Alles over de nieuwe Google Analytics-functie Organisaties

Sinds enkele weken is er een nieuw niveau toegevoegd aan de accounthiërarchie van Google Analytics. Boven de bekende Accounts, Properties en Weergaven is er nu de Organisatie. Wat is het, wat kun je ermee en waarom is het nodig voor de nieuwe AVG?

Nieuwe laag hiërarchie

Zoals je weet gebruik je een account om meerdere properties te beheren. Een property kan een website of een app zijn waar je een trackingcode in plaatst om data te verzamelen. Per property kan je vervolgens meerdere weergaven maken om de data zichtbaar te maken. Denk aan een gefilterde weergave, ruwe data of bijvoorbeeld alleen de data voor een specifiek land.

Een organisatie kan je vervolgens gebruiken om meerdere accounts te beheren. Daarnaast kan je dit voor Google Analytics doen, maar ook voor bijvoorbeeld Google Tag Manager. Andere producten uit de Google Analytics Suite kunnen ook gekoppeld worden, maar zijn nog niet volledig te beheren vanuit de organisatie.

Een Organisatie instellen

Om een Organisatie aan te maken, volg je de volgende stappen:

1. Klik in Google Analytics op de accountnaam links bovenin de hoek

2. Er opent dan een dialoog waarin je accounts, organisaties, property’s en weergaven kunt selecteren. Om een organisatie aan te maken klik je op de zes blokjes naast de tekst “Google Analytics Suite”.

3. Je komt nu in Google Analytics Suite Home. Dit kan verwarrend zijn wanneer je dacht dat je alleen gratis Google Analytics had en verder niets. Verrassing: bij je gratis Google Analytics heb je ook toegang tot de andere gratis versies van Google producten in de Analytics Suite. Hier kan je jouw Organisatie zien, maar ook een nieuwe aanmaken. Klik daarvoor op de link “NIEUWE ORGANISATIE”.

4. Vul op het volgende scherm de naam voor jouw Organisatie in (1)

5. Voordat je op “CREATE” (3) klikt kan je accounts linken aan je organisatie (2). Dit zijn de Google producten waar jouw login toegang toe heeft. Dit zijn Analytics accounts, maar ook Tag Manager, Optimize of Data Studio accounts.

6. Na het klikken op “CREATE” (3) is je Organisatie aangemaakt. Waarschijnlijk zie je het nog niet direct op de pagina terugkomen. Hiervoor kan je de pagina het beste even afsluiten en opnieuw openen. Door op je Organisatie te klikken, word je naar het overzicht van jouw Organisatie gebracht.

 

Wat kan je met een Organisatie?

Nu je een Organisatie hebt aangemaakt wil je natuurlijk weten wat je er mee kunt en waarom het voor de AVG van belang is. Wanneer je de pagina van jouw Organisatie opent, krijg je een overzicht van jouw producten en links naar instellingen van jouw Organisatie en jouw producten. Klik hier een keer rond om te zien wat het allemaal doet en wat je hiermee kunt.

Organisatie-instellingen

De meeste instellingen leggen zichzelf uit, maar de Organisatie-instellingen wil ik nog even uitlichten. Wanneer je op deze link klikt, kom je in het overzicht met de belangrijkste instellingen voor jouw organisatie en deze instellingen kunnen je leven een stuk eenvoudiger maken wanneer jij je druk maakt over de gezondheid van jouw Organisatie.

Wat je op deze pagina ziet, is welke ID jouw Organisatie heeft, maar ook een link naar de wijzigingsgeschiedenis van de instellingen van jouw Organisatie. Wie er wanneer wat aangepast heeft, is zo terug te vinden.

Gebruikersbeheer

Het gebruikersbeheer is de uitkomst voor iedereen die wil weten wie er nu eigenlijk precies toegang heeft tot de producten die je aan je Organisatie hebt gelinkt. Misschien heb je in het verleden een keer een developer of marketingpartij, oud-medewerker of een kennis toegang gegeven en ben je die vergeten in te trekken? Hier zie je wie er toegang heeft voor welk product en wie die toegang nog gebruikt. Ook kan je hier gemakkelijk de ingang intrekken.

Onder de Organisatiebeheerders vind je een overzicht van de personen die jouw Organisatie beheren. Ook deze lijst is belangrijk om bij te houden.

Heb je verschillende gebruikers binnen je Organisatie en meerdere Accounts (of websites en apps) en wil je dat iemand wel toegang heeft tot het ene account, maar niet tot het andere account? Dan regel je dit vrij eenvoudig via de Gebruikersgroepen.

Gebruikersbeleid

Via Gebruikersbeleid geef je aan wie er toegang mag hebben tot jouw Organisatie. Wanneer iemand een nieuwe gebruiker toegang wil geven, kan je hier instellen of die aan bepaalde voorwaarden moeten voldoen. Zo kan je afdwingen dat alleen mensen met een e-mailadres van jouw bedrijf toegang mogen hebben of specifieke gebruikers uitsluiten.

Amendement gegevensverwerking (AVG!)

Voor de AVG is de optie “Amendement gegevensverwerking – Details” nog belangrijk.

Binnen deze optie kan je aangeven wat je Juridische Entiteit van jouw bedrijf is en welke contactpersonen er zijn voor jouw organisatie. Hierbij heb je een aantal verschillende rollen: “Primaire contactpersoon”

·         “Functionaris voor gegevensbescherming”

·         “EER-vertegenwoordiger”

Elk bedrijf moet voor de AVG dergelijke personen hebben. Wanneer deze instellingen zijn ingevoerd, kan er vanuit de producten (Google Analytics, Google Tag Manager, etc) op de link voor het accepteren van de DPA worden geklikt en deze DPA (verwerkingsovereenkomst) worden geaccepteerd. Dit is verplicht om aan de AVG te kunnen voldoen.