De toekomst is aan datagedreven leveranciersmanagement

Veel bedrijven hebben er de afgelopen periode last van gehad – een stijging van de kostprijs van belangrijke producten of services. Er schijnt nu voorzichtig licht aan het eind van de tunnel. De prijzen dalen en de meeste producten zijn weer verkrijgbaar. Wat kunnen we leren van de afgelopen periode? En wat zijn concrete acties die je binnen jouw bedrijf kunt toepassen?

Tekst: Floris van der Pijl

De chaos heeft geresulteerd in een verlies aan transparantie over prijzen. Alles wordt duurder, maar wat is het effect op jouw leverancier? De één zal zijn inkoopprijzen hebben afgedekt, terwijl de ander te maken heeft met sterk toegenomen kosten. Onderzoek van A-Insights naar de belangrijkste inkoopgroepen in de sectoren energie, arbeidsbemiddeling, logistiek en verpakkingsmateriaal laat over de gehele linie een toename van de omzet zien, en een groei van de winst ten opzichte van het begin van de periode. Ook blijkt dat er in die belangrijkste inkoopgroepen in 2021 gemiddeld meer winst is gemaakt dan de jaren ervoor.

Daarnaast staan bedrijven er over het algemeen op financieel gebied beter voor. Als inkoper blijft het belangrijk om de mogelijke risico's goed in kaart te brengen – met name bij kleinere, vaak specialistische, bedrijven is er een risicostijging te zien.

Eén op de zes onderzochte bedrijven heeft een twijfelachtige financiële positie op de korte en/of lange termijn. Het grootste risico zit bij de kleinere bedrijven. CBS-cijfers laten zien dat het aantal Nederlandse faillissementen 20 tot 40 procent achterblijft ten opzichte van vóór corona, maar in 2022 wel met 18 procent gestegen zijn. In onder andere Duitsland en het UK is eenzelfde trend te zien. Voor jouw bedrijf is het dus van belang om te checken bij welke leverancier je risico loopt als de situatie terugkeert naar normaal.

De laatste maanden is de mentaliteit van een groot aantal productgroepen veranderd van ‘prijsgedreven’ naar ‘zekerheid van levering’. Nu de tekorten langzaam kleiner worden is de belangrijkste vraag: gaan we volledig terug naar een prijsgedreven markt? Als bedrijven echt achter hun duurzaamheidsambities aan gaan, zal dit bijna niet kunnen.

Gebrek aan transparantie

In de afgelopen periode zijn de prijzen door veel leveranciers verhoogd. Bij sommige bedrijven leverde dit zelfs hogere winsten op. Het is belangrijk om deze winsten goed te begrijpen: veel productiebedrijven hebben zich ingedekt tegen de hogere energieprijzen. Dat betekent dat deze bedrijven jaarlijks een premium op de energieprijs hebben betaald. Is het dan erg dat er extra winst wordt gemaakt?

Daarnaast hoeft een prijsdaling (of stabiliteit) niet per definitie goed te zijn. Het kan impact hebben op de kwaliteit van de geleverde producten, of betekenen dat de leverancier minder goed aan bepaalde duurzaamheidsstandaarden voldoet. Het probleem hier is vooral een gebrek aan transparantie en zonder goede relatie is dit niet altijd op te lossen. Wel is het mogelijk om met een voorsprong te beginnen, door data onderdeel te maken van je leveranciersmanagement.

Datagedreven leveranciersmanagement

Data helpen om je leveranciersmanagement op een meer strategische manier aan te pakken. Helaas gaat het alleen niet om één bron of één datapunt dat op dagelijkse basis is te tracken. Het vereist een grondige aanpak, die kan verschillen per bedrijf. In de basis is het volgende belangrijk:

- Maak ruimte voor strategisch leveranciersmanagement binnen je inkoopteam.
- Bepaal voor welke productgroepen er strategisch ingekocht moet worden, het is namelijk niet realistisch om alles in één keer om te gooien. Geef categorieën waarvan de contracten eerder aflopen voorrang.
- Definieer naar wat voor relatie jouw bedrijf op zoek is, en wat je hiervoor nodig hebt van een leverancier.

Een toename van de transparantie in de keten is hierbij een grote kans. Dit bereik je door partnerships te sluiten met de juiste leveranciers. Het is belangrijk om afspraken over levering, prijs, maar óók duurzaamheid en herkomst van producten centraal te stellen. Vaak werkt een nauwe samenwerking hierbij het best. Maar hoe weet je of je de juiste partnerships sluit?

Data

De eerste stap is het opstellen van een longlist met zoveel mogelijk bedrijven voor een bepaalde inkoopcategorie. Strategisch inkopen betekent met een brede blik naar de mogelijkheden in de markt kijken. Daarnaast behoud je flexibiliteit door samen te werken met meerdere leveranciers, dit helpt ook om toekomstige risico’s verder af te dekken. Dit geldt voor strategische producten uit de Kraljic-matrix, maar afhankelijk van de grootte van je bedrijf ook voor andere productgroepen.

Op basis van een aantal gestandaardiseerde criteria werk je naar een shortlist van bedrijven waar je zoveel mogelijk van wilt weten. Naast specifieke informatie kun je op basis van openbare data een goed beeld krijgen van een bedrijf. Bijvoorbeeld als volgt:

- Stel een bedrijfsprofiel op: waarmee verdient het zijn geld? Wat voor type producten voert het bedrijf? Waar is het actief? Hoe zit de aandeelhouderstructuur in elkaar?
- Kijk naar het financiële plaatje, op basis van de jaarrekeningen:

• Hoe groot is het bedrijf? Groeit het?
• Hoeveel winst of verlies maakt het?
• Hoeveel wordt er geïnvesteerd? En waarin?
• Hoe is het financieel met het bedrijf gesteld?

- Check de afhankelijkheid: hoe belangrijk ben ik in potentie voor de leverancier? En andersom?
- Wat zijn de recente ontwikkelingen en nieuws: is het bedrijf recent nog in het nieuws geweest? Was dit op positieve of negatieve wijze? Wat betekent dit voor mij?
- Kijk naar duurzaamheid: hoe positioneert dit bedrijf zich op dit gebied? En komt dit overeen moet de doelen van jouw bedrijf?

Scherp blijven

Door beter te begrijpen met wie je zaken gaat doen en hoe een bedrijf ervoor staat, is het mogelijk om inkoopmanagement strategischer te benaderen. De risico’s van transparantie en continuïteit worden hiermee deels afgedekt. Blijf echter scherp: net als een bedrijfsstrategie moet de strategie op inkoop ook gemonitord worden. Reserveer tijd om leveranciers te bestuderen en data te updaten. Zorg voor een goed systeem en neem het op in je werkproces, want een verouderde of foute perceptie kan een groter risico zijn dan geen perceptie.

Floris van der Pijl is revenue operations manager bij A-Insights. Het gehele rapport over leveranciersmanagement is hier te downloaden