Blijf responsive met elektronische handtekeningen

De wereld is in een paar maanden snel veranderd en er is weinig wat je kunt doen als organisatie om je hierop voor te bereiden. Het probleem van crisistijden is dat weinig mensen het zien aankomen en dat grote veranderingen op korte termijn moeten worden uitgevoerd. Het is daarom belangrijk dat je je als bedrijf snel aanpast en software gebruikt die hierin meegaat.

Tekst: Marijn Quartel

Elektronische handtekeningen kunnen jou hiermee helpen. Deze handtekeningen worden via de mail verzonden, opgeslagen in de cloud en hebben dezelfde rechten als de handtekeningen onder contracten zoals je ze gewend bent.

Hoe werkt dat in Nederland?

Ook Nederland heeft maatregelen getroffen tegen de verspreiding van corona. Typerend aan deze maatregelen zijn dat ze allemaal snel van kracht gaan en een grote impact hebben op de maatschappij. Een groot deel van de werknemers in Nederland werkt momenteel vanuit huis. Dit is voor veel bedrijven een flinke switch geweest. Jouw hele legal- en/of HR-afdeling werkt nu tenslotte vanuit huis. Maar ook als je contractuele zaken zelf regelt is het nu moeilijker om contracten te versturen. Je hebt deze contracten nodig voor bijvoorbeeld de leveranciers voor jouw webwinkel. Of misschien is dit het perfecte moment om de krachten te bundelen met een andere webshop of je wilt jouw distributie overeenkomst aanpassen. Dit zijn allemaal zaken waarbij elektronische contracten een uitkomst bieden. Ze zorgen ervoor dat jij de zaken zo goed mogelijk draaiende kan houden, terwijl jij je aan de huidige coronamaatregelen houdt. Meetings met jouw partners, leveranciers en klanten zijn makkelijk te organiseren dankzij Zoom, Google hangouts en andere partijen. Hier kan je bespreken en overleggen wat er in de contracten moet komen te staan. De combinatie van video meetings en elektronische handtekeningen maakt jouw organisatie enorm flexibel en responsive in tijden van crisis. Maar let op, je moet er altijd voor zorgen dat jouw contracten legaal en bindend zijn. Een ingescande krabbel op een contract via de mail is niet altijd voldoende om als rechtsgeldig gezien te worden. Via een provider van elektronische handtekeningen ben jij verzekerd van het feit dat jouw contracten rechtsgeldig zijn.

Elektronische contracten in actie

In Engeland is tijdens de coronacrisis het besluit genomen om alle winkels - buiten supermarkten en andere key places - tijdelijk te sluiten om ervoor te zorgen dat de werknemers thuis blijven. Deze werknemers zijn in ‘furlough’, wat grappig genoeg van het Nederlandse woord ‘verlof’ komt. Voor furlough moeten werkgevers een overeenkomst sluiten met hun medewerkers waarin zwart op wit staat hoeveel ze zullen verdienen tijdens deze periode. Normaal gesproken zal dit gaan via een papieren contract die waarschijnlijk op de werkplek wordt getekend of via de post wordt verstuurd. Maar tijdens de coronacrisis moest snel gehandeld worden. Je kon elkaar dus niet meer face to face ontmoeten. Bedrijven die al bekend waren met het gebruik van elektronische contracten waren hier op voorbereid en zonder te veel problemen hadden alle werknemers hun furlough contract in de mailbox staan.

Hoe begin je met elektronische handtekeningen?

Er zijn vele aanbieders op het gebied van elektronische handtekeningen. Sinds de invoering van de eIDAS is er een standaard gezet voor elektronische handtekeningen in heel Europa. Dit betekent dat je zelfs digitaal contracten naar het buitenland kan versturen zonder enige problemen. Daarnaast is het mogelijk om providers uit een ander Europees land te gebruiken om contracten te verzenden. Bij het kiezen van de juiste provider moet je op de volgende dingen letten.

1. Wat voor soort handtekening bieden ze aan? In een notendop zijn er drie verschillende handtekeningen, de standaard, geavanceerde en gekwalificeerde handtekeningen. Nu zijn ze alle drie rechtsgeldig, maar bij de standaard handtekeningen zal je altijd moeten checken waarom deze rechtsgeldig zijn en bij de gekwalificeerde weet je 100 procent zeker dat je goed zit. Alle vormen hebben hun eigen voor- en nadelen.

2. Wat zijn de kosten? Uiteraard, een heel belangrijk punt. De meeste providers bieden een maandelijks contract aan, maar er zijn twee verschillende varianten die worden aangeboden. De eerste biedt verschillende abonnementen aan gebaseerd op de hoeveelheid contracten die jij verzend. De tweede biedt verschillende abonnementen aan op basis van hoeveel gebruikers jij op het platform hebt. Let hier altijd op en bekijk wat het beste voor jouw organisatie werkt.

3. Welke extra’s zijn er? Heeft de provider bepaalde integraties die je graag wilt hebben, denk bijvoorbeeld aan een integratie in Google Drive of in Microsoft office. Is het gebruik van een API in begrepen of zitten hier extra kosten aan vast? En misschien wel het belangrijkste, hoe makkelijk is het voor mijn klant of partner om een contract te ondertekenen.

Veel providers bieden proefperiodes aan waarin je alle features kan testen voordat je echt tot een beslissing komt. Probeer dan ook minstens 2 van deze proefabonnementen uit voordat je een keuze maakt.

Elektronische handtekeningen voor jouw organisatie

Een elektronische handtekening is een tool die jouw organisatie makkelijker laat aanpassen op de huidige, maar ook de toekomstige, situatie. Het biedt handvatten om het bedrijf draaiende te houden, zelfs in tijden waar een persoonlijk handdruk niet meer mogelijk is. Het gebruik van elektronische contracten betekent bovendien niet dat je nooit meer een papieren contract mag gebruiken. Deze kunnen heel goed samen door een deur en in sommige gevallen in een hybride vorm naast elkaar leven. Kortom, er zijn genoeg redenen om elektronische handtekeningen voor jouw webwinkel te gebruiken en er zijn genoeg aanbieders om jouw perfect fit te vinden. Veel plezier met je zoektocht.

Marijn Quartel is Marketing Executive bij Signable.