon in 2009 met de verkoop aan kapsalons. Inmiddels distribueert het onder meer merken als KEVIN.MURPHY en K18 en levert het naast kapsalons ook aan retailers, e-tailers en rechtstreeks aan consumenten via eigen webshops. ‘We spelen nu zowel B2B als B2C. De kappers blijven wel echt ons DNA. Alles wat we doen, staat uiteindelijk in het teken van de kapper’, vertelt CEO Bastiaan van Lammeren.
Die bredere klantenmix zorgt voor uiteenlopende logistieke stromen: van een consumentenorder met één shampoo tot palletzendingen voor retailers. Bookies verwerkt die vanuit eigen magazijnen in Nederland en België.
Van handmatig naar automatisch
Toen Bookies in 2022 werd overgenomen, werkte het bedrijf al met Exact Online en de WMS-app. Toch waren veel stappen rondom de orderverwerking nog handmatig. Orders werden door de backoffice ingevoerd en vrijgegeven. In het magazijn liepen medewerkers met telefoons langs de locaties en vinkten producten handmatig af. Ook pakbonnen en verzendlabels werden handmatig geprint.
‘Het verschil zit niet alleen in de app van Exact’, vervolgt Van Lammeren. ‘We hebben echt naar het hele proces gekeken, vanaf het moment dat de order binnenkomt tot aan de verzending. De vraag was: hoe kunnen we dat hele proces automatiseren?’
Bookies richtte automatiseringsregels in rondom Exact. Als een order geen blokkade heeft en de producten op voorraad zijn, loopt die automatisch door naar de WMS-app op de scanner in het magazijn. De medewerker scant de locatie en het product. Na afronding wordt de order automatisch afgemeld, het verzendlabel aangemaakt en ontvangt de klant automatisch de bevestiging en factuur. Van Lammeren: ‘Dat was voorheen eigenlijk allemaal handmatig en is nu volledig geautomatiseerd.’
Drie tot vier keer zoveel orders
De efficiëntiewinst is vooral zichtbaar in de capaciteit, stelt de CEO. ‘Voorheen deden we ongeveer vijftig orders per dag. Nu zitten we tussen de 150 en 200 orders per dag, terwijl het team eigenlijk vrijwel even groot is gebleven.’
Daarmee verwerkt Bookies met nagenoeg dezelfde bezetting drie tot vier keer zoveel orders. Ook op de backoffice is het aantal medewerkers ongeveer gelijk gebleven. ‘Ik heb het ooit berekend en gemiddeld hebben we tussen de vijf en zeven minuten per order gewonnen, doordat al die handmatige handelingen eruit zijn gehaald.’
Bij 150 orders per dag komt dat neer op ongeveer 12,5 tot 17,5 uur minder handmatige werkzaamheden per dag. Bovendien is de orderstroom gelijkmatiger geworden. Voorheen was de backoffice ’s ochtends druk met het invoeren van bestellingen, terwijl het magazijn soms stond te wachten. Later werden grote aantallen orders in één keer vrijgegeven. ‘Nu zie je eigenlijk gedurende de hele dag een continue flow van orders die door het systeem heen gaan’, aldus Van Lammeren.
Minder fouten, betrouwbaardere voorraad
Ook het aantal fouten is afgenomen. Vooral in België was het verschil groot: daar werden orders bij de overname nog uitgeprint en met pen en papier gepickt. Van Lammeren: ‘We zien daarin echt een enorme verbetering. Precieze percentages hebben we niet, maar we zien wel dat het aantal klachten vanwege pickfouten en invoerfouten echt naar beneden is gegaan.’
Dat betekent minder herstelwerk voor magazijn, backoffice en sales. Ook de klant merkt het verschil. Volgens Bastiaan van Lammeren is de feedback over leveringen, leverbetrouwbaarheid en snelheid duidelijk verbeterd.
Ook het voorraadbeheer werd gedigitaliseerd. In België werd vroeger standaard handmatig geteld, omdat de voorraad in Exact niet als betrouwbaar werd gezien. Medewerkers liepen met geprinte lijsten door het magazijn en hielden aantallen bij in Excel. Nu tellen ze met scanners. Wijkt het getelde aantal af van de systeemvoorraad, dan volgt automatisch een correctievoorstel. ‘Waar we in het verleden eigenlijk iedere dag minimaal één voorraadcorrectie moesten uitvoeren, is het nu zo dat we per maand hooguit één of twee voorraadcorrecties hoeven te doen.’
Van een week naar twee dagen
Bij inkomende goederen levert de software van Exact ook tijdwinst op. Grote leveringen van bijvoorbeeld KEVIN.MURPHY of K18 kunnen uit tientallen pallets bestaan. Voorheen moesten die producten handmatig worden geteld en ingevoerd. ‘Dat doen de medewerkers nu ook allemaal met de scanner en met de WMS-app’, stelt Van Lammeren. ‘Daardoor gaat het veel sneller. Waar zo’n ontvangst voorheen soms een week bleef staan voordat alles was verwerkt, is dat nu binnen ongeveer twee dagen afgehandeld.’
Doordat goederen direct aan de juiste inkooporder worden gekoppeld en op voorraad worden gezet, sluit de administratie beter aan op de werkelijkheid in het magazijn. Handmatige invoerfouten komen daardoor veel minder voor.
Exact als basis voor verdere groei
Bookies werkt voor de inrichting en automatisering samen met Exact-partner Auxil. De digitalisering was in eerste instantie een investering, maar inmiddels wegen de voordelen daar ruimschoots tegenop, legt Van Lammeren uit: ‘We kunnen met hetzelfde aantal mensen veel meer orders verwerken. De leverbetrouwbaarheid gaat omhoog en er worden veel minder fouten gemaakt. Daardoor zijn ook veel minder mensen bezig met het corrigeren van orders. Het heeft ons uiteindelijk veel meer opgebracht dan het heeft gekost.’
Bookies wil de komende jaren verder groeien in de Benelux, nieuwe merken aansluiten en mogelijk internationaal uitbreiden via overnames. De systemen worden daar nu al op ingericht. ‘Als we zo’n bedrijf overnemen, zou het vervolgens een logische keuze zijn om dat bedrijf eveneens op Exact aan te sluiten.’
Daarmee is Exact voor Bookies de digitale basis onder de operatie geworden. ‘Exact is inmiddels eigenlijk het systeem waar alles op draait. Het is voor ons dus heel belangrijk.’
Over Exact
De innovatieve bedrijfssoftware van Exact helpt jou als ondernemer, accountant of finance professional bij het optimaliseren van bedrijfsprocessen. Van financiële tot operationele processen; voor bedrijven in de handel, productie, bouw, horeca en zakelijke dienstverlening. Bespaar tijd, kosten en neem onderbouwde beslissingen om verder te groeien. Werk met passie voor je vak en hart voor je klanten. Meer informatie: www.exact.nl/handel
Dit artikel is tot stand gekomen in samenwerking met Exact
