Het belang van goede afspraken met leveranciers

Webwinkeliers zijn continu bezig met omzet maken en nieuwe klanten vinden. Het liefst ook met geld besparen. Een zeer belangrijke factor wordt echter vergeten: de leveranciers. Afspraken met leveranciers kunnen grote invloed hebben op de service die u aan klanten kunt bieden.

Tekst: Charlotte Meindersma

Consumenten moeten geïnformeerd worden over conformiteit, zoals ik eerder schreef op deze site. Dit kunt u als webwinkel alleen doen als u voldoende kennis heeft over de producten die u verkoopt. Het eerste bedrijf dat daar meer kennis over heeft dan u, is de leverancier. Zorg dus dat u daar de juiste informatie vandaan haalt om weer door te kunnen geven aan de consumenten. Bovendien heeft u deze kennis nodig om klachten van consumenten over conformiteit beter af te kunnen handelen.

Is een product niet conform, ofwel: gaat het eerder stuk dan verwacht had mogen worden, danzult u als webwinkel het product moeten repareren of vervangen volgens de regels van conformiteit (ook wel de wettelijke garantie genoemd). Een dure aangelegenheid, tenzij u goede afspraken maakt met de leverancier.

Afspraken over gebrekkige producten
Afspraken tussen een leverancier en een webwinkel zijn zakelijke overeenkomsten. Daar komt geen consumentenrecht bij kijken. U kunt dus geen beroep doen op consumentenrechten, bijvoorbeeld over conformiteit. U kunt er zelfs niet op rekenen dat u uw verplichtingen rondom conformiteit door kunt spelen naar de leverancier. Zonder afspraken, heeft u nergens recht op.

Het is daarom verstandig goede afspraken te maken met de leverancier. Bijvoorbeeld dat bij klachten van de consument over conformiteit, de leverancier gratis onderdelen opstuurt om het gebrek te herstellen. Of misschien dat het product naar de leverancier opgestuurd kan worden, zodat deze het gratis gaat of laat herstellen. Of anders tenminste dat de onderdelen met korting gekocht kunnen worden. Zo kan het (financiële) risico van de verkoop van producten gedeeld worden tussen leverancier en webwinkelier, waarbij beide een goede naam kunnen opbouwen en behouden bij consumenten.

Afspraken over prijzen, betaling en levering
Met veel leveranciers kan worden onderhandeld over de prijs. Hoe groter het volume, hoe goedkoper. Of: korting bij regelmatige afname. Die korting is natuurlijk gewenst. Ofwel om meer winst te kunnen maken per product of om het product juist als goedkoopste in de markt te kunnen zetten. Daarnaast is het goed om afspraken te maken over betaling. Achteraf mogen betalen voelt alsof er krediet aan u wordt verstrekt; u kunt de producten al verkopen, voor u ze hoeft te betalen. Maak hier goede afspraken over. Mag er bijvoorbeeld wel al bijbesteld worden, wanneer de vorige rekening nog niet is betaald? Als een product onverwacht goed loopt, wilt u klanten kunnen beloven dat u snel zult leveren en dus moet u ook snel nieuwe voorraad in kunnen slaan. Ook over levering zult u dus goede afspraken moeten maken. Leveranciers willen hier nog wel eens onduidelijk over zijn. Soms simpelweg omdat ze afhankelijk zijn van de producent, in het geval de leverancier een tussenhandelaar is. Dat er ‘normaal gesproken’ binnen een bepaald aantal dagen of weken geleverd wordt, wil nog niet zeggen dat dit altijd zo is. Maak dus duidelijke afspraken en verbindt daar, indien mogelijk, consequenties aan.

Denk vooruit en zet de afspraken op papier. Mocht er iets mis gaan, dan is er een document waar beide partijen op terug kunnen vallen om de afspraken te controleren. Vooral wanneer u of de leverancier een grotere organisatie is, waarbij meerdere mensen op een afdeling werken, is het goed om terug te kunnen valleen op een objectief document in plaats van een subjectief geheugen.

Verklaring omtrent intellectuele eigendom
Veel ondernemers leven in de veronderstelling dat alles wat ze bij een Nederlandse leverancier of groothandel kopen, legaal verkocht kan worden. Maar niets is minder waar. De leverancier kant tenslotte inkopen in het buitenland. Het kan daardoor zijn dat u bij een Nederlandse leverancier producten kunt inkopen die inbreuk maken op merkenrechten, modellenrechten of auteursrechten van derden. De rechthebbende van het intellectuele eigendomsrecht kan u als verkoper aanspreken op de verkoop van de producten. Dat kan erg veel geld kosten. Daarom is het verstandig af te spreken met leveranciers dat zij geen producten leveren die inbreuk kunnen maken op rechten van derden (en dat de producten aan alle veiligheidsvereisten voldoen) én dat de leverancier aansprakelijk is wanneer blijkt dat de producten toch inbreuk maken. Alleen zo kunt u schade verhalen bij de leverancier.

Zet afspraken op papier
Bovenstaande afspraken zijn een greep uit de belangrijkste afspraken die u met een leverancier kunt maken. Uiteraard mag u alles afspreken wat u wenst. Het maken van deze afspraken is erg belangrijk om de financiële risico’s zo veel mogelijk te beperken. Om aan te kunnen tonen welke afspraken u precies gemaakt heeft, zult u de afspraken op papier moeten zetten. Een contract met een handtekening is het beste bewijs.

Charlotte Meindersma is jurist voor de creatieve sector en ondernemers. Ze is eigenaar van Charlotte’s Law & Fine Prints.