7 vragen om te stellen voordat u software/diensten aanschaft

Het aanbod van software, boekhoudprogramma’s, productreviewsystemen, live chat-oplossingen, e-mailmarketingproviders en andere retail- en marketinggerelateerde diensten is groot. Bovendien claimen ze allemaal dat ze uw bedrijfsvoering en verkoop kunnen bevorderen.

Hoe maakt u nu de keuze voor de dienstverlener die het beste bij uw organisatie past en uw business inderdaad naar een hoger plan kan tillen? Hoewel elk bedrijf zijn eigen criteria hanteert bij het kiezen voor een bepaalde software of dienstverlener, zijn er een aantal fundamentele vragen die voor iedereen handig zijn om, vóórdat u een koopbeslissing neemt, te stellen. Op Practicalecommerce.com heeft Armando Roggio deze vragen opgesteld. Ze staan hieronder uitgewerkt:

1. Levert het meer geld op?
Er zijn veel geweldige, nieuwe softwareoplossingen en diensten beschikbaar, maar als u ergens in investeert, wilt u natuurlijk ook dat het uiteindelijk rendement oplevert. Als webwinkelier kijkt u met name naar mogelijkheden om conversies en verkoop te verbeteren, maar ook diensten die de kosten terugbrengen om überhaupt zaken te kunnen doen, kunnen u meer geld opleveren.
Een simpel voorbeeld: veel webwinkeliers betalen maandelijks hostingkosten die, voor een deel, gebaseerd kunnen zijn op de hoeveelheid geheugen en opslagruimte die het bedrijf krijgt toegewezen op de server. Maar het kan zijn dat u meer opslagruimte heeft dan nodig; u kunt dan dus met minder ruimte af waardoor de prijs voor hosting om laag gaat en u op de langere termijn aardig wat geld kunt besparen.

2. Is het ‘Best of Breed’ of ‘Fully Integrated’?
Best of breed-software en -diensten concentreren zich doorgaans op één taak, met als doel om die ene taak heel goed uit te voeren. Fully integrated-software en -diensten streven ernaar om een pakket van tools aan te bieden waardoor de gebruiker van het pakket in één oplossing alles vindt wat hij nodig heeft. AdSerts, bijvoorbeeld, is een designbureau uit Amerika en is gespecialiseerd in het produceren van retail sales circulars. Het bedrijf is dus niet breed georiënteerd, maar wat het doet, doet het goed. Dit is een ‘Best of Breed-aanpak’. NetSuite daarentegen biedt een geïntegreerde webbusiness-softwaresuite. Het kan een bedrijf voorzien van een e-commerce oplossing, backofficesoftware en een enterprise resource planning (ERP)-systeem. Dit is een voorbeeld van een ‘Fully Integrated-aanpak’.
Denk bij het selecteren van software of een service provider na over welke aanpak zij gebruiken om een probleem op te lossen of de verkoop te stuwen en vraag of die aanpak ook het meest geschikt is voor uw situatie.

3. Hoe zal de interactie zijn met uw huidige systemen?
Het is mogelijk om het beste betaalsysteem in de wereld te hebben en de beste webwinkelsoftware van de wereld en dat het dan alsnog niet goed lukt om deze systemen met elkaar te laten werken. Veel retailbedrijven zijn brick-on-brick gebouwd, dat wil zeggen: er is een nieuw systeem toegevoegd aan of geïntegreerd met bestaande oplossingen. Zorg dat een nieuw systeem kan worden geïntegreerd met uw huidige systemen en dat ze ook met elkaar ‘overweg kunnen’ voordat u een contract afsluit voor een nieuwe oplossing.

4. Hoe moet u betalen?
Dienstverleners passen verschillende betalingsmodellen toe, variërend van betalen per gebruik, maandelijkse/jaarlijkse tarieven of eenmalige betalingen.
Goed inzicht in de betalingsmogelijkheden voor software en diensten helpt u bij het bepalen van de impact ervan op uw cashflow en uw zakelijke succes.

5. Zit er garantie op?
Op software zit, verrassend genoeg, niet altijd garantie. En soms kun je gewoon pech hebben. Voorbeeld: een bedrijf verkoopt prijsbepalingssoftware. Deze oplossing monitort concurrerende prijsstellingen en zorgt dat u altijd de laagste prijs biedt, binnen bepaalde parameters. Maar als de software niet werkt voor uw onderneming, kan het bedrijf beweren dat dat door uzelf komt doordat u geen juiste productinformatie afgeeft, uw concurrenten niet goed in kaart heeft gebracht of iets dergelijks en dat u daarom uw geld niet terugkrijgt. Zorg dus dat u goed op de hoogte bent van wat wel garantie heeft en wat niet zodat u niet voor verrassingen komt te staan.

6. Wat gebeurt er als het systeem buiten dienst raakt?
Deze vraag is gerelateerd aan vraag 5, want zelfs als een leverancier bereid is om garantie te geven op bepaalde software of diensten is het ook belangrijk om vooraf te weten hoe die leverancier reageert als het systeem buiten dienst raakt en uw site daardoor bijvoorbeeld niet bereikbaar is en/of u geen bestellingen kunt verwerken. Het Amerikaanse hostingbedrijf Firehost biedt bijvoorbeeld 24 uur per dag, zeven dagen per week ondersteuning. Als uw website op zwart gaat op een zaterdag, dan is er namens het bedrijf iemand beschikbaar en bereid om u te helpen om de site zo snel mogelijk weer up & running te krijgen. Als webwinkelier is een dergelijke regeling essentieel, zorg dus dat u weet hoe uw leverancier reageert bij dergelijke noodsituaties.

7. Hoe zit het qua updates?
Software wordt vaak geüpdate. Wellicht is er een security patch of een nieuwe feature die moet worden toegevoegd. Zit dit allemaal in uw contract of kunt u nog additionele kosten verwachten? En hoewel een dergelijke update eenvoudig klinkt, kan het grote gevolgen hebben voor het systeem en dus voor uw business. Zorg dus dat u op de hoogte bent van mogelijke updates en upgrades en wat de precieze gevolgen ervan zijn.

Bron: Practicalecommerce.com