Webwinkeliers opgelet: de 5 meest voorkomende risico’s bij leverancierscontracten

Iedere ondernemer met een webshop krijgt met meer contracten te maken dan de eigenaar van een fysieke winkel. Daarnaast zorgt het digitale karakter ervoor dat jij als webshophouder veel afhankelijker bent van diegene met wie de contracten worden gesloten. Denk aan contracten ten aanzien van de beschikbaarheid van de webshop, maar ook op het gebied van privacy en verantwoordelijkheid voor defecte producten. Met welke risico’s moet jij als webshophouder rekening houden?

Tekst: Jeroen van de Beek

1. Geen afspraken rondom uptimegarantie

Waar een fysieke winkel beperkte openingstijden heeft, is dit anders voor de webshop: deze is op elk moment bereikbaar. In de Service Level Agreement (SLA) worden afspraken gemaakt over deze beschikbaarheid, bij voorkeur uitgedrukt in percentages zoals ‘99,8% van de maand’. Deze percentages bieden garanties waar jij als webshophouder beroep op kunt doen. Wordt dit door de leverancier niet gehaald, dan staat er mogelijk een tegemoetkoming tegenover. Tenminste, als dit is afgesproken in een SLA. Zijn er geen garanties afgesproken, dan is de leverancier enkel verplicht zich in te spannen om jouw webshop beschikbaar te houden. Dit biedt jou geen houvast, terwijl de beschikbaarheid van je webshop noodzakelijk is voor het draaien van omzet.

2. Onvoldoende afspraken over schaalbaarheid hostingcapaciteit

Wat als je webshop onverwacht fors meer bezoekers krijgt? We spreken hier over capaciteit: hoeveel dataverkeer (bezoekers) de webshop tegelijkertijd aan kan. Logischerwijs fluctueren de bezoekersaantallen gedurende het jaar, waarbij hogere bezoekersaantallen te verwachten zijn rond acties zoals Black Friday. Is de afgesproken capaciteit te laag en wordt de webshop overbelast, dan kan de webshop niet meer bereikbaar zijn. Het is belangrijk om voor deze momenten mogelijkheden af te spreken om op korte termijn de capaciteit te verhogen en tegen welke voorwaarden en kosten dit kan. We adviseren om je huidige contract hierop te controleren. We zien namelijk geregeld dat webshophouders hier onevenredig veel voor betalen.

3. Beperkte bereikbaarheid en reactietijd bij storingen

Een ander belangrijk aspect van de SLA is het verhelpen van storingen die de webshop geheel of gedeeltelijk niet-beschikbaar maken. Problemen kunnen optreden op het gebied van hosting, functionaliteiten of webapplicaties. Storingen worden vaak opgesplitst in verschillende niveaus, die invloed hebben op de reactie- en eventuele oplostijd door de leverancier. Zo kan de leverancier tussen 09:00 en 17:00 bereikbaar zijn voor storingen die jouw webshop gedeeltelijk onbereikbaar maken, waarbij ze enkel garanderen om het probleem binnen 6 uur op te pakken. Dit voorbeeld legt meteen een groot risico bloot. De leverancier is enkel verplicht om binnen een select tijdsframe te reageren. Hij is niet verplicht om dit daadwerkelijk op te lossen. Dit terwijl jouw webshop tijdens de storing niet naar behoren functioneert. Het is goed om na te gaan hoe dit is geregeld in je huidige contracten. Je wilt als webwinkelier kunnen vertrouwen op adequate reactie en oplossing van storingen.

4. Geen verwerkersovereenkomst: jij bent verantwoordelijk

Dat de AVG van toepassing is op webshops zal geen nieuws zijn. Met een webshop verwerk je persoonsgegevens (bijvoorbeeld NAW-gegevens) en ben jij er verantwoordelijk voor dat dit in lijn is met de AVG. De AVG verplicht jou als verwerkingsverantwoordelijke dat de uitwisseling van gegevens met verwerkers, zoals logistieke partners, wordt vastgelegd in een overeenkomst. Hierin dienen een aantal elementen te worden geregeld. Als verantwoordelijke is het goed om hierin het voortouw te nemen.

Zo moeten leveranciers onder meer worden verplicht om passende technische en organisatorische beveiligingsmaatregelen te nemen. Ook moet worden afgesproken dat de leverancier, wanneer er sprake is van een datalek, dit zonder onredelijke vertraging aan jou mededeelt. Deze afspraken omtrent beveiliging spelen een grote rol en kunnen leiden tot boetebesluiten van de Autoriteit Persoonsgegevens en reputatieschade. Jij bent als webshophouder uiteindelijk verantwoordelijk, dus deze aspecten moeten zorgvuldig geregeld zijn.

5. Algemene voorwaarden: wat heb jij geaccepteerd?

Naast voorgaande risico’s kunnen ook problemen ontstaan met producten of de levering daarvan. Denk aan een situatie waarbij een vervoerder te laat levert. Bij het sluiten van overeenkomsten met leveranciers, krijg je te maken met algemene voorwaarden. Deze voorwaarden regelen bijvoorbeeld aansprakelijkheid, maar ook het recht om producten terug te sturen wanneer er gebreken zijn. Doordat jij als webshophouder iets wil van de leverancier, is er een ongelijke verhouding. Dit heeft vaak tot gevolg dat deze algemene voorwaarden worden geaccepteerd, zonder over de inhoud te praten. Dit is juist belangrijk, omdat de voorwaarden leveranciersvriendelijk zijn opgesteld. Potentiële schadelijke bepalingen moeten worden besproken en geëvalueerd om zo financieel verlies en reputatieschade te voorkomen.

Wees voorbereid, verklein risico’s

De wirwar van contracten en de technische aspecten maken het houden van een webshop ingewikkeld. Bovengenoemde risico’s zijn voor webshophouders belangrijke punten om rekening mee te houden. Het is niet onverstandig om advies in te winnen over deze aspecten en mogelijkheden. Immers, het voorkomen van risico’s is beter dan genezen. Om deze reden biedt ICTRecht nu 25 webshops een gratis scan op een leverancierscontract (t.w.v. € 300).

Jeroen van de Beek is juridisch adviseur bij ICTRecht.