Keizer Karel Nijmegen trendsetter in e-ticketing

Culturele e-commerce

Stadsschouwburg Nijmegen beleefde vorig jaar een Nederlandse primeur. Bij binnenkomst scant men namelijk de barcode van een -e-ticket, die bezoekers thuis -moeten uitprinten. 'De nostalgie van het afscheuren van toegangskaartjes verdwijnt uit het theater', vertelt Eric Tonn van de Keizer Karel Podia. Tijd voor een tussenbalans.

Tekst Paul Verstappen

'Van onze losse kaartverkoop zetten we inmiddels 50 procent om via internet', zegt Eric Tonn, manager operationele zaken van de Keizer Karel Podia in Nijmegen, waarvan Stadsschouwburg Nijmegen deel uitmaakt - Nijmegen heeft twee cultuurtempels: de Stadsschouwburg Nijmegen (900 plaatsen) en De Vereeniging (1.450 plaatsen).

Tonn vertelt: 'Er ontstond echter een probleem: de volgende dag moesten we de kaartjes printen, in een enveloppe stoppen en verzenden. Dat moest dus ook efficiënter kunnen.' Dat lukte. Nijmeegse cultuurliefhebbers ontvangen nu een e-ticket met een persoonsgebonden barcode in hun mailbox. 'De prille ideeën ontstonden in oktober 2005', blikt Tonn terug. 'Bij de première van de musical "Fame" op donderdag 9 maart 2006 was het zover.' Voor het eerst werden de kaartjes van 900 bezoekers gescand. 'We controleren vervolgens met een Wifi-verbinding of de betreffende gast daadwerkelijk kan worden toegelaten.'

Vanzelfsprekend

De Nijmeegse theaterbezoekers vinden een e-ticket prima, maar voor volledige selfservice is het nog te vroeg. 'De meesten vinden het vanzelfsprekend. Bij de supermarkt scannen ze immers ook alle boodschappen', zegt Tonn. 'Maar bezoekers zelf laten scannen en via toegangspoortjes naar binnen loodsen: daarvoor is het nog te vroeg. We laten het over aan onze gastheren en gastvrouwen.'

De traditionele verkoopkanalen blijven overigens gewoon bestaan. 'Gasten die geen internet willen gebruiken of speciale wensen hebben, kunnen de kaartjes telefonisch bestellen. Of ze kunnen hiervoor terecht aan het loket. We verwachten uiteindelijk 70 procent van de tickets online te verkopen.'

Verrassingen

Je kunt alles nog zo goed plannen, toch moet je altijd op verrassingen rekenen, vertelt Tonn: 'Soms ontbrak op een uitgeprint kaartje een minuscuul lijntje, waardoor de barcode onleesbaar was. Ook sprongen scanners plotseling offline. Een minuutje lijkt dan erg lang te duren, zeker met een lange rij wachtende theaterbezoekers voor je neus.' Persoonsgebonden informatie over de zaalplaatsen bleek veel te uitgebreid te zijn. 'De grote hoeveelheid aan persoonsgegevens viel niet allemaal af te lezen in het kleine venster van de scanner. Dat probleem is opgelost door het lettertype aan te passen.'

Het Wifi-netwerk werkt snel en veilig. 'Wij verkopen plaatsen per stoel. Wanneer iemand binnen is, wordt het kaartje meteen geblokkeerd. Fraude komt altijd aan het licht, want de scanner is onverbiddelijk.' Andere bijkomende voordelen: 'Je kunt meer aandacht besteden aan de ontvangst van de gasten. Daarnaast werken we aan nieuwe software waarmee je kunt vaststellen hoeveel bezoekers nog moeten komen.'

'Fraude komt altijd aan het licht, want de -scanner is onverbiddelijk'

Beleving

De geautomatiseerde kaartverkoop biedt kansen om extra omzet te halen uit de klantenkring. Tonn geeft enkele voorbeelden. 'We beschikten over 9.700 e-mailadressen van mensen die niet ons nieuwe programmaboekje ontvingen. Die mensen stuurden we allemaal een berichtje. Dat zorgde voor gigantische toename van de online-verkoop. Het responspercentage bedroeg 40 procent. Dat is erg hoog.'

Ook wanneer de voorverkoop van een voorstelling maar niet op gang komt, kan Tonn ingrijpen. 'Dan bekijken we wie wél kaartjes heeft gekocht en wat bij deze groep de tien bestbezochte voorstellingen zijn. Alle bezoekers uit deze top tien krijgen dan een aparte mailing.'

'Theater is beleving', stelt Tonn. 'Waarom moet dat na twee keer driekwartier afgelopen zijn? We willen meer voor- en napret bieden. Er wordt achtergrondinformatie over voorstellingen gegeven. Wat is bijvoorbeeld de filosofie van choreograaf Hans van Manen? Zijn verhaal kun je zien in een videoboodschap. De volgende stap is dat je uitverkochte voorstellingen van je favoriete cabaretier kunt bekijken via videostreaming.'

Extra service

Theaterkaartjes koop je vaak lang van tevoren. Ook hier kan e-commerce nuttig zijn. 'We sturen herinneringen, de laatste via een sms'je.' De inhoud en toonzetting van deze berichten mag de bezoeker echter niet irriteren. 'We willen extra service verlenen. Denk aan actuele recensies van de voorstelling. Vooral cabaretpubliek komt altijd erg laat. Deze gasten kunnen we op de hoogte stellen van actuele verkeerswerkzaamheden. Tijdens koopavonden zijn de parkeerplaatsen vol. Vooral bezoekers die ver reizen voor speciale voorstellingen, houden daar vaak geen rekening mee.' Maar natuurlijk wil Tonn ook gewoon extra inkomsten binnenhalen.' Wanneer ik bezoekers een tafel in ons restaurant kan laten reserveren, zal ik het niet nalaten.'

Het project

Om het e-ticketing resultaat bij de Keizer Karel Podia te bereiken, formeerde Eric Tonn, manager -operationele zaken, een klein projectteam. 'In het beginstadium zijn de wensen en verantwoordelijkheden duidelijk op een rijtje gezet.' Drie gespecialiseerde partners waren hierbij betrokken: 2Question verzorgde de websales en e-tickets. CSS Solutions stond garant voor het ticketsysteem Aura, waarin de bezoekersregistratie van voorstellingen plaatsvindt. Softwareontwikkelaar ADC was verantwoordelijk voor de -communicatie, de barcodes en de scanapparatuur.

Clicks:

• www.keizerkarelpodia.nl

 Dit artikel verscheen eerder Twinkle 4- 2007