Het Nederlandse Rituals Cosmetics blijft groeien: elke week opent het bedrijf in home & body-producten ergens ter wereld een nieuwe winkel. Nu de voorkant staat als een huis, is het tijd om de achterkant, de proces- en datakant, te vernieuwen. Dat doet Rituals met behulp van master data management.
Tekst: Anne van den Berg | Beeld: Twinkle/BBP media
De organisatie achter Rituals Cosmetics ‘practice what they preach’: na het werk wordt genoten van rust en ontspanning. 'Thuis is thuis, op kantoor wordt gewerkt', zo vertelt Jan-Willem Boerhout, director program management bij Rituals Cosmetics, tijdens het klantevenement IM2014 van onder andere Stibo Systems begin september in Kopenhagen. Met de lading van het lifestylemerk zit het goed en daar heeft het bedrijf de eerste jaren van zijn bestaan dan ook hard aan gewerkt.
Nu komt het echter in een andere fase en wordt niet alleen de huid, de buitenkant, goed verzorgd, maar is het tijd om ook het innerlijk, de achterkant van het bedrijf, aan te pakken. De organisatie merkte dat het verstrekken van de juiste gegevens en documenten door de sterke groei van het bedrijf steeds een grotere uitdaging werd. Daardoor dreigde de operatie minder efficiënt en effectief te worden.
Erp en spreadsheets
Eerder werkte het bedrijf vaak nog met spreadsheets naast het enterprise resource planning (erp-)systeem. Dan kwam het wel eens voor dat in de communicatie met buitenlandse contacten, klanten of leveranciers een document vergeten werd. 'Maar als je een lading producten verstuurt naar Brazilië en je vergeet een document, dan kun je ervan uitgaan dat de container de haven niet uitkomt.'
Daar kwam bij dat medewerkers soms op basis van de sheets andere waarheden aanhielden, omdat de cijfers makkelijk op een verkeerde manier geïnterpreteerd konden worden. Niet alleen werden daardoor strategische beslissingen gebaseerd op foutieve data, het werd ook lastig om vergelijkingen te maken tussen de verschillende gegevens. Juist daar heeft de organisatie echter behoefte aan: 'We willen meer kunnen analyseren en meer controle voor financiën en IT.'
De data werden vaak bewaard in de erp-systemen, realiseert Boerhout zich, maar dat was niet optimaal. Erp is heel erg procesgericht, terwijl Rituals Cosmetics op zoek was naar het vergroten van betrouwbaarheid en de kwaliteit van de data. Alleen dan kunnen analyses gemaakt worden en de juiste gegevens en documenten worden gedeeld met klanten en leveranciers. Daarom besloot het van oorsprong Nederlandse bedrijf om master data management (mdm) in te zetten.
Identificeren
Mdm draait om het identificeren van alle gegevens die cruciaal zijn voor een bedrijf, zoals producten, klanten, toeleveranciers, partners en medewerkers. Vervolgens wordt er een link gelegd tussen die gegevens, zodat de organisatie weet hoe de master data zich tot elkaar verhouden. Pas als een organisatie betrouwbare data gebruikt om strategische beslissingen te nemen, kunnen businessdoelstellingen worden behaald.
De IT-afdeling een belangrijk aandeel in het implementeren van een mdm-traject, omdat de data in een centraal systeem moeten komen te staan dat op een goede manier communiceert met alle andere systemen. Boerhout is verantwoordelijk voor alle IT-gerelateerde projecten en daardoor ook voor het aanschaffen van de juiste oplossing om de master data in op te slaan. Rituals koos voor Step van Stibo Systems.
'Ik heb een gedegen selectieprocedure gevolgd, maar er zijn slechts weinig multi-domain mdm-systemen. Veel softwareleveranciers bieden zo'n oplossing aan naast een erp-systeem, maar dat gaf ons te weinig flexibiliteit. Ook moet een mdm-systeem kunnen koppelen met allerlei systemen en niet alleen data uit het erp-systeem tonen’, vertelt Boerhout.
Mdm voedt erp
Het is dus zeker geen veredeld product information management (pim-)systeem, vervolgt Boerhout. 'Het mdm-systeem wordt de centrale hub waar alle data worden bewaard, denk aan locaties, leveranciers, debiteuren, functies.' Omdat het mdm-systeem de centrale spil wordt, gaat dat systeem ook de erp-oplossing voeden en niet andersom.
Master data management voor consumentendata is de volgende stap voor Rituals Cosmetics. Dat is een uitdaging omdat deze cruciale data snel veranderen of niet op basis van feiten vastgesteld kunnen worden, zoals hobby's en interesses. 'De consument moet ze zelf invoeren, bijvoorbeeld via de website', vertelt Boerhout. 'Dat is lastig te beheren, dus bespreken we nu of crm los moet blijven staan of toch ook via het mdm-systeem moet gaan lopen.'
Overigens worden alle discussies over het inzetten van mdm overlegd met de medewerkers. 'Zij moeten uiteindelijk met het systeem gaan werken', aldus Boerhout. De reacties op het systeem zijn over het algemeen positief. De belofte van mdm en hoeveel efficiënter men hierdoor kan gaan werken, maakt medewerkers enthousiast.
Een verbeterslag in de communicatie van gegevens en data was noodzakelijk was om de business te optimaliseren, en de business case wordt steeds helderder voor Boerhout. 'Het gaat vooral om verborgen kosten die worden verminderd. Content staat bijvoorbeeld niet meer op één computer, maar het mediabureau kan straks direct in het systeem, zodat de organisatie minder belast wordt.' Zo kan de Rituals Cosmetics-medewerker op tijd naar huis en genieten van de rust en de ontspanning.
Dit artikel verscheen eerder in Twinkle 9-2014.
Mooi verhaal, maar wat is nu de boodschap? Stibo is een mooi systeem, maar zeker niet zaligmakend. Veel bedrijven, Rituals is daar niet de enige in, investeren momenteel in PIM/MDM. Het draait bij de keuze van een PIM/MDM systeem vaak om wat de IT infrastructuur vraagt, maar de vraag naar PIM/MDM zou primair bij de business vandaan moeten komen. De vraag is wat de business nodig heeft om efficienter en beter te kunnen werken. Dat betekent dus niet minder tijd op kantoor, maar andere dingen doen. Een PIM/MDM workflow is fantastisch, maar garbage in is nog steeds garbage out. Efficientie is mooi meegenomen, maar het draait puur om betere content en dus beleving voor de consument. Deze krijgt met een juiste inzet van een soortgelijk systeem ( waar er overigens wel 50 verschillende van zijn ) een consistent merkbeeld te zien, waar het bedrijf zich ook manifesteert met content vanuit die ene bron.