inzage in het inzage en correctierecht van de Wbp

Wanneer een klant bij u een bestelling plaatst slaat u waarschijnlijk – ook wanneer de klant geen account aanmaakt op de website – zijn naam, adres en andere relevante persoonsgegevens op in uw administratie.

U wilt namelijk kunnen bijhouden wat iemand bestelt, hoe vaak iemand bestelt en misschien nog wel belangrijker: of iemand betaalt. Dat is natuurlijk prima, maar uw klant heeft wel wat te zeggen over zijn persoonsgegevens in uw administratie.

Op grond van de Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) mag namelijk degene wiens persoonsgegevens u verwerkt , maar ook degene die wil weten óf u persoonsgegevens van u verwerkt, een verzoek bij u indienen zijn persoonsgegevens in te zien. Dit mag eenmalig of vaker achter elkaar, maar dan wel met redelijke tussenpozen. U bent verplicht dat verzoek te honoreren en een overzicht te geven van alle relevante informatie.

Binnen vier weken reageren
Wanneer u een verzoek binnenkrijgt van een consument waarin hij vraagt of en welke persoonsgegevens u van hem verwerkt (het CBP stelt aan consumenten hiertoe een voorbeeldbrief ter beschikking) dient u hem binnen vier weken schriftelijk mee te delen of u dit doet. U dient zich er echter voordat u dit doet op een deugdelijke manier van te vergewissen of degene die om de informatie verzoekt wel degene is die hij zegt te zijn. Vraag daarom altijd om, bijvoorbeeld, een kopie van diens identiteitsbewijs of een ordernummer voordat u een reactie stuurt!

Volledig overzicht
Heeft u de identiteit van de consument vastgesteld, in uw systeem gekeken en opgemerkt dat u inderdaad persoonsgegevens van de consument verwerkt, dan dient u de consument schriftelijk een volledig overzicht te geven van:

• de verwerkte persoonsgegevens (ook aanduidingen in de administratie met 'zeurpiet' of 'wanbetaler' zijn persoonsgegevens!);
• de doeleinden van de verwerking (bijvoorbeeld debiteurenadministratie);
• de ontvangers van de persoonsgegevens, en;de beschikbare informatie over de herkomst van de gegevens (van wie heeft u ze ontvangen?).

Vergoeding
Dit overzicht moet, zoals gezegd, volledig zijn. Dit komt er op neer dat u de feitelijke informatie die u heeft zoveel mogelijk moet kopiëren, uitdraaien en meesturen. Het geven van een globaal overzicht waarin u bovenstaande punten opsomt is niet voldoende. Ter compensatie voor de inspanning die het voldoen aan een dergelijke verzoek kost mag u op grond van de Wbp een vergoeding van ten hoogste 5 euro vragen. Het grappige is dat het CBP dit bedrag op haar website heeft verlaagd tot ten hoogste  4,50 euro.

Bedenkingen van derden
Houdt u er rekening mee dat de informatie die u in dit kader aan de klant verstrekt ook weleens namen, adressen en telefoonnummers van anderen dan de consument kan bevatten, de zogenaamde derden. Indien u verwacht dat zo'n derde zijn bedenkingen zal hebben bij de verstrekking van de gegevens aan de consument,  bijvoorbeeld de medewerker die iemand 'zeurpiet' heeft genoemd, moet u deze derde de mogelijkheid geven zijn zienswijze (wil hij dit wel of niet?) over de verstrekking naar voren te brengen. Makkelijker is het om dergelijke gegevens te verwijderen als u ze aantreft, omdat ze toch bepaald niet professioneel zijn, of de naam van de medewerker onleesbaar te maken.

Verzoek tot wijziging
Wanneer u dan zo'n overzicht heeft opgestuurd aan de consument, dan heeft hij de mogelijkheid u te verzoeken deze gegevens te verbeteren, aan te vullen, te verwijderen of af te schermen wanneer de gegevens die u heeft verstrekt feitelijk onjuist, onvolledig, niet noodzakelijk, of in strijd met een wettelijk voorschrift zijn. U moet binnen vier weken aangeven of u dan tot dit verzoek tot wijziging over wilt gaan. Het antwoord op de vraag wanneer dit verzoek tot wijziging door u geweigerd mag worden wordt door de wetgever – helaas – in het midden gelaten.

Notificatie
Heeft u tenslotte op het verzoek van de consument zijn gegevens gewijzigd? Dan bent u verplicht om alle partijen aan wie u de gegevens voordat deze gewijzigd waren heeft verstrekt op de hoogte te stellen van de wijziging.