Tips voor starters: debiteurenbeheer

Iets verkopen is één ding, maar ook daadwerkelijk het geld op uw rekening krijgen is wat anders. In het artikel over betalingsmogelijkheden uit Twinkle 8 beschreven wij enkele opties voor direct of vooraf betalen, zoals PayPal of iDeal. Maar het is lang niet altijd mogelijk die in te zetten. Veel webwinkeliers werken met acceptgiro's. En vooral in het b2b-segment is achteraf betalen gebruikelijk. Maar hoe weet u dan zeker dat u het geld op tijd ontvangt?

Tekst: Dirkjan Vis

Zodra u een rekening of factuur maakt, is deze voor de Belastingdienst definitief. De persoon die het bedrag schuldig is, maar het nog niet heeft overgemaakt, noemen we debiteur. Over alle gemaakte (niet de betaalde, maar de uitgeprinte) facturen dient u Belastingaangifte te doen. Daarnaast heeft u vaak al goederen ingekocht en verzendkosten betaald. Het is dan ook zeer belangrijk dat de debiteur zijn schuld snel vereffent. Dit is in ons land helaas lang niet altijd het geval. De gemiddelde betalingstermijn bedraagt volgens een dwarsdoorsnede van Nederlandse facturen 25 dagen. De werkelijkheid laat zien dat deze echter gemiddeld pas na 40 dagen worden voldaan.

Stimuleer snelle betalers
Grote bedrijven en overheden zijn relatief vaak de traagste betalers. Waarschijnlijk mede omdat het hun geen reputatieverlies oplevert. Ze weten dat u voor hen graag blijft werken. Bij andere bedrijven werkt de papiermolen gewoon traag. Maar regelmatig betalen organisaties bewust laat om de liquiditeit hoog te houden en rentewinsten te behalen. Bedrijven met een miljoenenomzet en -uitgaven kunnen zo tientallen euro's rente besparen. Om juist deze debiteuren te stimuleren, kunt u een kortingsregeling hanteren voor snelle betalers van bijvoorbeeld 2 procent indien zij binnen tien dagen de nota voldoen. Op die manier hebben bedrijven er zelf financieel voordeel bij. Deze korting rekent u natuurlijk door in uw totaalprijzen. Hetzelfde kunt u doen bij klanten die via automatisch incasso of vooruit betalen.

Een zeer effectieve manier is om het uw klanten gewoonweg te melden. Laat een klant weten dat u het waardeert dat hij snel heeft betaald. U hoeft niet direct een bloemetje te sturen. Maar geef bij een vervolgopdracht bijvoorbeeld aan dat u direct voor hem aan de slag gaat, aangezien hij uw facturen ook altijd snel in behandeling neemt. Hij zal onthouden een voorrangsbehandeling te krijgen bij snelle betaling en dit volgende keer weer proberen.

Hanteer een strak betalingsbeleid
Het is gemakkelijker gezegd dan gedaan, maar een strak betalingsbeleid doet wonderen voor uw debiteurenadministratie. Ten eerste is het bij grote opdrachten altijd aan te raden (een percentage) vooruitbetaling te vragen. Op die manier heeft u eventuele kosten voorafgaand aan de opdracht in ieder geval zelf alvast afgedekt.

Door één betalingstermijn van maximaal veertien dagen te hanteren, al na 21 dagen na te bellen en na 30 dagen de tweede herinnering - met een wat strakkere tekst - per post te versturen, maakt u uw klanten snel duidelijk dat tijdige betalingen bij u een hoge prioriteit heeft. Vooral door even te bellen en te vragen waarom er nog niet is betaald, krijgt u veel inzicht. Vanzelfsprekend is het aan te raden geen vervolgopdrachten te accepteren totdat de factuur is voldaan.

Kosten doorberekenen
Als een debiteur uiteindelijk na lange tijd nog niet heeft betaald, wilt u misschien gemaakte kosten zoals administratieve lasten en rente doorberekenen. Dit is echter lang niet altijd zomaar toegestaan. Zorg dan ook dat u de betalingsvoorwaarden vooraf communiceert aan de klant. Allereerst noemt u deze duidelijk in uw algemene voorwaarden. Het kan daarnaast ook nog eens kort in de offerte of zelfs op de factuur.

In Nederland mag u niet zonder aanleiding boetes uitdelen. Zo is het verplicht dat u een klant minimaal twee keer aantoonbaar een herinnering stuurt. Daarnaast moet de boete in verhouding staan tot de gemaakte kosten. Besef verder dat als u een incassokantoor inschakelt, het niet meteen een deurwaarder zal sturen. Vaak krijgt uw debiteur eerst nog vriendelijk een herinnering. Vandaar ook dat er nog steeds mensen zijn die dan pas betalen. Mede om die reden is het niet verstandig eeuwig te wachten voordat u dergelijke keuzes maakt. Op het internet zijn er tegenwoordig vele 'no cure no pay' incassokantoren te vinden. Niet alle bedrijven zullen dergelijke acties waarderen. Maar kopers die niet met uw betalingsvoorwaarden akkoord kunnen gaan, wilt u die wel als klant?

Dit artikel verscheen eerder in Twinkle 09-2008