Revenue assurance: zeker weten?

We jagen elke dag weer achter onze servicegraad aan. Worden ook maar even minder dan 99 procent van klantenorders op tijd en compleet geleverd, dan is er paniek. Maar, die 99 procent zegt niet alles.

Want hoe zeker ben je ervan overtuigd dat alle orders van de klanten ook daadwerkelijk goed zijn verwerkt, daadwerkelijk zijn geleverd en, nog veel belangrijker, correct zijn gefactureerd? Zeker weten?

Tekst: Walther Ploos van Amstel

De klantenorders van webwinkels moeten in verschillende ERP-, e-commerce-, magazijn- en transportmanagementsystemen van, weer vaak verschillende, partners in de keten achtereenvolgens worden verwerkt.

Het lijkt soms wel hordelopen en de kans dat orders in die Bermuda-driehoek van ICT-systemen ‘vermist’ raken is aanwezig. Een kans die groter is bij uitbesteding van de logistiek, callcenters of facturatie, bij cross-docking en directe leveringen door uw leveranciers. Weet u het dan echt nog steeds zo zeker?

Mantelpakjes
Juist in deze tijd van het jaar zitten de kantoren vol met keurige jonge accountants in hun nette blauwe kostuums en mantelpakjes. Ze komen controleren of alles helemaal goed is geregeld. Zij willen het wel zeker weten... Hun praktijk leert dat bij bedrijven 1 tot 4 procent van de omzet weglekt. Vaak is die omzet al verdiend, maar niet gefactureerd, niet geïncasseerd of ten onrechte gecrediteerd. Juist in deze barre economische tijden tellen die kleine bedragen mee.

De accountants van PricewaterhouseCooper stellen dat ondernemingen met grote transactievolumes, een grote complexiteit in producten, diensten en individuele klantafspraken, een intensieve ICT-ondersteuning en met uitbestede activiteiten een verhoogde kans lopen omzet te laten liggen. Dat zijn bijvoorbeeld webwinkels.

Wat is uw verhaal?
Als oorzaken noemen de accountants: onjuiste levering van producten of diensten of levering tegen een verkeerde prijs, onvolledige, deelleveringen, onjuiste of niet tijdige facturatie, klachten van klanten, disputen over facturen en creditnota’s, problemen met directe leveringen, onjuiste of te hoge kortingen en zelfs verduistering. Veel van die oorzaken vinden hun oorsprong in de logistieke en administratieve processen, die in verschillende functionele afdelingen plaats vinden. Wat is uw verhaal als de accountants met lastige vragen voor uw bureau staan?

Revenue assurance
Revenue assurance (zie Wikipedia) houdt zich bezig met de vragen waar in de processen de lekken zitten en hoe deze gedicht kunnen worden. Uitgangspunt hierbij is dat de orderprocessen van kop tot staart, over alle afdelingen en partijen heen, in de greep moeten zijn; procesmanagement over de betrokken functionele afdelingen heen.

Inmiddels zijn er bedrijven die van revenue assurance hun ‘core competence’ hebben gemaakt. Zij bieden een financiële bewakingsdienst aan webwinkeliers aan. Door het, op dagelijkse basis, bewaken van de administratieve en logistieke processen worden extra opbrengsten opgespoord. Deze bewaking zorgt voor het alsnog verkrijgen van gemiste inkomsten en voorkomt toekomstige problemen door gerichte maatregelen in de afstemming van processen over afdelingen heen, naadloos aansluitende ICT in de transactieketen en een goede aansluiting van taken en verantwoordelijkheden in de organisatie op basis van concrete doelstellingen. Een van die aanbieders is bijvoorbeeld ValueCare.

Dichter bij elkaar
Revenue assurance brengt logistiek en controlling dichter bij elkaar. De controller moet zich verdiepen in de kwaliteit van de logistieke processen en de logistiek manager in de administratieve organisatie en interne controle. Samen moeten ze zich verdiepen in de vraag of ze dit zelf gaan regelen of uitbesteden aan een gespecialiseerde partij.

Weet u echt zeker dat elke klantenorder is verwerkt, daadwerkelijk is geleverd en, nog veel belangrijker, correct is gefactureerd?