Wie de verhalen van Chocolatemakers en Hands Off naast elkaar legt, ziet twee verschillende routes naar hetzelfde doel: betere chocolade maken, met positieve impact op mens en planeet. Het is dan ook niet zo vreemd dat onlangs werd besloten tot een fusie. Met ondersteuning van Exact bouwen ze aan een schaalbare organisatie, waarin duurzaamheid en efficiëntie hand in hand gaan.
Beeld: Zuiver Beeld
Chocolatemakers werd in 2012 opgericht door Rodney Nikkels, met een duidelijke missie: de cacaoketen eerlijker en duurzamer maken. ‘We doen het hele productieproces zelf, vanaf de boon tot de reep. De smaak wordt bepaald door de herkomst van de cacao, en we werken direct samen met boeren om de kwaliteit én hun levensstandaard te verbeteren’, vertelt hij. Zijn achtergrond als tropisch landbouwer vormde de basis. ‘Ik zag in productielanden dat het anders moest. Toen hebben we besloten het zelf te gaan doen.’
Hands Off, opgericht in 2013 door Kitty Smeeten, ontstond vanuit een andere invalshoek. ‘Ik werkte in de levensmiddelenindustrie en wilde iets voor mezelf beginnen, zonder concessies. Chocolade was voor mij een logische keuze.’ Duurzaamheid speelde aanvankelijk op de achtergrond: ‘Rond de coronaperiode hebben we gekeken hoe we nog een stap konden maken qua duurzaamheid. Toen kwamen we erachter, wat toen ook veel mensen in de industrie nog niet wisten, dat melkchocolade twee keer zoveel uitstoot heeft als varkensvlees, per kilo. Toen hebben we de stap gezet naar plantaardige chocolade, zonder in te leveren op smaak.’
De fusie van de twee bedrijven kwam voort uit een gedeelde ambitie. ‘We zagen dat kleinere spelers in de markt onder druk staan’, zegt Nikkels. ‘Door samen te werken, kun je sneller groeien en meer impact maken. Eén en één is drie.’ Die schaal is nodig om verdere stappen te zetten in duurzaamheid. ‘Voor Hands Off was het lastig om de volledige keten te verduurzamen’, legt Smeeten uit. ‘Door samen te werken met Chocolatemakers kunnen we nu overstappen op duurzamere cacao en zelfs toewerken naar een keten die netto CO2 opslaat.’
De fusie betekent ook dat processen, van inkoop tot logistiek, steeds verder worden geïntegreerd. Dat vraagt om een solide digitale basis.
Operationele uitdagingen
De groei bracht namelijk de nodige operationele uitdagingen met zich mee. ‘Toen we zelf gingen produceren, werd administratie ineens heel belangrijk’, zegt Nikkels. ‘Van voorraadbeheer tot productieplanning: alles moet kloppen.’ Daar komen in de foodsector nog extra eisen bij. Traceerbaarheid is essentieel. ‘We kunnen precies herleiden waar elke boon vandaan komt en wanneer die is verwerkt’, legt Nikkels uit. ‘Dat is nodig voor voedselveiligheid, maar ook om onze duurzaamheidsclaims waar te maken.’
Voor Wendy Schuit, financieel verantwoordelijk binnen de organisatie, is dat dagelijkse praktijk. ‘Alle data rondom inkoop, productie en verkoop komt samen in het systeem van Exact. Dat maakt het mogelijk om processen te controleren en bij te sturen.’
Beide bedrijven werkten al met oplossingen van Exact, maar in verschillende vormen. Chocolatemakers gebruikte de productiesoftware Exact Online Productie, terwijl Hands Off werkte met de oplossing voor handelsbedrijven: Exact Online Handel. Door de fusie is gekozen voor één geïntegreerd systeem. ‘De overgang verliep verrassend soepel’, zegt Schuit. ‘De handelsmodule zit al in de productieomgeving. Daardoor konden we Hands Off relatief eenvoudig onder dezelfde licentie brengen.’
Die integratie zorgt ervoor dat de hele keten, van bestelling tot productie en levering, met elkaar verbonden is. ‘Een order komt binnen en het systeem weet wat er geproduceerd moet worden en welke grondstoffen nodig zijn. Zodra het product klaar is, wordt de voorraad automatisch bijgewerkt’, aldus Schuit.
Inzicht
De voordelen zijn volgens de ondernemers duidelijk. ‘Het grootste voordeel is inzicht’, zegt Schuit. ‘We zien precies waar kosten zitten, hoe marges zich ontwikkelen en welke producten goed presteren.’ Daarnaast levert automatisering tijdswinst op en vermindert het de kans op fouten. ‘Veel processen lopen automatisch door, van inkoop tot facturatie. Dat geeft rust en zorgt ervoor dat medewerkers zich kunnen richten op andere taken.’
Ook op strategisch niveau speelt data een belangrijke rol. ‘Als sales een actie wil doen, kunnen we direct zien wat de impact is op productie en voorraad’, aldus Schuit. ‘Dat helpt bij betere besluitvorming.’ Nikkels benadrukt dat het systeem verder gaat dan alleen finance. ‘Het is geen puur financieel pakket. Het brengt productie, inkoop en sales samen. Finance is eigenlijk de uitkomst van alles wat daarvoor gebeurt.’
Schaalbaarheid is essentieel, zéker voor een organisatie die tegen 2030 wil groeien naar een omzet van 20 miljoen euro. ‘We hebben bewust gekozen voor een systeem dat met ons kan meegroeien’, zegt Nikkels. ‘We willen de komende vijf tot tien jaar vooruit kunnen.’ Daarbij speelt ook de flexibiliteit van het systeem een rol. ‘We gebruiken nog lang niet alle mogelijkheden’, zegt Schuit. ‘Met ondersteuning van consultants kijken we continu hoe we processen slimmer kunnen inrichten.’
Verder groeien met exact
Naast operationele uitdagingen ligt de grootste opgave volgens Smeeten aan de commerciële kant. ‘Bekendheid is voor ons de belangrijkste uitdaging. We moeten ervoor zorgen dat meer consumenten onze producten proberen. We hebben een sterk verhaal, maar uiteindelijk moet de chocolade gewoon heel lekker zijn.’
Nikkels vervolgt: ‘Onze missie komt echt oprecht voort uit de band die er is en hoe het ooit is gestart. Wat ik daar ook mooi aan vind: we willen groeien. Waarom willen we groeien? Hoe groter je bent, hoe meer impact je kunt maken. Dat betekent ook dat de kern, wat we willen bereiken voor product, mensen en planeet, gehandhaafd blijft. Daar gaan we niet op afdingen. En met de hulp van Exact hoeft dat ook niet.’
Over Exact
Exact ontwikkelt innovatieve bedrijfssoftware voor ondernemers, accountants en finance professionals. De producten, voorzien van geavanceerde technologieën zoals AI, automatiseren bedrijfsprocessen: denk aan financiële en operationele processen voor bedrijven in de handel, productie, bouw, horeca en zakelijke dienstverlening. Dat levert tijdwinst en inzicht op. Zo kunnen klanten efficiënt werken, onderbouwde beslissingen nemen en verder groeien.
Benieuwd naar de software van Exact voor handels- en productiebedrijven?
Kijk dan hier
