Met een duurzaam brandend product en een even gestroomlijnde bedrijfsvoering is Tenderflame klaar voor de volgende groeifase. De producent van veilige designhaarden en sfeerverlichting vond in de handelssoftware van Exact de duurzame ruggengraat onder al zijn processen.
Beeld: Zuiver Beeld
Tenderflame maakt vuur uit een vloeistof die van zichzelf niet kan branden. Het resultaat: een geur- en rookvrije vlam die tot honderd keer schoner brandt dan een gewoon theelichtje. Het van oorsprong Noorse merk, dat wordt geleid door Martijn Wesselink en zijn broer, timmert hard aan de weg. Hun missie: sfeer en warmte brengen zonder de nadelen van roet, rook en uitstoot.
Duurzame vlam, duurzame processen
Tenderflame groeide snel sinds de broers het merk in 2023 overnamen, en maakt zich nu klaar voor de volgende groeifase. Naast een duurzame productoplossing wilden ze ook een “duurzame” backoffice: schaalbaar, foutloos en toekomstbestendig.
‘We komen uit de barbecuewereld en hadden een bedrijf genaamd 200 Fahrenheit, bekend van de merken The Bastard en Grill Guru,’ zegt Wesselink. ‘Daar groeiden we van een klein kantoor naar tachtig medewerkers en een miljoenenomzet. We wisten dus hoe belangrijk goede processen zijn. Toen we met Tenderflame begonnen, wilden we het meteen goed doen. Niet telkens meer mensen aannemen als we groeien, maar processen slim automatiseren.’
Het bedrijf besloot zijn processen te automatiseren met Exact Online Handel en koos daarbij voor de Premium editie van de handelssoftware. ‘Deze Premium editie geeft ons nog meer vrijheid’, stelt Wesselink. ‘We kunnen eigen velden toevoegen, koppelen met BI-tools en alles centraal beheren: van webshop tot magazijn en van order tot factuur. Het is echt de ruggengraat van ons bedrijf.’
Eén systeem voor alles
‘Iedereen die ons product ziet, vindt het geweldig,’ vertelt Wesselink. ‘De uitdaging is vooral: hoe laat je het aan iedereen zíen? Daarvoor moet je merk, distributie en interne processen op orde hebben. En daarin speelt Exact een cruciale rol.’
In de afgelopen anderhalf jaar zette Tenderflame grote stappen richting een volledig geïntegreerde bedrijfsvoering. Het ERP-systeem vormt nu het hart van alle processen. ‘We gebruiken Exact als compleet ERP-pakket’, aldus Wesselink. ‘Alles loopt erdoorheen: verkooporders, voorraadbeheer, inkoop, logistiek, webshop en zelfs onze PIM-module. Orders worden automatisch doorgestuurd naar het externe magazijn, dat weer terugkoppelt zodra iets is uitgeleverd. Handmatige invoer is nauwelijks meer nodig.’
Dankzij de open structuur is het pakket eenvoudig te koppelen met externe tools. ‘We hebben bijvoorbeeld een koppeling met onze webshop die automatisch betalingen aflettert. Vroeger moesten we dat handmatig doen, dat kostte uren. Nu is het snel opgelost. Ook de communicatie met het magazijn verloopt volledig digitaal. Als er iets wordt geleverd of retour komt, staat het meteen in Exact Online.’
Eén waarheid
Een belangrijk voordeel van het centrale ERP-systeem is dat iedereen met dezelfde data werkt. ‘Vroeger hadden we losse lijstjes, Excel-bestanden en mailtjes,’ zegt Martijn. ‘Nu is er één waarheid. Iedereen ziet dezelfde cijfers, voorraden en order statussen. Dat geeft rust en overzicht.’
Ook de samenwerking met externe partners verloopt daardoor soepeler. ‘Ons magazijn ziet real-time welke producten besteld zijn, de webshop is gekoppeld, en onze customer-service-tool communiceert automatisch met Exact. Als er een glas of lontje moet worden na geleverd, gaat dat via het systeem. Niemand hoeft meer doosjes te lopen vullen of mailtjes over te typen.’
Minder administratie, meer klantcontact
De grootste winst zit volgens Martijn op de werkvloer. ‘Waar vroeger iemand een hele dag bezig was met het invoeren van orders, gaat dat nu volledig automatisch. Daardoor hebben medewerkers tijd over voor wat echt belangrijk is: klantcontact en verkoop.’ Hij geeft een praktisch voorbeeld: ‘Stel dat een klant een haard bestelt maar geen brandstof meeneemt. Vroeger was niemand daar alert op, want iedereen zat tot over zijn oren in administratie. Nu ziet iemand de order voorbijkomen, stuurt een vriendelijk berichtje en helpt de klant verder. Dat is niet alleen beter voor de klant, maar ook veel leuker werk voor onze mensen.’
Gebruiksgemak
Wat Wesselink vooral waardeert aan Exact, is de gebruiksvriendelijkheid. ‘Het werkt intuïtief. Medewerkers hoeven geen lange trainingen te volgen. Als iemand wil leren hoe het systeem werkt, kan dat online in een paar uur. Dat maakt het toegankelijk, ook voor kleine bedrijven.’ Hij heeft inmiddels ervaring met meerdere ERP-systemen, maar vindt Exact het prettigst. ‘Geen enkel systeem is perfect, maar dit is het meest logische en overzichtelijke dat ik heb gebruikt. Het doet wat het moet doen en koppelt moeiteloos met alles wat we nodig hebben.’
Soepele implementatie
De implementatie van het systeem verliep opvallend soepel. Tenderflame werkte samen met Moni, een gecertificeerde Exact-partner die de inrichting begeleidde. ‘Ik had geen mensen in huis om dat allemaal zelf te doen,’ zegt Wesselink. ‘Maar Moni kon het snel en efficiënt neerzetten. De kosten vielen reuze mee, en binnen korte tijd draaide het systeem. Daarna zijn we stap voor stap verder gaan koppelen met andere tools.’
Omdat Exact Online grotendeels standaardsoftware is, kon de implementatie zonder complexe maatwerktrajecten. Wesselink: ‘Dat is precies wat we wilden. Een robuuste basis die we zelf kunnen uitbreiden. Je koopt een pakket dat direct werkt.’
Een fundament voor groei
Tenderflame staat nog maar aan het begin van zijn groeitraject. In Nederland en Duitsland wordt gewerkt aan verdere merkopbouw, terwijl distributeurs in andere landen het merk uitrollen. Het bedrijf verkoopt via interieurwinkels, tuincentra en online. ‘We zijn nog niet waar we willen zijn, maar we zetten elke maand stappen,’ zegt Martijn. ‘Exact helpt ons daarbij. Het systeem schaalt makkelijk mee.
Waar we bij ons vorige bedrijf steeds nieuwe mensen nodig hadden om de groei bij te benen, kunnen we nu veel langer doorgroeien met hetzelfde team.’
Wesselink vat het tot slot eenvoudig samen: ‘Met Exact werken we sneller, schoner en slimmer. Het systeem maakt het leven van onze mensen makkelijker en geeft ons een stevig fundament voor groei. Voor ons is dat de perfecte combinatie van technologie en duurzaamheid: een product dat schoon brandt, en een bedrijfsvoering die net zo efficiënt werkt.’
www.exact.nl/handel
www.tenderflame.com
Dit artikel is tot stand gekomen in samenwerking met Exact
