Naarmate je organisatie groeit en het aantal klanten en werknemers toeneemt, kan het steeds lastiger worden om grip te houden op de inzet van je personeel. Aan welke projecten werken medewerkers? Hoeveel uur hebben zij aan een bepaalde opdracht gewerkt? Op welke manier zorg je dat ieder project de juiste bezetting heeft in de komende periode?
Dergelijke informatie is cruciaal om te kunnen sturen op de resultaten van de organisatie en om het juiste aantal uur te kunnen factureren aan klanten. Maak gebruik van een online tool voor personeelsplanning en urenregistratie, om dit proces te vereenvoudigen. In dit artikel lees je meer over het gebruik hiervan.
Stap over van Excel naar een SaaS-dienst
Er zijn nog altijd veel organisaties die werken met een klassiek Excel-sheet voor het makeb en bijhouden van de personeelsplanning. Niet alleen is het bijhouden hiervan arbeidsintensief, ook de kans op fouten is relatief groot. Denk aan het verlof van een medewerker, wat men vergeten is op te nemen in de sheet. Dit kan makkelijker! Door te kiezen voor een SaaS-dienst als oplossing, heb je altijd en overal inzicht in de inzet van je medewerkers. Met een SaaS-tool voor de personeelsplanning van je organisatie plan je op basis van beschikbaarheid en budget, kun je medewerkers eenvoudig van de ene dienst naar de andere verslepen, enzovoorts. Medewerkers gebruiken de tool om hun verlof door te geven, zodat dit direct bekend is bij degene verantwoordelijk voor de personeelsplanning.
Bijhouden van het aantal gewerkte uren per project
Niet alleen wil je het proces rond de personeelsplanning slimmer en efficiënter in kunnen richten. Ook zoek je naar kansen om de nauwkeurigheid van het aantal gefactureerde uren aan klanten te verbeteren. Het gebruik van een module voor urenregistratie draagt hieraan bij. Medewerkers hebben de mogelijkheid aan te geven, aan welk project ze op welk moment werken. Vaak worden beide modules binnen dezelfde SaaS-tool aangeboden; TimeChimp is er een voorbeeld van.
Automatisch gegenereerde rapporten
Handig is de mogelijkheid om direct een automatisch gegenereerd rapport uit te kunnen draaien aan het eind van de week of bijvoorbeeld maand. Leg de urenregistratie naast de personeelsplanning, om te kijken waar werknemers uitgelopen zijn of waar tijd is ingehaald. Dit helpt je te sturen op de inzet van medewerkers. Zijn er projecten waar standaard meer uren aan worden besteed dan vooraf voorzien werd? Op welke manier valt deze trend te verklaren?
Dit artikel verschijnt op initiatief van Lequal | Afbeelding: 123RF
