Vanaf 1 januari aanstaande moeten organisaties die e-mails versturen naar bedrijven of particulieren voldoen aan de Code verspreiding reclame via e-mail. De code, die hier voor het eerst wordt gepubliceerd, gaat verder dan de wetgever voorschrijft.
Twinkle stelde enkele vragen over de code aan Jitty van Doodewaard, compliance officer van de Dutch Dialogue Association (DDMA). Samen met Thuiswinkel.org nam de DDMA het initiatief tot het opstellen van de code. VNO-NCW en MKB Nederland en IAB Nederland hebben daarbij hun steun verleend.
Waarom is de Code verspreiding reclame via e-mail opgesteld?
’Sinds de wijziging van de Telecommunicatiewet in 2009 mogen bedrijven geen e-mails meer sturen zonder toestemming van zakelijke geadresseerden. Daarmee zijn de regels voor e-mailverzending aan bedrijven gelijk gesteld met die aan particulieren. De vorige code, specifiek voor zakelijke geadresseerden, is daarom achterhaald. Nu hebben we een uniforme code opgesteld voor particulieren en bedrijven, waarbij we rekenschap geven van de klachten over e-mailgebruik.’
Wat waren die klachten dan zoal?
‘Die gingen vaak over e-mails met boodschappen van derde partijen. Dus je hebt je ergens ingeschreven als nieuwsbriefabonnee, en vervolgens krijg je e-mails van partners van die partij. Van een onbekende afzender en in een onbekende look and feel. Dat schept verwarring en wordt vaak als onwenselijk ervaren. Volgens de wet moeten partijen al toestemming vragen voor de verzending van e-mails van derden aan hun bestanden. In de code stellen we de aanvullende eis dat deze bestandseigenaren hun label opnemen in het “van-veld” bij een commerciële e-mail.’
Zijn er nog meer regels die verder gaan dan de wet voorschrijft?
‘Een paar. De code verplicht bestandseigenaren om op de plek waar het e-mailadres wordt gevraagd expliciet goedkeuring te vragen voor gebruik voor reclamedoeleinden. Het volstaat niet om deze toestemming te laten verlenen via een akkoord met de algemene voorwaarden of het privacy statement. De praktijk wijst uit dat mensen die niet of nauwelijks lezen.’
‘Verder stelt de code dat bijlagen bij e-mails, die worden afgeraden omdat ze de deliverability negatief beïnvloeden, niet groter mogen zijn dan 150 kb. We hebben de verzending van bijlagen niet helemaal verboden om tegemoet te komen aan het mkb. Nu kan een restaurant zijn menukaart nog meesturen en de bakker een kleurplaat bijvoorbeeld. Bij zwaardere bestanden kunnen de kosten van het openen flink oplopen bij mobiele gebruikers.’
De code gaat ook in op tell a friend systemen. Wat zijn de regels daarover?
‘De code stelt nadere eisen aan commerciële e-mail verzonden via tell a friend systemen. Bij zulke systemen verzendt een website, overigens op initiatief van en namens een gebruiker, een e-mail zonder voorafgaande toestemming van de geadresseerde. De code stelt dat de naam van de vriend in het “van-veld” moet worden opgenomen en dat de gedresseerde ook direct naar de vriend kan replyen.’
Wat is de impact van de code? En wie moet zich eraan houden?
‘Omdat de code door partijen met een breed draagvlak wordt ondersteund, heeft de Reclame Code Commissie de code verbindend verklaard per 1 januari 2012. Dat willen zeggen dat zij aan naming & shaming kan doen, ook bij verzenders die geen lid zijn van de initiatiefnemende partijen. Als de Commissie klachten blijft ontvangen over een partij kan ze naar de Consumentenautoriteit stappen, die boetes kan opleggen. De code is dus niet alleen vrijblijvend.’
Code downloaden
U kunt de ‘Code verspreiding reclame via e-mail’ downloaden via onderstaande link (pdf).
Hieronder vindt u een document met een toelichting op de code van de DDMA (pdf), dat op 6 oktober een voorlichtingsbijeenkomst over de code heeft gepland.
NB: De ‘Code verspreiding reclame via e-mail’ wordt uitgebreid besproken op de Nationale E-mail Marketing Conferentie. U kunt zich nog inschrijven voor het congres, dat aanstaande donderdag plaatsvindt in DeFabrique bij Utrecht.
is deze code ook van toepassing op de commerciele communicatie die bedrijven hebben met hun klanten? Of geldt dit slechts voor de situaties waarbij adverteerders adressen huren van bestandseigenaren?
@Niels: nee, de code gaat verder dan dat. Denk bijvoorbeeld aan de regels over de verzending van bijlagen of die over tell a friend. Die gelden ook voor de (directe) commerciële klantcommunicatie van bedrijven.