Regels omtrent elektronische facturatie

Als webwinkelier heeft u met veel juridische vraagstukken te maken. Daarom beantwoordt Steven Ras, ICT-jurist bij ICTRecht, in Twinkle concrete lezersvragen om u zo goed mogelijk door het doolhof van wet- en regelgeving te leiden. Dit keer een lezersvraag over elektronisch factureren.

Tekst: Steven Ras

De lezersvraag: ‘Onze facturen worden in html aan de klant ter beschikking gesteld en als beveiligde PDF verstuurd. Voldoet dit aan de huidige wetgeving binnen Nederland? En hoe zit dat internationaal?’

In Twinkle-10 2008 stond een artikel over elektronisch factureren, maar inmiddels zijn de regels aangepast. Staatssecretaris De Jager (Financiën) maakte namelijk in 2009 bekend dat de strenge regels over elektronische facturen afgeschaft zouden worden. Deze regels eisten onder andere dat een elektronische factuur voorzien was van een geavanceerde digitale handtekening, iets dat maar moeilijk realiseerbaar was voor veel ondernemers.

Wat is nog wel nodig?
1. Klanten dienen akkoord te gaan met elektronische facturatie. Webwinkels die elektronisch gaan factureren of die dat op dit moment al doen, doen er verstandig aan om een bepaling op te nemen in de algemene voorwaarden waarin staat dat de klant akkoord gaat met elektronische facturatie. 

2. Op de elektronische factuur moeten de wettelijk verplichte gegevens staan, maar dat is niet anders dan bij de papieren factuur. Denk aan vereisten zoals de datum van uitreiking, factuurnummer, het btw-nummer, het toegepaste btw-tarief en het bedrag dat aan belasting moet worden betaald.

3. Ondank dat het vereiste van een geavanceerde elektronische handtekening is komen te vervallen, dient u bij een controle van de Belastingdienst wel aan te kunnen tonen dat klanten kunnen zien dat de facturen van u afkomstig zijn en dat de inhoud van de facturen niet zijn veranderd. Dit kunt u oplossen door de facturen te beveiligen tegen wijzigingen. Een beveiligde pdf met vermelding van uw naam is in principe voldoende.

Internationaal
In alle lidstaten van de Europese Unie is elektronisch factureren toegestaan, maar iedere lidstaat mag zelf bepalen aan welke voorwaarden een elektronische factuur moet voldoen. Voorzie facturen, die naar een klant in een andere lidstaat worden verstuurd, daarom van een geavanceerde elektronische handtekening.

Consumenten
Veel webwinkeliers leveren alleen aan consumenten. De factuurvereisten zijn dan niet van toepassing. Die gelden namelijk alleen ten aanzien van bedrijven. In het geval van consumenten zijn er geen vereisten aan verbonden. Een pdf is voldoende. Wel heeft een consument recht op een betalingsbewijs en dient de bevestiging van de bestelling informatie over het herroepingsrecht te bevatten.

Dit artikel verscheen eerder in Twinkle 6-2011.