Bent u klaar voor SEPA?

Het huidige Nederlandse bankrekeningnummer vervalt binnenkort en wordt vervangen voor een langer, internationaal rekeningnummer. Dat vergt allerlei technische en administratieve aanpassingen voor webwinkeliers. Wie niets doet, loopt het risico dat het betaalproces straks vastloopt.
 
Tekst: Miriam Bauwer
 
Er komt binnenkort één Europese betaalmarkt, de zogenoemde Sepa (Single Euro Payments Area). Hieraan nemen alle landen binnen de Europese Unie deel, aangevuld met Noorwegen, IJsland, Liechtenstein, Zwitserland en Monaco. De belangrijkste verandering is dat je overboekingen en girale betalingen - ook binnen Nederland - vanaf februari 2014 alleen kunt doen met het internationale rekeningnummer (IBAN: International Bank Account Number). Met name bedrijven die binnen Europa grensoverschrijdend zakendoen hebben voordeel bij de Sepa-invoering. Internationaal overboeken, incasseren en betalen binnen Europa kost namelijk evenveel en gaat straks net zo gemakkelijk als binnen de nationale grenzen.

Betaalproces
De nationale en Europese betaalmarkt bestaan nu nog naast elkaar, maar per februari 2014 verdwijnt het Nederlandse rekeningnummer. Voor webwinkels betekent de overgang naar één Europese betaalmarkt de nodige technische en administratieve aanpassingen die samenhangen met het betaalproces. Wat gebeurt er vanaf het moment dat een klant een product bij u bestelt en betaalt? De betaling verloopt dan bijvoorbeeld met iDeal of via een overschrijving. De betaling wordt in uw administratie verwerkt, waarna de levering plaatsvindt. Als de klant het product retourneert, krijgt hij het geld terug op zijn rekening. Belangrijk voor u is dat alle achterliggende software het internationale rekeningnummer herkennen, anders gaat er ergens in dit proces iets mis. Dat gaat niet vanzelf doordat de IBAN langer is dan het huidige rekeningnummer en uit zowel cijfers als letters bestaat (zie kader ‘IBAN’). U moet daarom de software aanpassen. De betaalomgeving van iDeal wordt al eerder aangepast op IBAN. De deelnemende banken gaan tot 1 februari 2013 gefaseerd over op IBAN. Als u iDeal-betalingen wilt blijven ontvangen, dan moet u ervoor zorgen dat uw achterliggende software uiterlijk op 1 augustus 2013 is vernieuwd. U kunt de software ook nu al (laten) vernieuwen. Als u de betaalprocessen heeft uitbesteed aan een payment service provider (psp), neemt deze een groot deel van de softwareaanpassingen voor zijn rekening. Informeer hiernaar, zodat u ook weet wat u zelf nog moet doen. Regelt u de betaalprocessen zelf, dan kunt u voor vragen contact opnemen met uw softwareleverancier of bank.

Betaalmiddelen
De Nederlandse betaalmiddelen, zoals de Nederlandse overboeking en de Nederlandse incasso, worden straks ingeruild voor de Europese versie. Het is daarom voor u als webwinkelier een goed moment om (opnieuw) na te denken over de betaalmiddelen die u op uw site wilt aanbieden. Wat verandert er? De Europese overboeking lijkt sterk op de Nederlandse variant. Het verschil zit met name in het langere rekeningnummer. Dat geldt ook voor girale betalingen. Voor creditcards en de creditcardomgeving verandert er zelfs niets. Dit is een wereldwijde betaalwijze en staat los van Sepa. Incasso’s ondergaan de grootste metamorfose.

Incasso’s
De Europese standaard incasso wijkt sterk af van de Nederlandse incasso. Zo wordt een incasso-opdracht die je bij de bank aanlevert pas na twee tot vijf dagen uitgevoerd, moet je een debiteur (tenzij anders overeengekomen, bijvoorbeeld in de algemene voorwaarden) veertien dagen voordat de incasso plaatsvindt hierover informeren (prenotificatie) en heeft de debiteur de mogelijkheid om een incasso tegen te houden (te blokkeren). De standaard incasso wordt gebruikt voor betalingen van particulieren, maar bedrijven kunnen de incasso ook onderling gebruiken. Voor de bestaande standaard incasso’s is geen nieuwe machtiging nodig. Een debiteur kan nu al bij een doorlopende standaard incasso tot 56 dagen nadat het incasso plaatsvond zonder opgave van reden het geld laten terugstorten (storneren). Dat geldt straks ook voor eenmalige incasso’s.
Al met al lijkt de Europese eenmalige standaard incasso - door de langere aanlevertijd bij banken, de prenotificatie en de storneringsmogelijkheid van debiteuren - geen geschikt betaalmiddel voor webwinkels. U loopt bij snelle levering het risico dat u het geld niet ontvangt. Een ander heikel punt is dat een machtiging alleen rechtsgeldig is als die schriftelijk is afgegeven. Een ‘internetvinkje’ is onvoldoende. Is er geen schriftelijke machtiging afgegeven, dan heeft de klant de mogelijkheid om tot dertien maanden geld te laten terugboeken.
De zakelijke incasso is de nieuwe variant van de huidige bedrijvenincasso. Deze incasso kan alleen worden gebruikt voor incassobetalingen tussen bedrijven. Het grote verschil is dat er geen terugboekrecht is. Dat is bij de huidige bedrijvenincasso vijf werkdagen. Dit verschil zorgt ervoor dat er ook voor bestaande incasso’s opnieuw een machtiging moet worden afgegeven.

• een landcode (NL voor Nederland)
• een controlegetal (twee cijfers)
• een code van de bank (in Nederland vier letters, zoals RABO en INGB) 
• één of meerdere nullen
• het huidige (‘oude’) bankrekeningnummer 

• Pas uw bedrijfsadministratie, debiteurenbeheer en software aan.  
• Het bestandsformaat van bij de bank aangeleverde bulktransacties wijzigt in XML ISO 20022 XML. Zorg voor aanpassing van dit formaat.
• Geef uw IBAN tijdig door aan uw relaties: medewerkers, leveranciers en klanten.
• Vermeld IBAN op uw website, salarisstroken, facturen en briefpapier.
• Verzamel IBAN van medewerkers, leveranciers, klanten en andere relaties en verwerk deze in uw administratie.
• Maakt u gebruik van incasso? Pas dan de administratie en het beheer van uw machtigingen aan. Kijk bovendien goed naar uw bedrijfsprocessen in verband met veranderde aanlevertijden van incasso’s.
• Bepaal een datum waarop uw bedrijf definitief overstapt op IBAN.

Dit artikel verscheen eerder in Twinkle 1-2013.