Vrijwel elk e-commercebedrijf heeft ermee te maken, toch praten we zelden over voorraadbeheer. Wat gebeurt er als we zeven e-commerceondernemers om een tafel zetten en het gesprek aangaan? Twinkle nam de proef op de som met een ronde tafel over voorraadbeheer. In de vorige aflevering hebben we gekeken naar de eerste inkoop van een nieuw product, het in en uit-faseren. Dat is een belangrijk aspect van voorraadbeheer, maar wellicht de grootste winst is te vinden in het optimaliseren van de ‘gewone’ voorraad. Hoe zorg je dat je de juiste hoeveelheid hebt liggen? Wat is de juiste hoeveelheid? En hoe vaak koop je in?
Voorraadoptimalisatie is een belangrijk onderwerp geworden, vooral in de post-coronajaren. ‘De markt is echt wel gestabiliseerd, om het zo maar uit te drukken’, aldus Maurijn Bakker van Cookinglife. ‘We hebben best veel leveranciers, en een deel daarvan komt uit China. Waar we in het verleden gemakkelijker heel veel inkochten, vooral met de wind in de rug tijdens corona, komen we er nu achter dat sommige producten gewoon niet ‘gaan vliegen’. Daar willen we anders mee omgaan.’ De uitdaging waar Cookinglife voor staat is het herstructureren van de voorraad, het toekomst-proof maken. ‘Hoe gaan we om met de voorraad en het inkopen daarvan?’
De oplossing zoekt Bakker in het werken met kortere cycli. ‘Ook vanwege het werkkapitaal willen we niet te veel “dode voorraad” hebben liggen.’ Een deel van deze uitdaging, het inkopen, kan Bakker afvangen door goed te overleggen met de leveranciers. ‘Ik ben continu met leveranciers aan het sparren. Wat kunnen we samen doen? Zij komen bijvoorbeeld met een nieuwe producten, zeggen dat het goed is, maar wij kennen het nog niet. We willen het wel op voorraad leggen, maar waar we vroeger dan, bijvoorbeeld, een voorraad ter waarde van 20.000 euro neerlegden, gaan we nu terug naar 8.000 euro. En we maken de afspraak: wij leggen het neer, maar als het niet verkoopt volgens onze wensen, dan willen we het gewoon weer terug kunnen sturen. Ik zie dat leveranciers daar echt wel in meegaan. Dat scheelt heel veel.’
Kleine batches
Sandra van den Berg van Lampenlicht.nl merkt dat leveranciers momenteel best ontvankelijk zijn voor onderhandelingen. ‘Wij hebben goede relaties met onze leveranciers. Als we minder willen inkopen dan de MOQ (minimum order quantity), dan kunnen we daar vaak wel met hen uitkomen.’ Van den Berg is momenteel bezig met het automatiseren en finetunen van de voorraad groottes. ‘Al onze producten liggen op voorraad. Daarom is het heel belangrijk om de juiste balans te vinden tussen out of stock en beschikbaarheid.’ Voor de automatisering van de service levels werkt ze met Slim4. ‘Bij producten die we heel veel verkopen, of die belangrijk zijn om altijd op voorraad te hebben, houden we een bepaalde veiligheidsmarge aan.’
Ook Dezsö Rácz ziet dat de markt veranderd is. Corona heeft voor Vitaminstore een grote toename betekend in de awareness rond gezondheidsproducten en supplementen. Het klantenbestand is enorm vergroot. ‘Nu is de grootste uitdaging: hebben we de juiste voorraad.’ Vitaminen en supplementen zijn gedeeltelijk seizoenproducten, met name in de herfst en winter is veel vraag naar bepaalde producten. ‘Het probleem op het gebied van voorraad zit voor ons vooral in de keten. Onze producent werkt met hoge MOQ’s, waardoor we soms wel met een heel groot volume zitten. Als je dat aan het eind van de winter niet hebt uitverkocht, dan heb je dat nog een hele tijd staan’, aldus Rácz. ‘Dus we kijken nu voor welke producten we alternatieve leveranciers kunnen vinden, die hoge kwaliteit in kleinere batches kunnen aanleveren.’
Vitaminstore, het omnichannel bedrijf in vitamines, supplementen en persoonlijke verzorging, bestaat al 25 jaar. De onderneming is bezig om zich anders te positioneren. Het beweegt van een meer traditionele retailer richting een merk. Rácz: ‘We hebben een high-end product, maar worden nog regelmatig gezien als een huismerk. Dat is onterecht, want we zijn net zo goed als de marktleiders. We gaan daarom meer communiceren vanuit de beleving, vanuit gezondheidsdoelen. Het doel kan bijvoorbeeld zijn dat je meer energie wilt, of een betere weerstand.’
Als je vanuit die gedachte ook kijkt naar de productlijnen, dan kun je beter oordelen over het assortiment, aldus Rácz. ‘Er zijn natuurlijk producten die goed lopen en een aantal dat het wat minder doet. De 80-20 regel gaat altijd op.’ Het betekent voor Vitaminstore dat ze minder SKU’s op voorraad zullen hebben. Ook wordt een deel van de tail weggezet bij een externe partij. Dat heeft als nadeel gespreide orders wanneer de klant een gecombineerde bestelling plaatst. ‘Die producten in de tail zorgen ook voor heel veel complexiteit in de supply chain. Ik denk dat het belangrijk is om, als je naar je voorraad kijkt, te vragen: wat is mijn assortiment? Heb ik genoeg prijspunten, genoeg beschikbaarheid? Heb ik het hele stuk in de lijn afgedicht? Dat maakt het extra complex, maar het is wel een stuk dat je mee moet nemen, om de winkelmandjes goed gevuld te krijgen.’
Totaalpakket
Jacco Oosterhof van e-Luscious herkent dit probleem en zegt deze discussie ook vaak te voeren binnen de wijn- en koffiewebshops. ‘Aan de ene kant zou je willen zeggen: ‘we moeten gewoon minder voorraad hebben, we gooien 25 procent van de SKU’s eruit’. Dan is er een heleboel complexiteit weg. Aan de andere, commerciële kant zeg je juist ‘we willen er 25 procent bij, want dan kunnen we meer klanten bereiken’. Omdat een bepaald product wel verkeer naar onze website toe gaat halen. Of omdat het een serviceproduct is, zoals een reinigingsslangetje voor een koffieapparaat. Het roteert niet zo snel. Maar doordat ik het heb, bied ik wel een totaalpakket. Dan wordt de trechter groter, en houden we uiteindelijk meer klanten over. Dat is een continu spel tussen wat voegen we wel toe en wat niet, en tegen welke MOQ.’
Het liefst zou Oosterhof alles altijd op voorraad hebben liggen, maar dat gaat om voornoemde redenen niet. ‘Daarom hebben wij een top-50 producten, waarvan we hebben afgesproken dat die er gewoon altijd moeten zijn. De service levels daarvan worden dagelijks gemonitord, dus die liggen altijd op voorraad.’
Dit is bij elk e-commercebedrijf een wezenlijke discussie, aldus Oosterhof. Een onderwerp dat daarbij steeds belangrijker is geworden, is werkkapitaal. ‘Geld is niet meer gratis, zoals het dat een aantal jaren terug nog wel was’, zegt Oosterhof. Ook hij ziet daarom een belangrijke winst in goede afspraken maken met de leveranciers. ‘Onze oplossing: heel goede inkopers aannemen. Die tegen de leverancier zeggen: ik betaal jou in zestig dagen. En dan moeten wij zorgen dat het product binnen die tijd door-roteert, dat we zelf wel direct al het geld van de klant krijgen. Op die manier houd je de cashflow positief.’
Conclusie
De conclusie die we na drie afleveringen in Twinkle over voorraadbeheer kunnen trekken, is dat het optimaliseren van voorraad een vak apart is. ‘Daar kunnen voorraadspecialisten op los’, aldus voorraadexpert Jan Kraaijeveld van Slimstock. ‘Alles wat niet nieuw is en niet stil ligt, dat kun je optimaliseren tot je een ons weegt. Want dan kun je het hebben over MOQ's, over lead time optimalisatie, service levels en over veiligheidsvoorraden. Hierbij maak je de afweging tussen kosten, kapitaal en service.’ Want daar gaat het uiteindelijk om, aldus Kraaijeveld: ‘Maximale service naar je klant, niet te veel voorraad en ook nog zo efficiënt mogelijk.’
Dit is het derde artikel uit een serie over voorraadbeheer. Hieronder vind je de twee overige artikelen uit deze serie.
‘De tijd van je voorraad in Excel plannen is voorbij’
Hoeveel koop je in bij een productintroductie?
Er is op dit moment 0 keer gereageerd op:
Wat is het juiste voorraadniveau?